கடையின் கஸ்டமர், பர்ச்சேஸ்களை Excel-ல் இருந்து Kiwikit-க்கு மாற்றுங்கள்
சாஃப்ட்வேர் மாறும்போது மிகக் கஷ்டமான வேலை, ஸ்ப்ரெட்ஷீட்டில் வருடக்கணக்கில் சேர்ந்த கஸ்டமர்களும் சப்ளையர் பில்களும்தான். Kiwikit Excel-ல் இருந்து சரியாக என்ன படிக்கும், சேவ் செய்யும் முன் என்ன செக் செய்யும், எதை நீங்கள் கையால் போட வேண்டியிருக்கும் — இதோ.
எதை இம்போர்ட் செய்யலாம், எதை முடியாது
- கஸ்டமர்கள், சப்ளையர்கள் — Masters → Parties → Import.
- ஐட்டம்கள் (பார்ட்கள், பொருட்கள்) — Masters → Item Master → Import: Item Name, Category கட்டாயம்; கோடு, வாங்கும், விற்கும் விலை, MRP, GST %, HSN/SAC, பார்கோடு விருப்பம்.
- பழைய பர்ச்சேஸ் பில்கள் — Purchase → Purchase → Import.
- ஃபைலில் இருந்து வராதவை: கஸ்டமர்களின் ஓப்பனிங் (கடன்) பாக்கி, பழைய ஜாப் கார்டுகள், பழைய சேல்ஸ் பில்கள். Tally-ல் இருந்து நேரடி இம்போர்ட்டும் இல்லை.
மூன்று இம்போர்ட்களும் .xlsx, .xls, .csv ஃபைல்களைப் படிக்கும், ஒரே மாதிரி வேலை செய்யும்: டெம்ப்ளேட்டை டவுன்லோட் செய்து நிரப்புங்கள் (அல்லது உங்கள் சொந்த ஷீட்டையே பயன்படுத்துங்கள்); எதுவும் சேவ் ஆகும் முன் Kiwikit ஒவ்வொரு வரியின் ப்ரிவ்யூவையும் காட்டும்.
இம்போர்ட் செய்யும் முன்
முதலில் ஷீட்டை சுத்தம் செய்யுங்கள் (பத்து நிமிடம், ஒரு நாள் இல்லை)
- ஒரு வரிக்கு ஒரு கஸ்டமர், மொபைல் நம்பர் தனி காலத்தில் — ஒரே செல்லில் 'Ramesh 98xxxxxxxx' என்று இல்லை
- மொபைல் நம்பர்: +91, ஸ்பேஸ், டேஷ் இருந்தால் பரவாயில்லை; ஆனால் முன்னால் 0 உள்ள நம்பர் (11 இலக்கம்) அல்லது ஒரு இலக்கம் குறைந்த நம்பர் ஏற்கப்படாது
- ரிப்பீட் ஆன கஸ்டமர்களை நீக்குங்கள், அல்லது அப்படியே விடுங்கள் — அதே மொபைல் உள்ள இரண்டாவது வரி ஸ்கிப் ஆகும்
- தேதிகளை ஒரே ஃபார்மேட்டில் வையுங்கள், DD/MM/YYYY
- ஐட்டம் பெயர்களை எல்லா வரியிலும் ஒரே மாதிரி எழுதுங்கள் (ஒரு வரியில் 'redmi 9 batt', அடுத்ததில் 'Battery - Redmi 9' இல்லாமல், 'Battery Redmi 9')
படி 1
கஸ்டமர்களை (சப்ளையர்களையும்) இம்போர்ட் செய்யுங்கள்
Masters → Parties திறந்து, Import அழுத்தி டெம்ப்ளேட்டை டவுன்லோட் செய்யுங்கள். அதில் இந்தக் காலம்கள் இந்த வரிசையில் இருக்கும். Name, Mobile மட்டுமே கட்டாயம்:
| காலம் | இதில் என்ன போட வேண்டும் |
|---|---|
| Name | கட்டாயம் |
| Mobile | கட்டாயம் — 10 இலக்கம், ஒரு நம்பருக்கு ஒரு கஸ்டமர் |
| Type | Customer, Supplier அல்லது Both. காலியாக இருந்தால் Customer |
| Group | உங்களிடம் உள்ள கஸ்டமர் / சப்ளையர் குரூப்புடன் பொருந்த வேண்டும். காலியாக இருந்தால் டீஃபால்ட் எடுக்கும் |
| Salutation | Mr., Mrs., Ms., Dr. அல்லது M/s |
| Email, Address, Area, Village, Taluka, District, State, Pincode | விருப்பம். Pincode 6 இலக்கமாக இருக்க வேண்டும் |
| GSTIN, PAN | விருப்பம், கஸ்டமர் ஃபார்மில் செக் ஆவது போலவே செக் ஆகும் |
| Credit Limit, Credit Days | விருப்பம், நம்பர்கள் |
உங்கள் ஹெடிங்குகளின் பெயரை மாற்ற வேண்டியதில்லை. "Customer Name", "Mobile No", "Phone", "Contact No", "GST No", "City" ஆகியவற்றை Kiwikit புரிந்துகொள்ளும். ஃபைலைத் தேர்ந்தெடுத்தால், எத்தனை வரிகள் ரெடி, எத்தனை ஸ்கிப், எவற்றைச் சரி செய்ய வேண்டும் என்று வரி வரியாக காரணத்துடன் Kiwikit காட்டும். ஏற்கனவே கஸ்டமராக உள்ள மொபைல் நம்பர், அல்லது ஃபைலில் இரண்டு முறை வரும் நம்பர் ஸ்கிப் ஆகும். ஏற்கனவே உள்ள கஸ்டமர் மாற்றப்படவே மாட்டார். பிரச்சனை உள்ள வரிகளை "Problem" காலத்துடன் ஒரு ஷீட்டாக டவுன்லோட் செய்து, சரி செய்து, மறுபடி இம்போர்ட் செய்யலாம். ஒரு ஃபைலில் 2,000 வரிகள் வரை இருக்கலாம்.
படி 2
பழைய பர்ச்சேஸ் பில்களை இம்போர்ட் செய்யுங்கள்
Purchase → Purchase திறந்து Import அழுத்துங்கள். ஒரு வரி = ஒரு பில்லின் ஒரு ஐட்டம் வரி:
| காலம் | இதில் என்ன போட வேண்டும் |
|---|---|
| Bill No | கட்டாயம். ஒரே Bill No, Supplier உள்ள வரிகள் ஒரு பில்லாகும் |
| Date | கட்டாயம், DD/MM/YYYY ஆக |
| Supplier | கட்டாயம். பெயர் வைத்தோ Supplier Mobile வைத்தோ பொருத்தப்படும் |
| Supplier Mobile | Kiwikit-க்குப் புதிய சப்ளையருக்குத் தேவை |
| Item | கட்டாயம். ஐட்டம் பெயர் அல்லது ஐட்டம் கோடு வைத்துப் பொருத்தப்படும் |
| Qty, Rate | கட்டாயம் |
| GST % | அல்லது CGST % + SGST %, அல்லது IGST %, அல்லது டேக்ஸ் தொகைகள். காலியாக இருந்தால் ஐட்டத்தின் சொந்த ரேட் எடுக்கும் |
| HSN/SAC | விருப்பம் |
| Paid, Payment Mode | விருப்பம். கட்டாத பகுதி சப்ளையருக்குக் கொடுக்க வேண்டிய பாக்கியாகப் பதிவாகும் |
Kiwikit முதலில் ஒரு கேள்வி கேட்கும்: இந்த பில்களின் பொருட்கள் ஸ்டாக்கில் சேர வேண்டுமா? பொருட்கள் இன்னும் எண்ணப்படவில்லை என்றால் "Yes — add to stock" தேர்ந்தெடுங்கள். ஓப்பனிங் ஸ்டாக்கை ஏற்கனவே போட்டிருந்தால் "No — record only" தேர்ந்தெடுங்கள். அப்படிச் செய்தால், ஸ்டாக்கை இரண்டு முறை எண்ணாமலே பில்களும் சப்ளையர் பாக்கியும் கிடைக்கும்.
பிறகு ஒவ்வொரு பில்லும், பர்ச்சேஸ் ஸ்கிரீனில் டைப் செய்த பில் போலவே, GST உட்பட அதே விதிகளுடன் செக் ஆகும். ஃபைலில் உள்ள சப்ளையர், ஐட்டம் அல்லது பேமெண்ட் மோடு Kiwikit-ல் இல்லை என்றால், அதைப் பயன்படுத்தும் எல்லா வரிகளுக்கும் ஒரே முறை சரி செய்யுங்கள்: இருக்கும் ஒன்றைத் தேர்ந்தெடுங்கள் அல்லது புதிதாக உருவாக்குங்கள். புது ஐட்டம்கள் நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்கும் கேட்டகரியில் சேரும். அதே சப்ளையர், பில் நம்பருடன் Kiwikit-ல் ஏற்கனவே உள்ள பில் ஸ்கிப் ஆகும். "Paid" தொகை மொத்தத்தை விட அதிகமாக உள்ள பில் ஏற்கப்படாது. ஒரு ஃபைலில் 3,000 வரிகள் வரை இருக்கலாம். டெம்ப்ளேட்டின் "Example" ஷீட் ஒருபோதும் இம்போர்ட் ஆகாது, அதனால் "Purchases" ஷீட்டை நிரப்புங்கள்.
செய்யக் கூடாத தவறு: ஸ்டாக்கை இரண்டு முறை சேர்ப்பது
ஷெல்ஃபை எண்ணி ஓப்பனிங் ஸ்டாக் போட்ட பிறகு, போன வருட பர்ச்சேஸ் பில்களை "add to stock" உடன் இம்போர்ட் செய்தால், ஒவ்வொரு பார்ட்டும் இரண்டு முறை எண்ணப்படும். ஒரே முறை முடிவு செய்யுங்கள்: பில்கள் ஸ்டாக்கைக் கொண்டு வரட்டும், அல்லது ஓப்பனிங் ஸ்டாக். அதனால்தான் ஃபைலைப் படிக்கும் முன் Kiwikit கேட்கிறது.
Tally அல்லது வேறு பில்லிங் சாஃப்ட்வேரில் இருந்து வருகிறீர்களா?
சில ரிப்பேர் கடைகள், ஜாப் கார்டு, டெக்னீஷியன், WhatsApp அப்டேட் எல்லாம் பில்லிங்குடன் ஒரே இடத்தில் வேண்டும் என்பதால் Kiwikit-ஐ Tally-க்கு மாற்றாகப் பார்க்கின்றன. தெளிவாகச் சொல்கிறோம்: Kiwikit-ல் Tally-ல் இருந்து நேரடி இம்போர்ட் இல்லை. கஸ்டமர் லிஸ்ட், பர்ச்சேஸ் ரெஜிஸ்டரை Excel-க்கு எக்ஸ்போர்ட் செய்து, மேலே உள்ள காலம்களுடன் பொருத்தி, இம்போர்ட் செய்யுங்கள். பர்ச்சேஸுக்கு, GST % பதிலாக CGST, SGST (அல்லது IGST) காலம்கள் உள்ள ஷீட் இருந்தாலும் பரவாயில்லை; Kiwikit ரேட்டைக் கணக்கிட்டுக்கொள்ளும்.
அல்லது நாங்களே செய்து தருகிறோம் — இலவசமாக
உங்கள் Excel ஷீட், நோட்டுப் புத்தக ஸ்கேன், அல்லது WhatsApp கஸ்டமர் லிஸ்ட் கூட அனுப்புங்கள். வருடாந்திர பிளானில் சேர்ந்தால் எங்கள் டீம் அதை இலவசமாக மாற்றித் தரும். முதல் நாளில் இருந்தே GST பில் வேண்டும் என்றால், Kiwikit GST பில்லிங் சாஃப்ட்வேர் பாருங்கள்.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
Kiwikit நேரடியாக Tally-ல் இருந்து இம்போர்ட் செய்யுமா?
இல்லை. Tally-ல் இருந்து நேரடி இம்போர்ட் இல்லை. நீங்கள் செய்யக்கூடியது: Tally-ல் (அல்லது வேறு எந்த சாஃப்ட்வேரிலும்) இருந்து கஸ்டமர் லிஸ்ட் அல்லது பர்ச்சேஸ் ரெஜிஸ்டரை Excel-க்கு எக்ஸ்போர்ட் செய்து, Kiwikit டெம்ப்ளேட் காலம்களில் அடுக்கி, அந்த ஃபைலை இம்போர்ட் செய்யுங்கள். பர்ச்சேஸுக்கு, CGST, SGST அல்லது IGST காலம்கள் உள்ள ஃபைலும் வேலை செய்யும்; அவற்றில் இருந்து Kiwikit GST ரேட்டைக் கணக்கிடும்.
ஒரே ஃபைலை இரண்டு முறை இம்போர்ட் செய்தால் டூப்ளிகேட் வருமா?
வராது. மொபைல் நம்பர் ஏற்கனவே Kiwikit-ல் உள்ள கஸ்டமர் ஸ்கிப் ஆவார்; அதே சப்ளையர், பில் நம்பர் உள்ள பர்ச்சேஸ் பில்லும் ஸ்கிப் ஆகும். ஃபெயில் ஆன வரிகளைச் சரி செய்து, முழு ஃபைலையும் பயமில்லாமல் மறுபடி இம்போர்ட் செய்யலாம்.
கஸ்டமர்களின் பழைய கடன் பாக்கி இம்போர்ட் ஆகுமா?
ஃபைல் மூலம் ஆகாது. ஓப்பனிங் பாக்கி ஒவ்வொரு கஸ்டமரிலும் போடப்படும்; அங்கே ஒவ்வொரு மாற்றமும் யார் செய்தார், ஏன் என்று பதிவாகும். நிறைய இருந்தால் எங்களிடம் கேளுங்கள் — அது இலவச டேட்டா மாற்றத்தின் ஒரு பகுதி.
என் பழைய ஜாப் கார்டுகள் அல்லது சேல்ஸ் பில்களை இம்போர்ட் செய்யலாமா?
பழைய ஜாப் கார்டுகளுக்கோ சேல்ஸ் பில்களுக்கோ இம்போர்ட் இல்லை. பெரும்பாலான கடைகள் முதல் நாளில் இருந்தே Kiwikit-ல் புது ஜாப் கார்டுகள் தொடங்குகின்றன, மறுபடி வரும் கஸ்டமர்கள் மொபைல் நம்பர் வைத்துக் கிடைக்க கஸ்டமர் லிஸ்டைக் கொண்டு வருகின்றன, பழைய பாக்கியை ஓப்பனிங் பாக்கியாகக் கொண்டு செல்கின்றன.
இலவச டேட்டா மாற்றத்தை யார் செய்வார்கள்?
Kiwikit-ன் சொந்த டீம். உங்கள் Excel ஷீட், நோட்டுப் புத்தக ஸ்கேன், அல்லது WhatsApp கஸ்டமர் லிஸ்ட் கூட அனுப்புங்கள்; வருடாந்திர பிளானில் சேர்ந்தால் நாங்கள் இலவசமாக செட் செய்து தருகிறோம்.
அடுத்து படியுங்கள்
ஸ்ப்ரெட்ஷீட் உங்களுக்குப் போதாமல் போய்விட்டதா என்று சந்தேகமா? Excel-ல் மொபைல் கடை சாஃப்ட்வேர்: எங்கே உடைகிறது படியுங்கள். பழைய பாக்கியைக் கொண்டு வருகிறீர்களா? கடையில் கடன் கணக்கை எப்படி வைப்பது பாருங்கள். மாறிய பிறகு ஸ்டாக் பற்றி Kiwikit இன்வென்டரி சாஃப்ட்வேர்-ல் உள்ளது.
Kiwikit-ஐ 3 நாள் இலவசமாக முயற்சி செய்யுங்கள்
கஸ்டமர்கள், ஐட்டம்கள், பழைய பர்ச்சேஸ் பில்களை முழு ப்ரிவ்யூவுடன் Excel-ல் இருந்து இம்போர்ட் செய்யுங்கள்; அல்லது ஃபைலை எங்களுக்கு அனுப்புங்கள், வருடாந்திர பிளானில் இலவசமாக மாற்றித் தருகிறோம்.