ரிப்பேர், மொபைல் கடையில் கடன் கணக்கை எப்படி வைப்பது
கிட்டத்தட்ட எல்லாக் கடையும் கொஞ்சம் கடன் கொடுக்கும்: ₹300 குறைவாக இருக்கும் ரெகுலர் கஸ்டமர், மாசா மாசம் கட்டும் டீலர். கடன் கொடுக்கும்போது பணம் போவதில்லை. யார் எவ்வளவு, எப்போதிலிருந்து தர வேண்டும் என்று ஒரே பார்வையில் யாராலும் சொல்ல முடியாதபோதுதான் பணம் போகிறது.
பேப்பர் கடன் நோட்டு
நோட்டுப் புத்தகம் பணத்தை எங்கே இழக்கிறது
- கஸ்டமர் வாரியாக மொத்தம் இல்லை: என்ட்ரிகள் தேதி வாரியாக எழுதப்படுகின்றன; ஒருவர் எவ்வளவு தர வேண்டும் என்று தெரிய ஒவ்வொரு பக்கத்தையும் படித்து கையால் கூட்ட வேண்டும். கஸ்டமர் கேட்கும் வரை யாரும் அதைச் செய்வதில்லை — கேட்கும்போது அவர் அந்தத் தொகையையே மறுக்கிறார்.
- பேமெண்ட் தவறான இடத்தில் எழுதப்படுகிறது: ஒரு சனிக்கிழமை கஸ்டமர் ₹500 கட்டுகிறார். அது கேஷ் டிராயருக்குப் போகிறது, ஒருவேளை டெய்லி புக்கிலும், ஆனால் கடன் நோட்டில் அவர் பெயருக்கு எதிரே இல்லை. மாதங்கள் கழித்து கட்டிவிட்டேன் என்கிறார்; கட்டவில்லை என்று உங்களால் காட்ட முடியாது.
- பணம் எவ்வளவு பழையது என்று யாருக்கும் தெரியாது: இரண்டு வாரமாக நிற்கும் ₹2,000-ம், தீபாவளியிலிருந்து நிற்கும் ₹2,000-ம் பக்கத்தில் ஒரே மாதிரிதான் தெரியும். பழையதுதான் திரும்ப வராமலே போகும்.
- கேட்பது சங்கடம்: ரெகுலர் கஸ்டமருக்கு போன் செய்து 'உங்க கடன் பாக்கி இருக்கு' என்று சொல்வது மரியாதை இல்லாதது போலத் தோன்றும், அதனால் தள்ளிப்போகும். அவருடைய பில்களின் எழுதப்பட்ட லிஸ்டை மரியாதையாக அனுப்புவது இருவருக்கும் சுலபம்.
என்ன பதிவு செய்ய வேண்டும்
ஒவ்வொரு கடன் விற்பனைக்கும் எழுத வேண்டிய ஆறு விஷயங்கள்
நோட்டுப் புத்தகமோ சாஃப்ட்வேரோ, ஒவ்வொரு கடன் என்ட்ரிக்கும் இதே விவரங்கள் தேவை:
- கஸ்டமர் பெயர், மொபைல் நம்பர் — அந்த நம்பர் வைத்துதான் நினைவூட்டுவீர்கள்
- தேதி, எந்த பில் அல்லது ஜாப் கார்டுக்கு எதிரான கடன் என்ற நம்பர்
- எதற்காக: வெறும் '₹1,800' இல்லை, 'Vivo Y20 டிஸ்ப்ளே மாற்றம்'
- மொத்த பில், இப்போது கட்டியது, மீதி பாக்கி
- ஏன் கடனில் விட்டது (ரெகுலர் கஸ்டமர், டீலர், சம்பள நாளில் கட்டுவார்)
- பிறகு வரும் ஒவ்வொரு பேமெண்ட்டும் தனி என்ட்ரியாக, தேதி, மோடுடன் (கேஷ், UPI என்றால் ரெஃபரன்ஸ்)
சங்கடம் இல்லாமல் WhatsApp-ல் நினைவூட்டுவது
நினைவூட்டல் தெளிவாகவும் மரியாதையாகவும் இருந்தால்தான் வேலை செய்யும்: கடை பெயர், மொத்தம், அதில் அடங்கிய பில்கள், பழையது முதலில். "செப்டம்பர் 4 அன்று Vivo டிஸ்ப்ளேக்கு ₹1,800, செப்டம்பர் 21 அன்று சார்ஜிங் போர்ட்டுக்கு ₹450" என்றால் பணம் வரும். "உங்க பணம் பாக்கி இருக்கு" என்றால் வாக்குவாதம்தான் வரும்.
- முதல் நினைவூட்டலை இரண்டாவது நாளில் இல்லை, சுமார் 30 நாளில் அனுப்புங்கள்.
- ஸ்டாஃபின் சொந்த போனில் இருந்து இல்லை, கடையின் நம்பரில் இருந்து அனுப்புங்கள்.
- 90 நாளுக்கு மேல் ஆனதற்கு இன்னொரு மெசேஜ் இல்லை, ஒரு போன் கால் அல்லது நேரில் போவது தேவை.
செய்யக் கூடாத தவறு: பின்னால் பில் இல்லாத கடன்
ஒரு தனி பேப்பரில் "Ramesh அண்ணா — ₹1,200" என்பது ஞாபகம், ரெக்கார்டு இல்லை. கடனின் ஒவ்வொரு ரூபாயும் ஒரு பில் அல்லது ஜாப் கார்டைக் காட்ட வேண்டும்; கஸ்டமர் "எதுக்கு?" என்று கேட்டால், என்ன வேலை, எந்தத் தேதியில் என்று சரியாகக் காட்டலாம்.
Kiwikit-ல் கடன் எப்படி வேலை செய்கிறது
தனியாக கடன் நோட்டு வைக்க வேண்டியதில்லை. கடன் பில்களிலிருந்தே வருகிறது:
- பில்லில்: போன் வாங்கும்போது எடுத்த அட்வான்ஸ் (பிரித்தும் வாங்கலாம், உதா. கேஷ் + UPI) ஒரு ரசீது. டெலிவரியில் கஸ்டமர் பில்லை விடக் குறைவாகக் கட்டினால், மீதியை பாக்கியாக ஏற்று ஒரு காரணத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம். பிறகு ஜாப் கார்டு மொத்தம் கட்டியது, இன்னும் பாக்கி எவ்வளவு என்று காட்டும்.
- Finance → Receivables: ஒரு கஸ்டமருக்கு ஒரு வரி — அவருடைய ஜாப் கார்டுகள், கவுண்டர் விற்பனை, கடனில் விற்ற பழைய போன்கள், ஓப்பனிங் பேலன்ஸ் எல்லாவற்றிலும் பில் போட்டது, கட்டியது, பாக்கி. பாக்கிகள் வயதுப்படி பிரிக்கப்படும் (0–30, 30–60, 60–90, 90+ நாள்), ஒவ்வொன்றையும் ஃபில்டர் செய்யலாம். மொத்தத்தின் பின்னால் உள்ள ஒவ்வொரு பில்லையும் பார்க்க கஸ்டமரைத் திறக்கலாம், அல்லது லிஸ்டை எக்ஸ்போர்ட் செய்யலாம்.
- WhatsApp reminder: ஒவ்வொரு கஸ்டமருக்கும் ஒரு பட்டன் — உங்கள் கடையிலிருந்து மொத்தம், பாக்கி பில்கள் (பழையது முதலில்), அவருக்காக நீங்கள் வைத்திருக்கும் கிரெடிட் கழித்து, ஒரு மரியாதையான மெசேஜ் போகும். நீங்கள் அழுத்தினால்தான் போகும்; தானாக டைம்டேபிள்படி போகாது. முதலில் உங்கள் கடையின் WhatsApp கனெக்ட் ஆகியிருக்க வேண்டும்.
- வசூல்: கஸ்டமர் மொத்தமாக ஒரு தொகை கட்டினால், Collect பழைய பாக்கிகளை முதலில் தீர்க்கும், சேவ் செய்யும் முன் எப்படிப் பிரிகிறது என்று காட்டும். payment-received WhatsApp மெசேஜை ஆன் செய்திருந்தால், கஸ்டமருக்குத் தானாகப் போகும்.
- Party Ledger, ரசீதுகள்: Party Ledger ஒரு கஸ்டமரின் பில்கள், பேமெண்ட்டுகளைத் தேதி வரிசையில் ரன்னிங் பேலன்ஸுடன் காட்டும், CSV-க்கு எக்ஸ்போர்ட் ஆகும். Receipts & Payments எல்லா ரசீதுகளையும் லிஸ்ட் செய்யும். தவறான ரசீது டெலீட் ஆகாது, void செய்யப்படும்.
- பழைய கடன் நோட்டு பாக்கி: ஒவ்வொரு கஸ்டமரின் பாக்கியையும் அவருடைய ஓப்பனிங் பேலன்ஸாகப் போடுங்கள். நினைவூட்டல்களில் அது "Previous balance" ஆகத் தெரியும்; அதில் செய்யும் ஒவ்வொரு மாற்றமும் யார் செய்தார், ஏன் என்று பதிவாகும்.
அதே பில்களில் GST இன்வாய்ஸ் வேண்டுமா? Kiwikit GST பில்லிங் சாஃப்ட்வேர் பாருங்கள்.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
ரிப்பேர் கடை கடன் கொடுக்கவே வேண்டுமா?
பெரும்பாலான கடைகள் கொடுக்கின்றன — ரெகுலர் கஸ்டமர்களுக்கும், வேலை அனுப்பும் டீலர்களுக்கும். அதைப் பாதுகாப்பாக வைக்கும் விதி எளிது: எழுதிய பில்லுக்கு எதிராக மட்டும் கடன், மொபைல் நம்பர் உங்களிடம் உள்ளவருக்கு மட்டும், 60 நாள் காத்திருக்கத் தயாரான அளவுக்கு மேல் ஒருபோதும் இல்லை.
என் பழைய கடன் நோட்டு பாக்கிகளை சாஃப்ட்வேருக்கு எப்படிக் கொண்டு வருவது?
ஒவ்வொரு கஸ்டமரையும் சேர்த்து, நீங்கள் தொடங்கிய நாளில் அவர் தர வேண்டியதை ஓப்பனிங் பேலன்ஸாகப் போடுங்கள். Kiwikit-ல் ஓப்பனிங் பேலன்ஸ் கஸ்டமரிலேயே செட் ஆகும், அவருடைய பாக்கியில் 'Previous balance' ஆகத் தெரியும்; அதில் செய்யும் ஒவ்வொரு மாற்றமும் யார், எப்போது என்று பதிவாகும்.
Kiwikit பேமெண்ட் நினைவூட்டல்களைத் தானாக அனுப்புமா?
இல்லை. Receivables ஸ்கிரீனில் அந்த கஸ்டமருக்கு 'WhatsApp reminder' அழுத்தும்போதுதான் நினைவூட்டல் போகும். இது வேண்டுமென்றே: யாருக்கு, எப்போது நினைவூட்ட வேண்டும் என்று நீங்களே முடிவு செய்யுங்கள். இதற்கு Settings → WhatsApp-ல் உங்கள் கடையின் WhatsApp கனெக்ட் ஆகியிருக்க வேண்டும்.
கஸ்டமர் மூன்று பழைய பில்களுக்கு ஒரே தொகை கட்டினார். அதை எப்படிப் போடுவது?
ஒரே முறை போடுங்கள். Receivables-ல் உள்ள Kiwikit-ன் Collect ஆப்ஷன் ஒரு தொகையை எடுத்து பழைய பாக்கிகளை முதலில் தீர்க்கும் — முதலில் ஓப்பனிங் பேலன்ஸ், பிறகு பழைய பில்கள் — சேவ் செய்யும் முன் பிரிவைக் காட்டும்.
ஒரு ரசீது தவறுதலாகப் போடப்பட்டால் என்ன செய்வது?
டெலீட் செய்யாமல் void செய்யுங்கள். void செய்த ரசீது லிஸ்டிலேயே voided என்று குறியுடன் இருக்கும், பில்லின் பாக்கி மறுபடி கூடும். என்ன நடந்தது என்ற பதிவு அப்படியே இருக்கும்.
அடுத்து படியுங்கள்
கடன் கஸ்டமர் ரெக்கார்டில் இருந்துதான் தொடங்குகிறது — மொபைல் ரிப்பேர் கடை கஸ்டமர் மேனேஜ்மென்ட் பாருங்கள். டேக்ஸுடன் பில் போடுகிறீர்களா? ரிப்பேர் கடைகளுக்கான GST பில்லிங் படியுங்கள். உங்கள் கடன் கணக்கு இப்போது Excel-ல் இருக்கிறதா? அதை Kiwikit-க்கு எப்படி மாற்றுவது இதோ.
Kiwikit-ஐ 3 நாள் இலவசமாக முயற்சி செய்யுங்கள்
ஒவ்வொரு கஸ்டமரின் பாக்கியும் வயதுப்படி, அவருடைய பில்களுடன் ஒரே டேப்பில் WhatsApp நினைவூட்டல், பழையது முதலில் தீரும் பேமெண்ட்டுகள்.