ଆପଣଙ୍କ ଦୋକାନର ଗ୍ରାହକ ଓ କିଣା ବିଲ Excel ରୁ Kiwikit କୁ ଆଣନ୍ତୁ
ସଫ୍ଟୱେର ବଦଳାଇବାରେ ସବୁଠୁ କଷ୍ଟ କାମ ହେଉଛି ସ୍ପ୍ରେଡସିଟରେ ପଡ଼ିଥିବା ବର୍ଷ ବର୍ଷର ଗ୍ରାହକ ଓ ସପ୍ଲାୟର ବିଲ। Kiwikit Excel ରୁ ଠିକ କ'ଣ ପଢ଼ିପାରେ, କିଛି ସେଭ କରିବା ଆଗରୁ କ'ଣ ଯାଞ୍ଚ କରେ, ଆଉ କ'ଣ ଆପଣଙ୍କୁ ହାତରେ ଭରିବାକୁ ପଡ଼ିବ — ଏଠି ଦେଖନ୍ତୁ।
କ'ଣ ଇମ୍ପୋର୍ଟ ହୋଇପାରେ, ଆଉ କ'ଣ ନୁହେଁ
- ଗ୍ରାହକ ଓ ସପ୍ଲାୟର — Masters → Parties → Import।
- ଆଇଟମ (ପାର୍ଟସ ଓ ପ୍ରଡକ୍ଟ) — Masters → Item Master → Import: Item Name ଓ Category ଜରୁରୀ; କୋଡ, କିଣା ଓ ବିକ୍ରି ଦାମ, MRP, GST %, HSN/SAC ଓ ବାରକୋଡ ଇଚ୍ଛାଧୀନ।
- ପୁରୁଣା କିଣା ବିଲ — Purchase → Purchase → Import।
- ଫାଇଲରୁ ଆସେ ନାହିଁ: ଗ୍ରାହକଙ୍କ ଓପନିଂ (ଧାର) ବାକି, ପୁରୁଣା ଜବ କାର୍ଡ ଓ ପୁରୁଣା ବିକ୍ରି ବିଲ। ସିଧା Tally ଇମ୍ପୋର୍ଟ ବି ନାହିଁ।
ତିନୋଟି ଇମ୍ପୋର୍ଟର .xlsx, .xls ଓ .csv ଫାଇଲ ପଢ଼େ ଓ ଏକା ଭଳି କାମ କରେ: ଟେମ୍ପଲେଟ ଡାଉନଲୋଡ କରନ୍ତୁ, ଭରନ୍ତୁ (କିମ୍ବା ନିଜ ସିଟ ବ୍ୟବହାର କରନ୍ତୁ), ଆଉ କିଛି ସେଭ ହେବା ଆଗରୁ Kiwikit ପ୍ରତ୍ୟେକ ଧାଡ଼ିର ପ୍ରିଭ୍ୟୁ ଦେଖାଏ।
ଇମ୍ପୋର୍ଟ ଆଗରୁ
ଆଗେ ସିଟ ସଫା କରନ୍ତୁ (ଦଶ ମିନିଟ, ଦିନେ ନୁହେଁ)
- ଗୋଟିଏ ଧାଡ଼ିରେ ଗୋଟିଏ ଗ୍ରାହକ, ମୋବାଇଲ ନମ୍ବର ଅଲଗା କଲମରେ — ଗୋଟିଏ ସେଲରେ 'Ramesh 98xxxxxxxx' ନୁହେଁ
- ମୋବାଇଲ ନମ୍ବର: +91, ସ୍ପେସ ଓ ଡ୍ୟାସ ଚଳିବ, କିନ୍ତୁ ଆଗରେ 0 ଥିବା (11 ଅଙ୍କ) ବା ଗୋଟିଏ ଅଙ୍କ କମ ଥିବା ନମ୍ବର ନିଆଯିବ ନାହିଁ
- ଦୋହରା ଗ୍ରାହକ ଡିଲିଟ କରନ୍ତୁ, କିମ୍ବା ଛାଡ଼ିଦିଅନ୍ତୁ — ସେହି ମୋବାଇଲର ଦ୍ୱିତୀୟଟି ସ୍କିପ ହୋଇଯିବ
- ତାରିଖ ଗୋଟିଏ ଫର୍ମାଟରେ ରଖନ୍ତୁ, DD/MM/YYYY
- ଆଇଟମ ନାମ ପ୍ରତ୍ୟେକ ଧାଡ଼ିରେ ଏକା ଭଳି ଲେଖନ୍ତୁ ('Battery Redmi 9', ଗୋଟିଏ ଲାଇନରେ 'redmi 9 batt' ଆଉ ପରେ 'Battery - Redmi 9' ନୁହେଁ)
ଧାପ 1
ଗ୍ରାହକ (ଓ ସପ୍ଲାୟର) ଇମ୍ପୋର୍ଟ କରନ୍ତୁ
Masters → Parties ଖୋଲନ୍ତୁ, Import ଦବାନ୍ତୁ ଓ ଟେମ୍ପଲେଟ ଡାଉନଲୋଡ କରନ୍ତୁ। ଏଥିରେ ଏହି କ୍ରମରେ ଏହି କଲମ ଅଛି। କେବଳ Name ଓ Mobile ଜରୁରୀ:
| କଲମ | ଏଥିରେ କ'ଣ ଲେଖିବେ |
|---|---|
| Name | ଜରୁରୀ |
| Mobile | ଜରୁରୀ — 10 ଅଙ୍କ, ଗୋଟିଏ ନମ୍ବରରେ ଗୋଟିଏ ଗ୍ରାହକ |
| Type | Customer, Supplier ବା Both। ଖାଲି ରଖିଲେ Customer |
| Group | ଆପଣଙ୍କ ପାଖରେ ଥିବା ଗ୍ରାହକ / ସପ୍ଲାୟର ଗ୍ରୁପ ସହ ମେଳ ଖାଇବା ଦରକାର। ଖାଲି ରଖିଲେ ଡିଫଲ୍ଟ ନିଏ |
| Salutation | Mr., Mrs., Ms., Dr. ବା M/s |
| Email, Address, Area, Village, Taluka, District, State, Pincode | ଇଚ୍ଛାଧୀନ। Pincode 6 ଅଙ୍କ ହେବା ଦରକାର |
| GSTIN, PAN | ଇଚ୍ଛାଧୀନ, ଗ୍ରାହକ ଫର୍ମ ଭଳି ଯାଞ୍ଚ ହୁଏ |
| Credit Limit, Credit Days | ଇଚ୍ଛାଧୀନ ସଂଖ୍ୟା |
ଆପଣଙ୍କ ନିଜ ହେଡିଂର ନାମ ବଦଳାଇବା ଦରକାର ନାହିଁ। "Customer Name", "Mobile No", "Phone", "Contact No", "GST No" ଓ "City" ଚିହ୍ନାଯାଏ। ଫାଇଲ ବାଛନ୍ତୁ, Kiwikit ଦେଖାଏ କେତେ ଧାଡ଼ି ପ୍ରସ୍ତୁତ, କେତେ ସ୍କିପ ହେଉଛି, ଆଉ କେଉଁଗୁଡ଼ିକ ଠିକ କରିବାକୁ ପଡ଼ିବ — ଧାଡ଼ି ଧାଡ଼ି କାରଣ ସହ। ଯେଉଁ ମୋବାଇଲ ନମ୍ବର ଆଗରୁ ଗ୍ରାହକ ଅଛି, ବା ଫାଇଲରେ ଦୁଇ ଥର ଅଛି, ତାହା ସ୍କିପ ହୁଏ। ଆଗରୁ ଥିବା ଗ୍ରାହକ କେବେ ବି ବଦଳେ ନାହିଁ। ସମସ୍ୟା ଥିବା ଧାଡ଼ି "Problem" କଲମ ସହ ସିଟ ଭାବେ ଡାଉନଲୋଡ କରି, ଠିକ କରି, ପୁଣି ଇମ୍ପୋର୍ଟ କରିହେବ। ଗୋଟିଏ ଫାଇଲରେ 2,000 ଧାଡ଼ି ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ରହିପାରେ।
ଧାପ 2
ପୁରୁଣା କିଣା ବିଲ ଇମ୍ପୋର୍ଟ କରନ୍ତୁ
Purchase → Purchase ଖୋଲି Import ଦବାନ୍ତୁ। ଗୋଟିଏ ଧାଡ଼ି ମାନେ ବିଲର ଗୋଟିଏ ଆଇଟମ ଲାଇନ:
| କଲମ | ଏଥିରେ କ'ଣ ଲେଖିବେ |
|---|---|
| Bill No | ଜରୁରୀ। ସେହି Bill No ଓ Supplier ଥିବା ଧାଡ଼ି ମିଶି ଗୋଟିଏ ବିଲ ହୁଏ |
| Date | ଜରୁରୀ, DD/MM/YYYY ଭାବେ |
| Supplier | ଜରୁରୀ। ନାମ ବା Supplier Mobile ଦେଇ ମେଳ କରାଯାଏ |
| Supplier Mobile | Kiwikit ରେ ନୂଆ ସପ୍ଲାୟର ପାଇଁ ଦରକାର |
| Item | ଜରୁରୀ। ଆଇଟମ ନାମ ବା ଆଇଟମ କୋଡ ଦେଇ ମେଳ କରାଯାଏ |
| Qty, Rate | ଜରୁରୀ |
| GST % | କିମ୍ବା CGST % + SGST %, ବା IGST %, ବା ଟ୍ୟାକ୍ସ ରାଶି। ଖାଲି ରଖିଲେ ଆଇଟମର ନିଜ ରେଟ ନିଏ |
| HSN/SAC | ଇଚ୍ଛାଧୀନ |
| Paid, Payment Mode | ଇଚ୍ଛାଧୀନ। ନ ଦେଇଥିବା ଅଂଶ ସପ୍ଲାୟରଙ୍କୁ ଦେବା ବାକି ଭାବେ ଲେଖାଯାଏ |
Kiwikit ପ୍ରଥମେ ଗୋଟିଏ ପ୍ରଶ୍ନ ପଚାରେ: ଏହି ବିଲର ଜିନିଷ ଷ୍ଟକରେ ଯୋଡ଼ିବ କି? ଜିନିଷ ଏପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ଗଣା ହୋଇନଥିଲେ "Yes — add to stock" ବାଛନ୍ତୁ। ଆପଣ ଆଗରୁ ଓପନିଂ ଷ୍ଟକ ଭରିଥିଲେ "No — record only" ବାଛନ୍ତୁ। ଏମିତି ଆପଣ ବିଲ ଓ ସପ୍ଲାୟରଙ୍କ ବାକି ପାଇବେ, ଷ୍ଟକ ଦୁଇ ଥର ଗଣା ନ ହୋଇ।
ତା'ପରେ ପ୍ରତ୍ୟେକ ବିଲ, କିଣା ସ୍କ୍ରିନରେ ଟାଇପ କରାଯାଇଥିବା ବିଲ ଭଳି ସେହି ନିୟମରେ ଯାଞ୍ଚ ହୁଏ, GST ସମେତ। ଫାଇଲରେ ଥିବା କୌଣସି ସପ୍ଲାୟର, ଆଇଟମ ବା ପେମେଣ୍ଟ ମୋଡ Kiwikit ରେ ନଥିଲେ, ଆପଣ ତାହାକୁ ଥରେ ଠିକ କଲେ ତାହା ବ୍ୟବହାର କରୁଥିବା ସବୁ ଧାଡ଼ିରେ ଲାଗିଯାଏ: ଆଗରୁ ଥିବା ଗୋଟିଏ ବାଛନ୍ତୁ ବା ନୂଆ ତିଆରି କରନ୍ତୁ। ନୂଆ ଆଇଟମ ଆପଣ ବାଛିଥିବା କ୍ୟାଟେଗୋରିରେ ଯାଏ। ସେହି ସପ୍ଲାୟର ଓ ବିଲ ନମ୍ବରର ବିଲ Kiwikit ରେ ଆଗରୁ ଥିଲେ ସ୍କିପ ହୁଏ। ଯେଉଁ ବିଲର "Paid" ତା'ର ମୋଟଠୁ ବେଶି, ତାହା ନିଆଯାଏ ନାହିଁ। ଗୋଟିଏ ଫାଇଲରେ 3,000 ଧାଡ଼ି ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ରହିପାରେ। ଟେମ୍ପଲେଟର "Example" ସିଟ କେବେ ଇମ୍ପୋର୍ଟ ହୁଏ ନାହିଁ, ତେଣୁ "Purchases" ସିଟ ଭରନ୍ତୁ।
ଭୁଲ: ଷ୍ଟକ ଦୁଇ ଥର ଯୋଡ଼ିବା
ଆପଣ ସେଲ୍ଫ ଗଣି ଓପନିଂ ଷ୍ଟକ ଭରିଲେ, ତା'ପରେ ଗତ ବର୍ଷର କିଣା ବିଲ "add to stock" ସହ ଇମ୍ପୋର୍ଟ କଲେ, ପ୍ରତ୍ୟେକ ପାର୍ଟସ ଦୁଇ ଥର ଗଣା ହୁଏ। ଥରେ ସ୍ଥିର କରନ୍ତୁ: ହୁଏତ ବିଲ ଷ୍ଟକ ଆଣିବ, ନହେଲେ ଓପନିଂ ଷ୍ଟକ। ସେଥିପାଇଁ ଫାଇଲ ପଢ଼ିବା ଆଗରୁ Kiwikit ପଚାରେ।
Tally ବା ଅନ୍ୟ ବିଲିଂ ସଫ୍ଟୱେରରୁ ଆସୁଛନ୍ତି?
କିଛି ରିପେୟାର ଦୋକାନ Kiwikit କୁ Tally ବିକଳ୍ପ ଭାବେ ଦେଖନ୍ତି, କାରଣ ସେମାନେ ବିଲିଂ ସହ ଗୋଟିଏ ଜାଗାରେ ଜବ କାର୍ଡ, ଟେକ୍ନିସିଆନ ଓ WhatsApp ଅପଡେଟ ଚାହାନ୍ତି। ସଫା କଥା: Kiwikit ରେ ସିଧା Tally ଇମ୍ପୋର୍ଟ ନାହିଁ। ଗ୍ରାହକ ଲିଷ୍ଟ ଓ କିଣା ରେଜିଷ୍ଟର Excel କୁ ଏକ୍ସପୋର୍ଟ କରନ୍ତୁ, ଉପରର କଲମ ସହ ମେଳ କରନ୍ତୁ, ଆଉ ଇମ୍ପୋର୍ଟ କରନ୍ତୁ। କିଣା ପାଇଁ, GST % ବଦଳରେ CGST ଓ SGST (ବା IGST) କଲମ ଥିବା ସିଟ ଚଳିବ; Kiwikit ରେଟ ହିସାବ କରିନିଏ।
ନହେଲେ ଆମକୁ କରିବାକୁ ଦିଅନ୍ତୁ — ମାଗଣାରେ
ଆମକୁ ଆପଣଙ୍କ Excel ସିଟ, ଖାତାର ସ୍କାନ ବା WhatsApp ଗ୍ରାହକ ଲିଷ୍ଟ ବି ପଠାନ୍ତୁ। ଆପଣ ବାର୍ଷିକ ପ୍ଲାନ ନେଲେ ଆମ ଟିମ ତାହା ମାଗଣାରେ ମାଇଗ୍ରେଟ କରେ। ପ୍ରଥମ ଦିନରୁ GST ବିଲ ବି ଦରକାର ହେଲେ, ଦେଖନ୍ତୁ Kiwikit GST ବିଲିଂ ସଫ୍ଟୱେର।
ବାରମ୍ବାର ପଚରାଯାଉଥିବା ପ୍ରଶ୍ନ
Kiwikit ସିଧା Tally ରୁ ଇମ୍ପୋର୍ଟ କରିପାରେ କି?
ନା। ସିଧା Tally ଇମ୍ପୋର୍ଟ ନାହିଁ। ଆପଣ ଯାହା କରିପାରିବେ: Tally (ବା ଅନ୍ୟ ଯେକୌଣସି ସଫ୍ଟୱେର) ରୁ ଗ୍ରାହକ ଲିଷ୍ଟ ବା କିଣା ରେଜିଷ୍ଟର Excel କୁ ଏକ୍ସପୋର୍ଟ କରନ୍ତୁ, Kiwikit ଟେମ୍ପଲେଟ କଲମରେ ସଜାନ୍ତୁ, ଆଉ ସେହି ଫାଇଲ ଇମ୍ପୋର୍ଟ କରନ୍ତୁ। କିଣା ପାଇଁ, CGST, SGST ବା IGST କଲମ ଥିବା ଫାଇଲ ବି ଚଳିବ; Kiwikit ସେଥିରୁ GST ରେଟ ହିସାବ କରେ।
ସେହି ଫାଇଲ ଦୁଇ ଥର ଇମ୍ପୋର୍ଟ କଲେ ଦୋହରା ଏଣ୍ଟ୍ରି ହେବ କି?
ନା। ଯେଉଁ ଗ୍ରାହକଙ୍କ ମୋବାଇଲ ନମ୍ବର ଆଗରୁ Kiwikit ରେ ଅଛି ସେ ସ୍କିପ ହୁଅନ୍ତି, ସେହିପରି ସେହି ସପ୍ଲାୟର ଓ ବିଲ ନମ୍ବରର କିଣା ବିଲ ବି। ଫେଲ ହୋଇଥିବା ଧାଡ଼ି ଠିକ କରି ପୂରା ଫାଇଲ ପୁଣି ନିଶ୍ଚିନ୍ତରେ ଇମ୍ପୋର୍ଟ କରିପାରିବେ।
ଗ୍ରାହକଙ୍କ ପୁରୁଣା ଧାର ବାକି ଇମ୍ପୋର୍ଟ ହୁଏ କି?
ଫାଇଲ ଦେଇ ନୁହେଁ। ଓପନିଂ ବାକି ପ୍ରତ୍ୟେକ ଗ୍ରାହକଙ୍କ ପାଖରେ ଭରାଯାଏ, ଯେଉଁଠି ପ୍ରତ୍ୟେକ ବଦଳ କିଏ ଓ କାହିଁକି କଲେ ସହ ଲଗ ହୁଏ। ବହୁତ ଥିଲେ ଆମକୁ କୁହନ୍ତୁ — ଏହା ମାଗଣା ମାଇଗ୍ରେସନର ଅଂଶ।
ମୋର ପୁରୁଣା ଜବ କାର୍ଡ ବା ବିକ୍ରି ବିଲ ଇମ୍ପୋର୍ଟ କରିପାରିବି କି?
ପୁରୁଣା ଜବ କାର୍ଡ ବା ବିକ୍ରି ବିଲ ପାଇଁ ଇମ୍ପୋର୍ଟର ନାହିଁ। ଅଧିକାଂଶ ଦୋକାନ ପ୍ରଥମ ଦିନରୁ Kiwikit ରେ ନୂଆ ଜବ କାର୍ଡ ଆରମ୍ଭ କରନ୍ତି, ଗ୍ରାହକ ଲିଷ୍ଟ ଆଣନ୍ତି ଯେପରି ପୁରୁଣା ଗ୍ରାହକ ମୋବାଇଲ ନମ୍ବରରେ ମିଳିଯାନ୍ତି, ଆଉ ପୁରୁଣା ବାକି ଓପନିଂ ବାକି ଭାବେ ଆଣନ୍ତି।
ମାଗଣା ଡାଟା ମାଇଗ୍ରେସନ କିଏ କରେ?
Kiwikit ର ନିଜ ଟିମ। ଆମକୁ ଆପଣଙ୍କ Excel ସିଟ, ଖାତାର ସ୍କାନ ବା WhatsApp ଗ୍ରାହକ ଲିଷ୍ଟ ବି ପଠାନ୍ତୁ, ଆପଣ ବାର୍ଷିକ ପ୍ଲାନ ନେଲେ ଆମେ ମାଗଣାରେ ସେଟଅପ କରିଦେବୁ।
ଏହା ପରେ ପଢ଼ନ୍ତୁ
ସ୍ପ୍ରେଡସିଟ ଆଉ ଯଥେଷ୍ଟ ନୁହେଁ କି ନିଶ୍ଚିତ ନୁହଁନ୍ତି? ପଢ଼ନ୍ତୁ Excel ରେ ମୋବାଇଲ ଦୋକାନ ସଫ୍ଟୱେର: କେଉଁଠି ଅଟକେ। ପୁରୁଣା ବାକି ଆଣୁଛନ୍ତି? ଦେଖନ୍ତୁ ଦୋକାନରେ ଧାର କେମିତି ଟ୍ରାକ କରିବେ। ବଦଳ ପରେ ଷ୍ଟକ ବିଷୟ Kiwikit ଇନଭେଣ୍ଟୋରି ସଫ୍ଟୱେର ରେ ଅଛି।
3 ଦିନ ପାଇଁ Kiwikit ମାଗଣାରେ ଚଳାଇ ଦେଖନ୍ତୁ
ପୂରା ପ୍ରିଭ୍ୟୁ ସହ Excel ରୁ ଗ୍ରାହକ, ଆଇଟମ ଓ ପୁରୁଣା କିଣା ବିଲ ଇମ୍ପୋର୍ଟ କରନ୍ତୁ, କିମ୍ବା ଆମକୁ ଫାଇଲ ପଠାନ୍ତୁ — ବାର୍ଷିକ ପ୍ଲାନରେ ଆମେ ମାଗଣାରେ ମାଇଗ୍ରେଟ କରିଦେବୁ।