ରିପେୟାର ବା ମୋବାଇଲ ଦୋକାନରେ ଧାର (କ୍ରେଡିଟ) କେମିତି ଟ୍ରାକ କରିବେ
ପ୍ରାୟ ସବୁ ଦୋକାନ କିଛି ଧାର ଦିଅନ୍ତି: ₹300 କମ ପଡ଼ିଥିବା ପୁରୁଣା ଗ୍ରାହକ, ମାସକୁ ଥରେ ଦେଉଥିବା ଡିଲର। ଧାର ଦେବା ବେଳେ ଟଙ୍କା ହଜେ ନାହିଁ। ହଜେ ସେତେବେଳେ, ଯେତେବେଳେ କେହି ଗୋଟିଏ ନଜରରେ କହିପାରନ୍ତି ନାହିଁ କିଏ କେତେ ଦେବାକୁ ଅଛି ଓ କେବେଠୁ।
କାଗଜ ଖାତା
ଖାତା କେଉଁଠି ଟଙ୍କା ହରାଏ
- ଗ୍ରାହକ ପିଛା ମୋଟ ନାହିଁ: ଏଣ୍ଟ୍ରି ତାରିଖ ଅନୁସାରେ ଲେଖାଯାଏ, ତେଣୁ ଜଣେ କେତେ ଦେବାକୁ ଅଛନ୍ତି ଜାଣିବାକୁ ପ୍ରତ୍ୟେକ ପୃଷ୍ଠା ପଢ଼ି ହାତରେ ଯୋଗ କରିବାକୁ ପଡ଼େ। ଗ୍ରାହକ ନ ପଚାରିବା ଯାଏ କେହି ତାହା କରନ୍ତି ନାହିଁ — ଆଉ ତା'ପରେ ସେ ହିସାବ ମାନନ୍ତି ନାହିଁ।
- ପେମେଣ୍ଟ ଭୁଲ ଜାଗାରେ ଲେଖାଯାଏ: ଗ୍ରାହକ ଶନିବାର ₹500 ଦିଅନ୍ତି। ତାହା କ୍ୟାସ ଡ୍ରୟରକୁ ଯାଏ, ହୁଏତ ଦୈନିକ ଖାତାରେ, କିନ୍ତୁ ଧାର ଖାତାରେ ତାଙ୍କ ନାମ ପାଖରେ ନୁହେଁ। ମାସ ମାସ ପରେ ସେ କୁହନ୍ତି ଦେଇଦେଇଛି; ଆପଣ ଦେଖାଇପାରନ୍ତି ନାହିଁ ଯେ ଦେଇନାହାନ୍ତି।
- ଟଙ୍କା କେତେ ପୁରୁଣା କେହି ଜାଣନ୍ତି ନାହିଁ: ଦୁଇ ସପ୍ତାହର ₹2,000 ବାକି ଆଉ ଦିୱାଲିଠୁ ₹2,000 ବାକି ପୃଷ୍ଠାରେ ଏକା ଭଳି ଦିଶେ। ପୁରୁଣାଟି ହିଁ କେବେ ଫେରେ ନାହିଁ।
- ମାଗିବାକୁ ଅଡୁଆ ଲାଗେ: ପୁରୁଣା ଗ୍ରାହକଙ୍କୁ ଫୋନ କରି 'ଆପଣଙ୍କ ଧାର ବାକି ଅଛି' କହିବା ଅଭଦ୍ର ଲାଗେ, ତେଣୁ ଟଳିଯାଏ। ତାଙ୍କ ବିଲର ଲେଖା ତାଲିକା ଭଦ୍ର ଭାବେ ପଠାଇବା ଦୁଇ ପକ୍ଷ ପାଇଁ ସହଜ।
କ'ଣ ଲେଖିବେ
ପ୍ରତ୍ୟେକ ଧାର ବିକ୍ରିରେ ଲେଖିବା ଦରକାରୀ ଛଅଟି କଥା
ଖାତା ହେଉ ବା ସଫ୍ଟୱେର, ପ୍ରତ୍ୟେକ ଧାର ଏଣ୍ଟ୍ରିରେ ସେହି ବିବରଣୀ ଦରକାର:
- ଗ୍ରାହକଙ୍କ ନାମ ଓ ମୋବାଇଲ ନମ୍ବର — ଏହି ନମ୍ବରରେ ହିଁ ଆପଣ ମନେ ପକାଇବେ
- ତାରିଖ, ଆଉ ଯେଉଁ ବିଲ ବା ଜବ କାର୍ଡ ପାଇଁ ଧାର ତା'ର ନମ୍ବର
- କାହା ପାଇଁ: 'Vivo Y20 ଡିସପ୍ଲେ ବଦଳ', କେବଳ '₹1,800' ନୁହେଁ
- ମୋଟ ବିଲ, ଏବେ ଦେଇଥିବା ଟଙ୍କା, ଆଉ ବାକି
- କାହିଁକି ଧାରରେ ଛଡ଼ାଗଲା (ପୁରୁଣା ଗ୍ରାହକ, ଡିଲର, ଦରମା ଦିନ ଦେବେ)
- ପରେ ଆସୁଥିବା ପ୍ରତ୍ୟେକ ପେମେଣ୍ଟ ଅଲଗା ଏଣ୍ଟ୍ରି ଭାବେ, ତାରିଖ ଓ ମୋଡ ସହ (ନଗଦ, UPI ଓ ରେଫରେନ୍ସ)
ଅଡୁଆ ନ ଲାଗି WhatsApp ରେ ମନେ ପକାନ୍ତୁ
ରିମାଇଣ୍ଡର ସବୁଠୁ ଭଲ କାମ କରେ ଯେତେବେଳେ ତାହା ସ୍ପଷ୍ଟ ଓ ଭଦ୍ର: ଦୋକାନର ନାମ, ମୋଟ ଟଙ୍କା, ଆଉ ସେଥିରେ ଥିବା ବିଲ, ପୁରୁଣାରୁ ଆରମ୍ଭ। "4 ସେପ୍ଟେମ୍ବରରେ Vivo ଡିସପ୍ଲେ ପାଇଁ ₹1,800 ଆଉ 21 ସେପ୍ଟେମ୍ବରରେ ଚାର୍ଜିଂ ପୋର୍ଟ ପାଇଁ ₹450" — ଏହା ଦେଇଦିଅନ୍ତି। "ଆପଣଙ୍କ ଟଙ୍କା ବାକି ଅଛି" — ଏହାରେ ଯୁକ୍ତିତର୍କ ହୁଏ।
- ପ୍ରଥମ ରିମାଇଣ୍ଡର ପ୍ରାୟ 30 ଦିନରେ ପଠାନ୍ତୁ, ଦ୍ୱିତୀୟ ଦିନରେ ନୁହେଁ।
- ଦୋକାନର ନମ୍ବରରୁ ପଠାନ୍ତୁ, ଷ୍ଟାଫଙ୍କ ନିଜ ଫୋନରୁ ନୁହେଁ।
- 90 ଦିନରୁ ଅଧିକ ପୁରୁଣା ବାକି ପାଇଁ ଆଉ ଗୋଟିଏ ମେସେଜ ନୁହେଁ, ଫୋନ କଲ ବା ଯାଇ ଦେଖା କରିବା ଦରକାର।
ଭୁଲ: ପଛରେ ବିଲ ନଥିବା ଧାର
ଖୋଲା ପୃଷ୍ଠାରେ "Ramesh bhai — ₹1,200" ଗୋଟିଏ ମନେରଖା, ରେକର୍ଡ ନୁହେଁ। ଧାରର ପ୍ରତ୍ୟେକ ଟଙ୍କା ଗୋଟିଏ ବିଲ ବା ଜବ କାର୍ଡ ସହ ଯୋଡ଼ା ହେବା ଦରକାର, ଯେପରି ଗ୍ରାହକ "କାହା ପାଇଁ?" ପଚାରିଲେ ଆପଣ ଠିକ ଦେଖାଇପାରିବେ କ'ଣ କାମ ହେଲା ଓ କେଉଁ ତାରିଖରେ।
Kiwikit ରେ ଧାର କେମିତି କାମ କରେ
ଅଲଗା ଖାତା ରଖିବା ଦରକାର ନାହିଁ। ଧାର ବିଲରୁ ହିଁ ଆସେ:
- ବିଲରେ: ଜମା ବେଳେ ନିଆଯାଇଥିବା ଆଡଭାନ୍ସ (ଭାଗ କରିହେବ, ଯେପରି ନଗଦ ସହ UPI) ଗୋଟିଏ ରସିଦ। ଡେଲିଭରି ବେଳେ ଗ୍ରାହକ ବିଲଠୁ କମ ଦେଲେ, ଆପଣ ବାକିକୁ ଆଉଟଷ୍ଟାଣ୍ଡିଂ ଭାବେ ମାନି ଗୋଟିଏ କାରଣ ବାଛିପାରିବେ। ତା'ପରେ ଜବ କାର୍ଡରେ ମୋଟ ଦେଇଥିବା ଓ ଏବେ ବି ବାକି ଥିବା ଦେଖାଯାଏ।
- Finance → Receivables: ଗ୍ରାହକ ପିଛା ଗୋଟିଏ ଧାଡ଼ି — ତାଙ୍କ ଜବ କାର୍ଡ, କାଉଣ୍ଟର ବିକ୍ରି, ଧାରରେ ବିକା ପୁରୁଣା ଫୋନ ଓ ଓପନିଂ ବାକି ମିଶାଇ ବିଲ ହୋଇଥିବା, ଦେଇଥିବା ଓ ବାକି। ବାକି ବୟସ ଅନୁସାରେ ଭାଗ ହୁଏ (0–30, 30–60, 60–90 ଓ 90+ ଦିନ) ଓ ପ୍ରତ୍ୟେକରେ ଫିଲ୍ଟର କରିହୁଏ। ମୋଟ ପଛରେ ଥିବା ପ୍ରତ୍ୟେକ ବିଲ ଦେଖିବାକୁ ଗ୍ରାହକଙ୍କୁ ଖୋଲନ୍ତୁ, କିମ୍ବା ଲିଷ୍ଟ ଏକ୍ସପୋର୍ଟ କରନ୍ତୁ।
- WhatsApp reminder: ଗ୍ରାହକ ପିଛା ଗୋଟିଏ ବଟନ ଆପଣଙ୍କ ଦୋକାନରୁ ଭଦ୍ର ମେସେଜ ପଠାଏ — ମୋଟ ଟଙ୍କା ଓ ବାକି ବିଲ, ପୁରୁଣାରୁ ଆରମ୍ଭ, ଆଉ ତାଙ୍କ ପାଇଁ ଆପଣଙ୍କ ପାଖରେ ଥିବା କ୍ରେଡିଟ କାଟି। ଆପଣ ଦବାନ୍ତି; ଏହା ସମୟସୂଚୀ ଅନୁସାରେ ଆପେ ଯାଏ ନାହିଁ। ଆଗେ ଆପଣଙ୍କ ଦୋକାନର WhatsApp କନେକ୍ଟ କରିବାକୁ ପଡ଼ିବ।
- ଟଙ୍କା ଆଦାୟ: ଗ୍ରାହକ ଏକାଥରେ ଗୋଟିଏ ରାଶି ଦେଲେ, Collect ପ୍ରଥମେ ପୁରୁଣା ବାକି ସଫା କରେ ଓ ସେଭ ଆଗରୁ ଭାଗ ଦେଖାଏ। ଆପଣ payment-received WhatsApp ମେସେଜ ଚାଲୁ କରିଥିଲେ, ଗ୍ରାହକ ତାହା ଆପେ ଆପେ ପାଆନ୍ତି।
- Party Ledger ଓ ରସିଦ: Party Ledger ଜଣେ ଗ୍ରାହକଙ୍କ ବିଲ ଓ ପେମେଣ୍ଟ ତାରିଖ କ୍ରମରେ ଚାଲୁ ବାକି ସହ ଦେଖାଏ, ଆଉ CSV କୁ ଏକ୍ସପୋର୍ଟ ହୁଏ। Receipts & Payments ରେ ପ୍ରତ୍ୟେକ ରସିଦର ତାଲିକା ଥାଏ। ଭୁଲ ରସିଦ ଡିଲିଟ ନୁହେଁ, ଭଏଡ କରାଯାଏ।
- ପୁରୁଣା ଖାତାର ବାକି: ପ୍ରତ୍ୟେକ ଗ୍ରାହକଙ୍କ ବାକିକୁ ତାଙ୍କ ଓପନିଂ ବାକି ଭାବେ ଭରନ୍ତୁ। ରିମାଇଣ୍ଡରରେ ଏହା "Previous balance" ଭାବେ ଦେଖାଯାଏ, ଆଉ ଏଥିରେ ପ୍ରତ୍ୟେକ ବଦଳ କିଏ ଓ କାହିଁକି କଲେ ସହ ଲଗ ହୁଏ।
ସେହି ବିଲରେ GST ଇନଭଏସ ଦରକାର? ଦେଖନ୍ତୁ Kiwikit GST ବିଲିଂ ସଫ୍ଟୱେର।
ବାରମ୍ବାର ପଚରାଯାଉଥିବା ପ୍ରଶ୍ନ
ରିପେୟାର ଦୋକାନ ଆଦୌ ଧାର ଦେବା ଉଚିତ କି?
ଅଧିକାଂଶ ଦିଅନ୍ତି — ପୁରୁଣା ଗ୍ରାହକ ଓ କାମ ପଠାଉଥିବା ଡିଲରଙ୍କୁ। ଏହାକୁ ସୁରକ୍ଷିତ ରଖୁଥିବା ନିୟମ ସହଜ: କେବଳ ଲେଖା ବିଲ ବିପକ୍ଷରେ ଧାର, କେବଳ ଯାହାଙ୍କ ମୋବାଇଲ ନମ୍ବର ଆପଣଙ୍କ ପାଖରେ ଅଛି ତାଙ୍କୁ, ଆଉ କେବେ ବି ସେତିକିଠୁ ବେଶି ନୁହେଁ ଯାହା ପାଇଁ ଆପଣ 60 ଦିନ ଅପେକ୍ଷା କରିପାରିବେ।
ମୋ ପୁରୁଣା ଖାତାର ବାକି ସଫ୍ଟୱେରକୁ କେମିତି ଆଣିବି?
ପ୍ରତ୍ୟେକ ଗ୍ରାହକଙ୍କୁ ଯୋଡ଼ନ୍ତୁ, ତା'ପରେ ଆପଣ ଆରମ୍ଭ କରିଥିବା ଦିନ ସେ କେତେ ଦେବାକୁ ଥିଲେ ତାହା ଓପନିଂ ବାକି ଭାବେ ଭରନ୍ତୁ। Kiwikit ରେ ଓପନିଂ ବାକି ଗ୍ରାହକଙ୍କ ଉପରେ ସେଟ ହୁଏ ଓ ତାଙ୍କ ବାକିରେ 'Previous balance' ଭାବେ ଦେଖାଯାଏ; ଏଥିରେ ପ୍ରତ୍ୟେକ ବଦଳ କିଏ ଓ କେବେ କଲେ ସହ ରେକର୍ଡ ହୁଏ।
Kiwikit ପେମେଣ୍ଟ ରିମାଇଣ୍ଡର ଆପେ ଆପେ ପଠାଏ କି?
ନା। Receivables ସ୍କ୍ରିନରେ ସେହି ଗ୍ରାହକଙ୍କ ପାଇଁ 'WhatsApp reminder' ଦବାଇଲେ ହିଁ ରିମାଇଣ୍ଡର ଯାଏ। ଏହା ଜାଣିଶୁଣି: କାହାକୁ ଓ କେବେ ମନେ ପକାଇବେ ଆପଣ ସ୍ଥିର କରନ୍ତି। Settings → WhatsApp ରେ ଆପଣଙ୍କ ଦୋକାନର WhatsApp କନେକ୍ଟ ଥିବା ଦରକାର।
ଗ୍ରାହକ ତିନୋଟି ପୁରୁଣା ବିଲ ପାଇଁ ଏକାଥରେ ଟଙ୍କା ଦେଲେ। କେମିତି ଭରିବି?
ଥରେ ଭରନ୍ତୁ। Receivables ରେ Kiwikit ର Collect ଅପସନ ଗୋଟିଏ ରାଶି ନେଇ ପ୍ରଥମେ ପୁରୁଣା ବାକି ସଫା କରେ — ଓପନିଂ ବାକି, ତା'ପରେ ପୁରୁଣା ବିଲ — ଆଉ ସେଭ ଆଗରୁ ଭାଗ ଦେଖାଏ।
ଭୁଲରେ ରସିଦ ଭରିଦେଲେ କ'ଣ କରିବି?
ଡିଲିଟ ବଦଳରେ ଭଏଡ କରନ୍ତୁ। ଭଏଡ ରସିଦ ଲିଷ୍ଟରେ ଭଏଡ ଚିହ୍ନ ସହ ରହେ, ଆଉ ବିଲର ବାକି ପୁଣି ବଢ଼ିଯାଏ। କ'ଣ ହେଲା ତା'ର ରେକର୍ଡ ରହିଯାଏ।
ଏହା ପରେ ପଢ଼ନ୍ତୁ
ଧାର ଗ୍ରାହକ ରେକର୍ଡରୁ ଆରମ୍ଭ ହୁଏ — ଦେଖନ୍ତୁ ମୋବାଇଲ ରିପେୟାର ଦୋକାନ ଗ୍ରାହକ ମ୍ୟାନେଜମେଣ୍ଟ। ଟ୍ୟାକ୍ସ ସହ ବିଲିଂ? ପଢ଼ନ୍ତୁ ରିପେୟାର ଦୋକାନ ପାଇଁ GST ବିଲିଂ। ଆପଣଙ୍କ ଖାତା ଆଜି Excel ରେ ଅଛି? ଏଠି ଦେଖନ୍ତୁ ତାହା Kiwikit କୁ କେମିତି ଆଣିବେ।
3 ଦିନ ପାଇଁ Kiwikit ମାଗଣାରେ ଚଳାଇ ଦେଖନ୍ତୁ
ପ୍ରତ୍ୟେକ ଗ୍ରାହକଙ୍କ ବାକି ବୟସ ଅନୁସାରେ, ତାଙ୍କ ବିଲ ତାଲିକା ସହ ଏକ-ଟ୍ୟାପ WhatsApp ରିମାଇଣ୍ଡର, ଆଉ ପୁରୁଣାରୁ ଆରମ୍ଭ କରି ପେମେଣ୍ଟ ସଫା।