రిపేర్ లేదా మొబైల్ షాప్‌లో అప్పు (ఉధారి) ఎలా ట్రాక్ చేయాలి
దాదాపు ప్రతి షాపూ కొంత అప్పు ఇస్తుంది: ₹300 తక్కువ పడిన రెగ్యులర్ కస్టమర్, నెలకోసారి కట్టే డీలర్. అప్పు ఇచ్చినప్పుడు డబ్బు పోదు. ఎవరు ఎంత బాకీ, ఎప్పటి నుంచి అని ఒక్క చూపులో ఎవరూ చెప్పలేనప్పుడు పోతుంది.
పేపర్ ఖాతా
నోట్‌బుక్ వల్ల డబ్బు ఎక్కడ పోతుంది
- కస్టమర్ వారీగా టోటల్ ఉండదు: ఎంట్రీలు తేదీ వారీగా రాస్తారు, కాబట్టి ఒక్కరు ఎంత బాకీ అని తెలుసుకోవాలంటే ప్రతి పేజీ చదివి చేత్తో కూడాలి. కస్టమర్ అడిగే వరకు ఎవరూ చేయరు — అప్పుడు వాళ్ళు ఆ లెక్కనే ఒప్పుకోరు.
- పేమెంట్లు తప్పు చోట రాస్తారు: కస్టమర్ శనివారం ₹500 కడతారు. అది క్యాష్ డ్రాయర్‌లోకి, బహుశా రోజువారీ బుక్‌లోకి వెళ్తుంది, కానీ ఖాతాలో వారి పేరు దగ్గర కాదు. నెలల తర్వాత కట్టాం అంటారు; కట్టలేదని మీరు చూపించలేరు.
- బాకీ ఎంత పాతదో ఎవరికీ తెలియదు: రెండు వారాల ₹2,000 బాకీ, దీపావళి నుంచి ఉన్న ₹2,000 బాకీ పేజీ మీద ఒకేలా కనిపిస్తాయి. ఎప్పటికీ తిరిగి రానిది ఆ పాతదే.
- అడగడం ఇబ్బందిగా ఉంటుంది: రెగ్యులర్ కస్టమర్కి ఫోన్ చేసి 'మీ బాకీ ఉంది' అనడం మర్యాదగా అనిపించదు, అందుకే వాయిదా పడుతుంది. వారి బిల్లుల లిస్ట్ రాసి మర్యాదగా పంపితే రెండు వైపులా సులభం.
ఏం రాయాలి
ప్రతి అప్పు అమ్మకానికి రాయాల్సిన ఆరు విషయాలు
నోట్‌బుక్ అయినా, సాఫ్ట్‌వేర్ అయినా, ప్రతి అప్పు ఎంట్రీకి ఇవే వివరాలు కావాలి:
- కస్టమర్ పేరు, మొబైల్ నంబర్ — ఆ నంబర్‌తోనే మీరు గుర్తు చేస్తారు
- తేదీ, ఆ అప్పు ఏ బిల్ లేదా జాబ్ కార్డ్ మీద ఉందో దాని నంబర్
- దేనికోసం: కేవలం '₹1,800' కాదు, 'Vivo Y20 డిస్‌ప్లే మార్పు'
- మొత్తం బిల్, ఇప్పుడు కట్టింది, మిగిలిన బ్యాలెన్స్
- అప్పు ఎందుకు ఇచ్చారు (రెగ్యులర్ కస్టమర్, డీలర్, జీతం రోజు కడతారు)
- తర్వాత కట్టే ప్రతి పేమెంట్ విడి ఎంట్రీగా, తేదీ, మోడ్‌తో (క్యాష్, UPI అయితే రిఫరెన్స్)
ఇబ్బంది లేకుండా WhatsApp లో గుర్తు చేయడం
రిమైండర్ స్పష్టంగా, మర్యాదగా ఉంటే బాగా పనిచేస్తుంది: షాప్ పేరు, టోటల్, అందులో ఉన్న బిల్లులు, పాతవి ముందు. "4 సెప్టెంబర్ Vivo డిస్‌ప్లేకి ₹1,800, 21 సెప్టెంబర్ ఛార్జింగ్ పోర్ట్‌కి ₹450" అంటే డబ్బు వస్తుంది. "మీ డబ్బు బాకీ ఉంది" అంటే గొడవ వస్తుంది.
- మొదటి రిమైండర్ రెండో రోజు కాదు, దాదాపు 30 రోజులకు పంపండి.
- స్టాఫ్ పర్సనల్ ఫోన్ నుంచి కాదు, షాప్ నంబర్ నుంచి పంపండి.
- 90 రోజులు దాటిన బాకీకి ఇంకో మెసేజ్ కాదు, ఫోన్ కాల్ లేదా స్వయంగా వెళ్ళాలి.
చేసే తప్పు: బిల్ లేని అప్పు
ఒక విడి పేజీ మీద "రమేష్ అన్న — ₹1,200" అనేది జ్ఞాపకం మాత్రమే, రికార్డ్ కాదు. ప్రతి రూపాయి అప్పుకీ ఒక బిల్ లేదా జాబ్ కార్డ్ ఉండాలి, అప్పుడు కస్టమర్ "దేనికి?" అని అడిగితే ఏం పని చేశారు, ఏ తేదీన అని సరిగ్గా చూపించొచ్చు.
Kiwikit లో అప్పు ఎలా పనిచేస్తుంది
విడిగా ఖాతా రాయాల్సిన పని లేదు. అప్పు బిల్లుల నుంచే వస్తుంది:
- బిల్ మీద: ఫోన్ తీసుకునేటప్పుడు తీసుకున్న అడ్వాన్స్ (విభజించొచ్చు, ఉదా. క్యాష్ + UPI) ఒక రసీదు. డెలివరీ టైమ్‌లో కస్టమర్ బిల్ కంటే తక్కువ కడితే, మిగతాది బాకీగా ఒప్పుకుని ఒక కారణం ఎంచుకోవచ్చు. తర్వాత జాబ్ కార్డ్ మొత్తం కట్టింది, ఇంకా ఎంత బాకీ అని చూపిస్తుంది.
- Finance → Receivables: ఒక్కో కస్టమర్కి ఒక లైన్ — వారి జాబ్ కార్డ్‌లు, కౌంటర్ సేల్స్, అప్పు మీద అమ్మిన వాడిన ఫోన్లు, ఏదైనా ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్ అన్నిటి మీద బిల్ చేసింది, కట్టింది, బాకీ. బాకీలు ఎంత పాతవో (0–30, 30–60, 60–90, 90+ రోజులు) విభజించి ఉంటాయి, ఒక్కోదానితో ఫిల్టర్ చేయొచ్చు. టోటల్ వెనక ఉన్న ప్రతి బిల్ చూడటానికి కస్టమర్ని తెరవండి, లేదా లిస్ట్ ఎక్స్‌పోర్ట్ చేయండి.
- WhatsApp రిమైండర్: ఒక్కో కస్టమర్కి ఒక బటన్ — మీ షాప్ నుంచి టోటల్, పెండింగ్ బిల్లులు (పాతవి ముందు) ఉన్న మర్యాదైన మెసేజ్ పంపుతుంది, మీ దగ్గర వారి క్రెడిట్ ఏదైనా ఉంటే తీసేసి. మీరు నొక్కితేనే వెళ్తుంది; షెడ్యూల్ మీద వెళ్ళదు. ముందు మీ షాప్ WhatsApp కనెక్ట్ చేయాలి.
- వసూలు చేయడం: కస్టమర్ ఒకేసారి మొత్తం కడితే, Collect పాత బాకీలను ముందు సెటిల్ చేస్తుంది, సేవ్ చేసే ముందు విభజన చూపిస్తుంది. మీరు payment-received WhatsApp మెసేజ్ ఆన్ చేసి ఉంటే, కస్టమర్కి ఆటోమేటిక్గా వెళ్తుంది.
- Party Ledger, రసీదులు: Party Ledger ఒక కస్టమర్ బిల్లులు, పేమెంట్లను తేదీ ఆర్డర్‌లో నడుస్తున్న బ్యాలెన్స్‌తో చూపిస్తుంది, CSV కి ఎక్స్‌పోర్ట్ అవుతుంది. Receipts & Payments ప్రతి రసీదునూ చూపిస్తుంది. తప్పు రసీదుని డిలీట్ చేయరు, void చేస్తారు.
- పాత ఖాతా బ్యాలెన్స్లు: ప్రతి కస్టమర్ బ్యాలెన్స్‌ని వారి ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్గా ఎంటర్ చేయండి. రిమైండర్లలో అది "Previous balance" గా కనిపిస్తుంది, దానికి చేసే ప్రతి మార్పూ ఎవరు చేశారు, ఎందుకు అని లాగ్ అవుతుంది.
అవే బిల్లుల మీద GST ఇన్వాయిస్‌లు కావాలా? Kiwikit GST బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ చూడండి.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
రిపేర్ షాప్ అసలు అప్పు ఇవ్వాలా?
చాలా షాప్లు ఇస్తాయి — రెగ్యులర్ కస్టమర్లకు, పని పంపే డీలర్లకు. సేఫ్గా ఉంచే రూల్ సింపుల్: రాసిన బిల్ మీద మాత్రమే అప్పు, మొబైల్ నంబర్ మీ దగ్గర ఉన్నవారికి మాత్రమే, 60 రోజులు ఆగడానికి మీరు సిద్ధంగా ఉన్న దాని కంటే ఎక్కువ ఎప్పుడూ కాదు.
నా పాత ఖాతా బ్యాలెన్స్లు సాఫ్ట్వేర్లోకి ఎలా తేవాలి?
ప్రతి కస్టమర్ని యాడ్ చేసి, మీరు మొదలుపెట్టిన రోజు వారు ఎంత బాకీ ఉన్నారో అది ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్గా ఎంటర్ చేయండి. Kiwikit లో ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్ కస్టమర్ మీద సెట్ అవుతుంది, వారి బాకీల్లో 'Previous balance' గా కనిపిస్తుంది; దానికి చేసే ప్రతి మార్పూ ఎవరు మార్చారు, ఎప్పుడు అని రికార్డ్ అవుతుంది.
Kiwikit పేమెంట్ రిమైండర్లు ఆటోమేటిక్గా పంపుతుందా?
లేదు. Receivables స్క్రీన్లో ఆ కస్టమర్కి 'WhatsApp reminder' నొక్కినప్పుడే రిమైండర్ వెళ్తుంది. ఇది కావాలనే అలా చేశారు: ఎవరికి, ఎప్పుడు గుర్తు చేయాలో మీరే నిర్ణయిస్తారు. Settings → WhatsApp లో మీ షాప్ WhatsApp కనెక్ట్ అయి ఉండాలి.
కస్టమర్ మూడు పాత బిల్లులకు కలిపి ఒకే మొత్తం కట్టారు. ఎలా ఎంటర్ చేయాలి?
ఒక్కసారే ఎంటర్ చేయండి. Receivables లో Kiwikit Collect ఆప్షన్ ఒక మొత్తం తీసుకుని పాత బాకీలను ముందు సెటిల్ చేస్తుంది — ముందు ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్, తర్వాత పాత బిల్లులు — సేవ్ చేసే ముందు విభజన చూపిస్తుంది.
పొరపాటున రసీదు ఎంటర్ చేస్తే ఏం చేయాలి?
డిలీట్ చేయకుండా void చేయండి. void చేసిన రసీదు లిస్ట్లోనే voided అని మార్క్ అయి ఉంటుంది, బిల్ బ్యాలెన్స్ మళ్ళీ పెరుగుతుంది. ఏం జరిగిందో రికార్డ్ అలాగే ఉంటుంది.
తర్వాత చదవండి
అప్పు కస్టమర్ రికార్డ్‌తోనే మొదలవుతుంది — మొబైల్ రిపేర్ షాప్ కస్టమర్ మేనేజ్‌మెంట్ చూడండి. ట్యాక్స్‌తో బిల్లింగ్? రిపేర్ షాప్‌లకు GST బిల్లింగ్ చదవండి. మీ ఖాతా ఇప్పుడు Excel లో ఉందా? దాన్ని Kiwikit లోకి ఎలా మార్చాలి ఇక్కడ ఉంది.
Kiwikit ని 3 రోజులు ఫ్రీగా వాడండి
ప్రతి కస్టమర్ బాకీలు ఎంత పాతవో, వారి బిల్లుల లిస్ట్‌తో ఒక్క ట్యాప్ WhatsApp రిమైండర్, పాతవి ముందు సెటిల్ అయ్యే పేమెంట్లు.