మీ షాప్ కస్టమర్లు, పర్చేస్‌లు Excel నుంచి Kiwikit లోకి మార్చండి
సాఫ్ట్‌వేర్ మారేటప్పుడు కష్టమైన పని — స్ప్రెడ్‌షీట్‌లో ఉన్న సంవత్సరాల కస్టమర్లు, సప్లయర్ బిల్లులు. Kiwikit Excel నుంచి సరిగ్గా ఏం చదవగలదు, ఏదైనా సేవ్ చేసే ముందు ఏం చెక్ చేస్తుంది, మీరు ఇంకా చేత్తో ఏం ఎంటర్ చేయాలి — ఇక్కడ ఉంది.
ఏవి ఇంపోర్ట్ చేయొచ్చు, ఏవి చేయలేం
- కస్టమర్లు, సప్లయర్లు — Masters → Parties → Import.
- ఐటమ్స్ (పార్ట్స్, ప్రొడక్ట్స్) — Masters → Item Master → Import: Item Name, Category తప్పనిసరి; కోడ్, పర్చేస్, సెల్లింగ్ ప్రైస్, MRP, GST %, HSN/SAC, బార్‌కోడ్ ఆప్షనల్.
- పాత పర్చేస్ బిల్లులు — Purchase → Purchase → Import.
- ఫైల్ నుంచి రానివి: కస్టమర్ల ఓపెనింగ్ (ఉధారి) బ్యాలెన్స్లు, పాత జాబ్ కార్డ్లు, పాత సేల్స్ బిల్లులు. Tally నుంచి డైరెక్ట్ ఇంపోర్ట్ కూడా లేదు.
ఈ మూడు ఇంపోర్ట్‌లూ .xlsx, .xls, .csv ఫైల్స్ చదువుతాయి, ఒకేలా పనిచేస్తాయి: టెంప్లేట్ డౌన్‌లోడ్ చేయండి, నింపండి (లేదా మీ సొంత షీట్ వాడండి), ఏదైనా సేవ్ అయ్యే ముందు Kiwikit ప్రతి రో ప్రివ్యూ చూపిస్తుంది.
ఇంపోర్ట్ చేసే ముందు
ముందు షీట్ క్లీన్ చేయండి (ఒక రోజు కాదు, పది నిమిషాలు)
- ఒక రోలో ఒక కస్టమర్, మొబైల్ నంబర్ దాని సొంత కాలమ్‌లో — ఒకే సెల్‌లో 'Ramesh 98xxxxxxxx' కాదు
- మొబైల్ నంబర్లు: +91, స్పేస్‌లు, డాష్‌లు పర్వాలేదు, కానీ ముందు 0 ఉన్న నంబర్ (11 అంకెలు) లేదా ఒక అంకె తక్కువున్న నంబర్ తీసుకోదు
- రిపీట్ అయిన కస్టమర్లను తీసేయండి, లేదా అలాగే ఉంచండి — అదే మొబైల్‌తో రెండో వ్యక్తి స్కిప్ అవుతారు
- తేదీలు ఒకే ఫార్మాట్‌లో ఉంచండి, DD/MM/YYYY
- ఐటమ్ పేర్లు ప్రతి రోలో ఒకేలా రాయండి (ఒక లైన్‌లో 'redmi 9 batt', తర్వాత లైన్‌లో 'Battery - Redmi 9' కాదు — 'Battery Redmi 9')
స్టెప్ 1
కస్టమర్లను (సప్లయర్లను కూడా) ఇంపోర్ట్ చేయండి
Masters → Parties తెరిచి, Import నొక్కి టెంప్లేట్ డౌన్‌లోడ్ చేయండి. అందులో ఈ కాలమ్స్ ఈ ఆర్డర్‌లో ఉంటాయి. Name, Mobile మాత్రమే తప్పనిసరి:
| కాలమ్ | అందులో ఏం రాయాలి |
|---|---|
| Name | తప్పనిసరి |
| Mobile | తప్పనిసరి — 10 అంకెలు, ఒక నంబర్‌కి ఒక కస్టమర్ |
| Type | Customer, Supplier లేదా Both. ఖాళీగా ఉంటే Customer |
| Group | మీ దగ్గర ఉన్న కస్టమర్ / సప్లయర్ గ్రూప్‌తో సరిపోవాలి. ఖాళీగా ఉంటే డిఫాల్ట్ తీసుకుంటుంది |
| Salutation | Mr., Mrs., Ms., Dr. లేదా M/s |
| Email, Address, Area, Village, Taluka, District, State, Pincode | ఆప్షనల్. Pincode 6 అంకెలు ఉండాలి |
| GSTIN, PAN | ఆప్షనల్, కస్టమర్ ఫారంలో లాగే చెక్ చేస్తుంది |
| Credit Limit, Credit Days | ఆప్షనల్ నంబర్లు |
మీ హెడింగ్‌ల పేర్లు మార్చాల్సిన అవసరం లేదు. "Customer Name", "Mobile No", "Phone", "Contact No", "GST No", "City" గుర్తిస్తుంది. ఫైల్ ఎంచుకోగానే ఎన్ని రోలు రెడీగా ఉన్నాయి, ఎన్ని స్కిప్ అవుతాయి, ఏవి సరిచేయాలి అని Kiwikit లైన్ బై లైన్ కారణంతో సహా చూపిస్తుంది. ఇప్పటికే కస్టమర్‌గా ఉన్న మొబైల్ నంబర్, లేదా ఫైల్‌లో రెండుసార్లు వచ్చిన నంబర్ స్కిప్ అవుతుంది. ఉన్న కస్టమర్‌ని ఎప్పుడూ మార్చదు. సమస్య ఉన్న రోలను "Problem" కాలమ్‌తో షీట్‌గా డౌన్‌లోడ్ చేసి, సరిచేసి, మళ్ళీ ఇంపోర్ట్ చేయొచ్చు. ఒక ఫైల్‌లో 2,000 రోల వరకు ఉండొచ్చు.
స్టెప్ 2
పాత పర్చేస్ బిల్లులు ఇంపోర్ట్ చేయండి
Purchase → Purchase తెరిచి Import నొక్కండి. ఒక రో అంటే ఒక బిల్‌లోని ఒక ఐటమ్ లైన్:
| కాలమ్ | అందులో ఏం రాయాలి |
|---|---|
| Bill No | తప్పనిసరి. ఒకే Bill No, Supplier ఉన్న రోలు కలిసి ఒక బిల్ అవుతాయి |
| Date | తప్పనిసరి, DD/MM/YYYY లో |
| Supplier | తప్పనిసరి. పేరుతో, లేదా Supplier Mobile తో మ్యాచ్ చేస్తుంది |
| Supplier Mobile | Kiwikit కి కొత్త సప్లయర్ అయితే కావాలి |
| Item | తప్పనిసరి. ఐటమ్ పేరు లేదా ఐటమ్ కోడ్‌తో మ్యాచ్ చేస్తుంది |
| Qty, Rate | తప్పనిసరి |
| GST % | లేదా CGST % + SGST %, లేదా IGST %, లేదా ట్యాక్స్ అమౌంట్లు. ఖాళీగా ఉంటే ఐటమ్ సొంత రేట్ తీసుకుంటుంది |
| HSN/SAC | ఆప్షనల్ |
| Paid, Payment Mode | ఆప్షనల్. కట్టని భాగం సప్లయర్‌కి బాకీగా రికార్డ్ అవుతుంది |
Kiwikit ముందు ఒక ప్రశ్న అడుగుతుంది: ఈ బిల్లుల సరుకు స్టాక్‌లోకి రావాలా? సరుకు ఇంకా లెక్కపెట్టకపోతే "Yes — add to stock" ఎంచుకోండి. ఓపెనింగ్ స్టాక్ ఇప్పటికే ఎంటర్ చేసి ఉంటే "No — record only" ఎంచుకోండి. అలా స్టాక్ రెండుసార్లు లెక్కపెట్టకుండానే బిల్లులు, సప్లయర్ బాకీలు వస్తాయి.
తర్వాత ప్రతి బిల్‌ని పర్చేస్ స్క్రీన్‌లో టైప్ చేసిన బిల్ లాగే, GST తో సహా అవే రూల్స్‌తో చెక్ చేస్తుంది. ఫైల్‌లో ఉన్న సప్లయర్, ఐటమ్ లేదా పేమెంట్ మోడ్ Kiwikit లో లేకపోతే, దాన్ని వాడే అన్ని రోలకూ ఒక్కసారే సరిచేస్తారు: ఉన్నదాన్ని ఎంచుకోండి లేదా కొత్తది క్రియేట్ చేయండి. కొత్త ఐటమ్స్ మీరు ఎంచుకున్న కేటగిరీలోకి వెళ్తాయి. అదే సప్లయర్, బిల్ నంబర్తో ఇప్పటికే Kiwikit లో ఉన్న బిల్ స్కిప్ అవుతుంది. "Paid" మొత్తం బిల్ టోటల్ కంటే ఎక్కువుంటే ఆ బిల్ తీసుకోదు. ఒక ఫైల్‌లో 3,000 రోల వరకు ఉండొచ్చు. టెంప్లేట్‌లోని "Example" షీట్ ఎప్పుడూ ఇంపోర్ట్ అవ్వదు, కాబట్టి "Purchases" షీట్ నింపండి.
చేసే తప్పు: స్టాక్ రెండుసార్లు ఎక్కించడం
మీరు షెల్ఫ్ లెక్కపెట్టి ఓపెనింగ్ స్టాక్ ఎంటర్ చేసి, తర్వాత పోయిన సంవత్సరం పర్చేస్ బిల్లులను "add to stock" తో ఇంపోర్ట్ చేస్తే, ప్రతి పార్ట్ రెండుసార్లు లెక్కలోకి వస్తుంది. ఒక్కసారే నిర్ణయించుకోండి: బిల్లులతో స్టాక్ రావాలా, లేక ఓపెనింగ్ స్టాక్‌తోనా. అందుకే ఫైల్ చదివే ముందే Kiwikit అడుగుతుంది.
Tally లేదా వేరే బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ నుంచి వస్తున్నారా?
బిల్లింగ్ ఉన్న చోటే జాబ్ కార్డ్లు, టెక్నీషియన్లు, WhatsApp అప్‌డేట్స్ కావాలని కొన్ని రిపేర్ షాప్లు Kiwikit ని Tally alternative గా చూస్తాయి. క్లియర్‌గా చెప్పాలంటే: Kiwikit లో Tally నుంచి డైరెక్ట్ ఇంపోర్ట్ లేదు. కస్టమర్ లిస్ట్, పర్చేస్ రిజిస్టర్‌ని Excel కి ఎక్స్‌పోర్ట్ చేసి, పైన ఉన్న కాలమ్స్‌తో మ్యాచ్ చేసి, ఇంపోర్ట్ చేయండి. పర్చేస్‌లకు, GST % బదులు CGST, SGST (లేదా IGST) కాలమ్స్ ఉన్న షీట్ కూడా పర్వాలేదు; రేట్‌ని Kiwikit లెక్కిస్తుంది.
లేదా మేమే చేస్తాం — ఫ్రీగా
మీ Excel షీట్, నోట్బుక్ స్కాన్, లేదా WhatsApp కస్టమర్ లిస్ట్ అయినా మాకు పంపండి. మీరు యాన్యువల్ ప్లాన్ తీసుకుంటే మా టీమ్ ఫ్రీగా మైగ్రేట్ చేస్తుంది. మొదటి రోజు నుంచే GST బిల్లులు కూడా కావాలంటే Kiwikit GST బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ చూడండి.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
Kiwikit Tally నుంచి డైరెక్ట్‌గా ఇంపోర్ట్ చేస్తుందా?
లేదు. Tally నుంచి డైరెక్ట్ ఇంపోర్ట్ లేదు. మీరు చేయగలిగింది: Tally (లేదా ఏ సాఫ్ట్‌వేర్ అయినా) నుంచి కస్టమర్ లిస్ట్ లేదా పర్చేస్ రిజిస్టర్‌ని Excel కి ఎక్స్‌పోర్ట్ చేసి, Kiwikit టెంప్లేట్ కాలమ్స్‌లోకి సర్ది, ఆ ఫైల్ ఇంపోర్ట్ చేయండి. పర్చేస్‌లకు CGST, SGST లేదా IGST కాలమ్స్ ఉన్న ఫైల్ కూడా పనిచేస్తుంది; వాటి నుంచి GST రేట్‌ని Kiwikit లెక్కిస్తుంది.
ఒకే ఫైల్ రెండుసార్లు ఇంపోర్ట్ చేస్తే డూప్లికేట్స్ వస్తాయా?
రావు. మొబైల్ నంబర్ ఇప్పటికే Kiwikit లో ఉన్న కస్టమర్ స్కిప్ అవుతారు, అదే సప్లయర్, బిల్ నంబర్ ఉన్న పర్చేస్ బిల్ కూడా స్కిప్ అవుతుంది. ఫెయిల్ అయిన రోలు సరిచేసి మొత్తం ఫైల్ మళ్ళీ భయం లేకుండా ఇంపోర్ట్ చేయొచ్చు.
కస్టమర్ల పాత ఉధారి బ్యాలెన్స్లు ఇంపోర్ట్ అవుతాయా?
ఫైల్ ద్వారా కాదు. ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్లు ప్రతి కస్టమర్ దగ్గర ఎంటర్ చేస్తారు, అక్కడ ప్రతి మార్పు ఎవరు చేశారు, ఎందుకు అనేది లాగ్ అవుతుంది. చాలా ఉంటే మమ్మల్ని అడగండి — అది ఫ్రీ మైగ్రేషన్లో భాగమే.
నా పాత జాబ్ కార్డ్లు లేదా సేల్స్ బిల్లులు ఇంపోర్ట్ చేయొచ్చా?
పాత జాబ్ కార్డ్లు, సేల్స్ బిల్లులకు ఇంపోర్ట్ లేదు. చాలా షాప్లు మొదటి రోజు నుంచే Kiwikit లో కొత్త జాబ్ కార్డ్లు మొదలుపెడతాయి, పాత కస్టమర్లు మొబైల్ నంబర్తో దొరికేలా కస్టమర్ లిస్ట్ తెచ్చుకుంటాయి, పాత బాకీలను ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్లుగా తీసుకెళ్తాయి.
ఫ్రీ డేటా మైగ్రేషన్ ఎవరు చేస్తారు?
Kiwikit సొంత టీమ్. మీ Excel షీట్, నోట్బుక్ స్కాన్, లేదా WhatsApp కస్టమర్ లిస్ట్ అయినా పంపండి, మీరు యాన్యువల్ ప్లాన్ తీసుకుంటే మేము ఫ్రీగా సెట్ చేసి ఇస్తాం.
తర్వాత చదవండి
స్ప్రెడ్‌షీట్ ఇక సరిపోదా అని డౌట్‌గా ఉందా? Excel లో మొబైల్ షాప్ సాఫ్ట్‌వేర్: ఎక్కడ ఫెయిల్ అవుతుంది చదవండి. పాత బాకీలు తీసుకొస్తున్నారా? షాప్‌లో ఉధారి ఎలా ట్రాక్ చేయాలి చూడండి. మారిన తర్వాత స్టాక్ గురించి Kiwikit ఇన్వెంటరీ సాఫ్ట్‌వేర్ లో ఉంది.
Kiwikit ని 3 రోజులు ఫ్రీగా వాడండి
కస్టమర్లు, ఐటమ్స్, పాత పర్చేస్ బిల్లులు పూర్తి ప్రివ్యూతో Excel నుంచి ఇంపోర్ట్ చేయండి, లేదా ఫైల్ మాకు పంపండి — యాన్యువల్ ప్లాన్‌లో మేము ఫ్రీగా మైగ్రేట్ చేస్తాం.