ഷോപ്പിലെ കസ്റ്റമേഴ്സും പർച്ചേസും Excel-ൽ നിന്ന് Kiwikit-ലേക്ക് മാറ്റാം
സോഫ്റ്റ്‌വെയർ മാറുമ്പോൾ ഏറ്റവും പ്രയാസം, വർഷങ്ങളായി സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിൽ കിടക്കുന്ന കസ്റ്റമേഴ്സും സപ്ലയർ ബില്ലുകളുമാണ്. Kiwikit-ന് Excel-ൽ നിന്ന് കൃത്യമായി എന്ത് വായിക്കാം, സേവ് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് എന്ത് ചെക്ക് ചെയ്യുന്നു, എന്തെല്ലാം ഇപ്പോഴും കൈകൊണ്ട് എന്റർ ചെയ്യണം എന്നിവ ഇവിടെ.
എന്തെല്ലാം ഇംപോർട്ട് ചെയ്യാം, എന്തെല്ലാം പറ്റില്ല
- കസ്റ്റമേഴ്സും സപ്ലയർമാരും — Masters → Parties → Import.
- ഐറ്റങ്ങൾ (പാർട്ടുകളും പ്രോഡക്ടുകളും) — Masters → Item Master → Import: Item Name, Category എന്നിവ നിർബന്ധം; കോഡ്, പർച്ചേസ്, വിൽപ്പന വില, MRP, GST %, HSN/SAC, ബാർകോഡ് എന്നിവ ഓപ്ഷണൽ.
- പഴയ പർച്ചേസ് ബില്ലുകൾ — Purchase → Purchase → Import.
- ഫയലിൽ നിന്ന് പറ്റാത്തവ: കസ്റ്റമേഴ്സിന്റെ ഓപ്പണിംഗ് (കടം) ബാലൻസ്, പഴയ ജോബ് കാർഡുകൾ, പഴയ സെയിൽസ് ബില്ലുകൾ. നേരിട്ടുള്ള Tally ഇംപോർട്ടും ഇല്ല.
മൂന്ന് ഇംപോർട്ടറുകളും .xlsx, .xls, .csv ഫയലുകൾ വായിക്കും, ഒരേ രീതിയിൽ പ്രവർത്തിക്കും: ടെംപ്ലേറ്റ് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക, പൂരിപ്പിക്കുക (അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ഷീറ്റ് ഉപയോഗിക്കുക), എന്തെങ്കിലും സേവ് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് Kiwikit ഓരോ വരിയുടെയും പ്രിവ്യൂ കാണിക്കും.
ഇംപോർട്ട് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ്
ആദ്യം ഷീറ്റ് വൃത്തിയാക്കുക (ഒരു ദിവസമല്ല, പത്ത് മിനിറ്റ്)
- ഒരു വരിയിൽ ഒരു കസ്റ്റമർ, മൊബൈൽ നമ്പർ സ്വന്തം കോളത്തിൽ — ഒരു സെല്ലിൽ 'Ramesh 98xxxxxxxx' എന്നല്ല
- മൊബൈൽ നമ്പർ: +91, സ്പേസ്, ഡാഷ് എന്നിവ കുഴപ്പമില്ല, പക്ഷേ മുന്നിൽ 0 ഉള്ള നമ്പറോ (11 അക്കം) ഒരക്കം കുറവുള്ളതോ സ്വീകരിക്കില്ല
- ആവർത്തിച്ച കസ്റ്റമേഴ്സിനെ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുക, അല്ലെങ്കിൽ അങ്ങനെ തന്നെ വിടുക — ഒരേ മൊബൈലുള്ള രണ്ടാമത്തെ ആളെ ഒഴിവാക്കും
- തീയതികൾ ഒരേ ഫോർമാറ്റിൽ, DD/MM/YYYY
- ഐറ്റത്തിന്റെ പേര് എല്ലാ വരിയിലും ഒരേപോലെ എഴുതുക (ഒരു വരിയിൽ 'redmi 9 batt', അടുത്തതിൽ 'Battery - Redmi 9' എന്നല്ല, 'Battery Redmi 9')
ഘട്ടം 1
കസ്റ്റമേഴ്സിനെ (സപ്ലയർമാരെയും) ഇംപോർട്ട് ചെയ്യുക
Masters → Parties തുറന്ന്, Import അമർത്തി ടെംപ്ലേറ്റ് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക. അതിൽ ഈ കോളങ്ങൾ ഈ ക്രമത്തിൽ ഉണ്ട്. Name, Mobile എന്നിവ മാത്രമാണ് നിർബന്ധം:
| കോളം | അതിൽ എന്ത് വരും |
|---|---|
| Name | നിർബന്ധം |
| Mobile | നിർബന്ധം — 10 അക്കം, ഒരു നമ്പറിന് ഒരു കസ്റ്റമർ |
| Type | Customer, Supplier അല്ലെങ്കിൽ Both. ശൂന്യമാണെങ്കിൽ Customer |
| Group | നിങ്ങളുടെ ഒരു കസ്റ്റമർ / സപ്ലയർ ഗ്രൂപ്പുമായി ഒത്തുവരണം. ശൂന്യമാണെങ്കിൽ ഡിഫോൾട്ട് എടുക്കും |
| Salutation | Mr., Mrs., Ms., Dr. അല്ലെങ്കിൽ M/s |
| Email, Address, Area, Village, Taluka, District, State, Pincode | ഓപ്ഷണൽ. Pincode 6 അക്കം ആയിരിക്കണം |
| GSTIN, PAN | ഓപ്ഷണൽ, കസ്റ്റമർ ഫോമിലെ അതേ രീതിയിൽ ചെക്ക് ചെയ്യും |
| Credit Limit, Credit Days | ഓപ്ഷണൽ നമ്പറുകൾ |
നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ഹെഡിംഗുകൾ പേര് മാറ്റേണ്ടതില്ല. 'Customer Name', 'Mobile No', 'Phone', 'Contact No', 'GST No', 'City' എന്നിവ തിരിച്ചറിയും. ഫയൽ തിരഞ്ഞെടുത്താൽ എത്ര വരി റെഡി, എത്ര ഒഴിവാക്കി, ഏതെല്ലാം ശരിയാക്കണം എന്ന് Kiwikit കാണിക്കും — ഓരോ വരിയായി, കാരണം സഹിതം. ഇതിനകം കസ്റ്റമർ ആയ മൊബൈൽ നമ്പറോ ഫയലിൽ രണ്ടുതവണ വരുന്ന നമ്പറോ ഒഴിവാക്കും. നിലവിലുള്ള കസ്റ്റമറെ ഒരിക്കലും മാറ്റില്ല. പ്രശ്നമുള്ള വരികൾ ഒരു 'Problem' കോളം സഹിതം ഷീറ്റായി ഡൗൺലോഡ് ചെയ്ത്, ശരിയാക്കി, വീണ്ടും ഇംപോർട്ട് ചെയ്യാം. ഒരു ഫയലിൽ 2,000 വരി വരെ ആകാം.
ഘട്ടം 2
പഴയ പർച്ചേസ് ബില്ലുകൾ ഇംപോർട്ട് ചെയ്യുക
Purchase → Purchase തുറന്ന് Import അമർത്തുക. ഒരു വരി എന്നാൽ ഒരു ബില്ലിലെ ഒരു ഐറ്റം ലൈൻ:
| കോളം | അതിൽ എന്ത് വരും |
|---|---|
| Bill No | നിർബന്ധം. ഒരേ Bill No, Supplier ഉള്ള വരികൾ ഒരു ബില്ലാകും |
| Date | നിർബന്ധം, DD/MM/YYYY ആയി |
| Supplier | നിർബന്ധം. പേര് വെച്ചോ Supplier Mobile വെച്ചോ ഒത്തുനോക്കും |
| Supplier Mobile | Kiwikit-ൽ പുതിയ സപ്ലയർ ആണെങ്കിൽ വേണം |
| Item | നിർബന്ധം. ഐറ്റം പേര് വെച്ചോ ഐറ്റം കോഡ് വെച്ചോ ഒത്തുനോക്കും |
| Qty, Rate | നിർബന്ധം |
| GST % | അല്ലെങ്കിൽ CGST % + SGST %, അല്ലെങ്കിൽ IGST %, അല്ലെങ്കിൽ ടാക്സ് തുകകൾ. ശൂന്യമാണെങ്കിൽ ഐറ്റത്തിന്റെ സ്വന്തം റേറ്റ് എടുക്കും |
| HSN/SAC | ഓപ്ഷണൽ |
| Paid, Payment Mode | ഓപ്ഷണൽ. അടയ്ക്കാത്ത ഭാഗം സപ്ലയർക്ക് കൊടുക്കാനുള്ളതായി രേഖപ്പെടുത്തും |
Kiwikit ആദ്യം ഒരു ചോദ്യം ചോദിക്കും: ഈ ബില്ലുകളിലെ സാധനങ്ങൾ സ്റ്റോക്കിൽ ചേർക്കണോ? സാധനങ്ങൾ ഇതുവരെ എണ്ണിയിട്ടില്ലെങ്കിൽ 'Yes — add to stock' തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഓപ്പണിംഗ് സ്റ്റോക്ക് ഇതിനകം എന്റർ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ 'No — record only' തിരഞ്ഞെടുക്കുക. അങ്ങനെ സ്റ്റോക്ക് രണ്ടുതവണ എണ്ണാതെ തന്നെ ബില്ലുകളും സപ്ലയർ ബാക്കിയും കിട്ടും.
പിന്നെ ഓരോ ബില്ലും പർച്ചേസ് സ്ക്രീനിൽ ടൈപ്പ് ചെയ്ത ബില്ലിന്റെ അതേ നിയമങ്ങൾ വെച്ച് — GST ഉൾപ്പെടെ — ചെക്ക് ചെയ്യും. ഫയലിലെ ഒരു സപ്ലയറോ ഐറ്റമോ പേയ്മെന്റ് മോഡോ Kiwikit-ൽ ഇല്ലെങ്കിൽ, അത് ഉപയോഗിക്കുന്ന എല്ലാ വരികൾക്കുമായി ഒരിക്കൽ ശരിയാക്കിയാൽ മതി: നിലവിലുള്ള ഒന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുക അല്ലെങ്കിൽ പുതിയത് ഉണ്ടാക്കുക. പുതിയ ഐറ്റങ്ങൾ നിങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്ന കാറ്റഗറിയിൽ പോകും. ഒരേ സപ്ലയറും ബിൽ നമ്പറുമുള്ള ബിൽ Kiwikit-ൽ ഇതിനകം ഉണ്ടെങ്കിൽ ഒഴിവാക്കും. 'Paid' തുക മൊത്തത്തേക്കാൾ കൂടുതലുള്ള ബിൽ സ്വീകരിക്കില്ല. ഒരു ഫയലിൽ 3,000 വരി വരെ ആകാം. ടെംപ്ലേറ്റിലെ 'Example' ഷീറ്റ് ഒരിക്കലും ഇംപോർട്ട് ആകില്ല, അതുകൊണ്ട് 'Purchases' ഷീറ്റ് പൂരിപ്പിക്കുക.
തെറ്റ്: സ്റ്റോക്ക് രണ്ടുതവണ ചേർക്കുന്നത്
ഷെൽഫ് എണ്ണി ഓപ്പണിംഗ് സ്റ്റോക്ക് എന്റർ ചെയ്ത ശേഷം, കഴിഞ്ഞ വർഷത്തെ പർച്ചേസ് ബില്ലുകൾ 'add to stock' വെച്ച് ഇംപോർട്ട് ചെയ്താൽ, ഓരോ പാർട്ടും രണ്ടുതവണ എണ്ണപ്പെടും. ഒരിക്കൽ തീരുമാനിക്കുക: ഒന്നുകിൽ ബില്ലുകൾ സ്റ്റോക്ക് കൊണ്ടുവരും, അല്ലെങ്കിൽ ഓപ്പണിംഗ് സ്റ്റോക്ക്. അതുകൊണ്ടാണ് ഫയൽ വായിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് Kiwikit ചോദിക്കുന്നത്.
Tally-യിൽ നിന്നോ മറ്റൊരു ബില്ലിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറിൽ നിന്നോ വരികയാണോ?
ബില്ലിംഗിന്റെ കൂടെ തന്നെ ജോബ് കാർഡ്, ടെക്നീഷ്യൻമാർ, WhatsApp അപ്ഡേറ്റുകൾ എന്നിവ വേണം എന്നതുകൊണ്ട് ചില റിപ്പയർ ഷോപ്പുകൾ Kiwikit-നെ Tally-ക്ക് പകരമായി കാണുന്നു. വ്യക്തമായി പറയട്ടെ: Kiwikit-ൽ നേരിട്ടുള്ള Tally ഇംപോർട്ട് ഇല്ല. കസ്റ്റമർ ലിസ്റ്റും പർച്ചേസ് രജിസ്റ്ററും Excel-ലേക്ക് എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്ത്, മുകളിലെ കോളങ്ങളുമായി ഒത്തുവരുത്തി, ഇംപോർട്ട് ചെയ്യുക. പർച്ചേസിന്, GST %-ന് പകരം CGST, SGST (അല്ലെങ്കിൽ IGST) കോളങ്ങളുള്ള ഷീറ്റും കുഴപ്പമില്ല; Kiwikit റേറ്റ് കണക്കാക്കിക്കോളും.
അല്ലെങ്കിൽ ഞങ്ങൾ ചെയ്തുതരാം — ഫ്രീ ആയി
നിങ്ങളുടെ Excel ഷീറ്റ്, നോട്ട്ബുക്കിന്റെ സ്കാൻ, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു WhatsApp കസ്റ്റമർ ലിസ്റ്റ് പോലും ഞങ്ങൾക്ക് അയയ്ക്കുക. വാർഷിക പ്ലാനിൽ സൈൻ അപ്പ് ചെയ്യുമ്പോൾ ഞങ്ങളുടെ ടീം അത് ഫ്രീ ആയി മൈഗ്രേറ്റ് ചെയ്തുതരും. ആദ്യ ദിവസം മുതൽ GST ബില്ലും വേണമെങ്കിൽ, Kiwikit GST ബില്ലിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ കാണുക.
പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ
Kiwikit-ന് Tally-യിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് ഇംപോർട്ട് ചെയ്യാൻ പറ്റുമോ?
ഇല്ല. നേരിട്ടുള്ള Tally ഇംപോർട്ട് ഇല്ല. Tally-യിൽ നിന്ന് (അല്ലെങ്കിൽ മറ്റേതെങ്കിലും സോഫ്റ്റ്‌വെയറിൽ നിന്ന്) കസ്റ്റമർ ലിസ്റ്റോ പർച്ചേസ് രജിസ്റ്ററോ Excel-ലേക്ക് എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്ത്, Kiwikit-ന്റെ ടെംപ്ലേറ്റ് കോളങ്ങളിലേക്ക് ക്രമീകരിച്ച്, ആ ഫയൽ ഇംപോർട്ട് ചെയ്യാം. പർച്ചേസിന് CGST, SGST അല്ലെങ്കിൽ IGST കോളങ്ങളുള്ള ഫയലും നടക്കും; അവയിൽ നിന്ന് Kiwikit GST റേറ്റ് കണക്കാക്കും.
ഒരേ ഫയൽ രണ്ടുതവണ ഇംപോർട്ട് ചെയ്താൽ ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് ഉണ്ടാകുമോ?
ഇല്ല. മൊബൈൽ നമ്പർ ഇതിനകം Kiwikit-ൽ ഉള്ള കസ്റ്റമറെ ഒഴിവാക്കും, ഒരേ സപ്ലയറും ബിൽ നമ്പറുമുള്ള പർച്ചേസ് ബില്ലും ഒഴിവാക്കും. പരാജയപ്പെട്ട വരികൾ ശരിയാക്കി മുഴുവൻ ഫയലും സുരക്ഷിതമായി വീണ്ടും ഇംപോർട്ട് ചെയ്യാം.
കസ്റ്റമേഴ്സിന്റെ പഴയ കടം ബാലൻസ് ഇംപോർട്ട് ആകുമോ?
ഫയൽ വഴി ഇല്ല. ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് ഓരോ കസ്റ്റമറിലും എന്റർ ചെയ്യണം, അവിടെ ഓരോ മാറ്റവും ആര് ചെയ്തു, എന്തിന് എന്നതോടെ ലോഗ് ചെയ്യും. ഒരുപാട് ഉണ്ടെങ്കിൽ ഞങ്ങളോട് ചോദിക്കുക — അത് ഫ്രീ മൈഗ്രേഷന്റെ ഭാഗമാണ്.
എന്റെ പഴയ ജോബ് കാർഡുകളോ സെയിൽസ് ബില്ലുകളോ ഇംപോർട്ട് ചെയ്യാമോ?
പഴയ ജോബ് കാർഡുകൾക്കോ സെയിൽസ് ബില്ലുകൾക്കോ ഇംപോർട്ടർ ഇല്ല. മിക്ക ഷോപ്പുകളും ആദ്യ ദിവസം മുതൽ Kiwikit-ൽ പുതിയ ജോബ് കാർഡുകൾ തുടങ്ങുന്നു, സ്ഥിരം കസ്റ്റമേഴ്സിനെ മൊബൈൽ നമ്പർ വെച്ച് കണ്ടെത്താൻ കസ്റ്റമർ ലിസ്റ്റ് കൊണ്ടുവരുന്നു, പഴയ ബാക്കി ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് ആയി ചേർക്കുന്നു.
ഫ്രീ ഡാറ്റ മൈഗ്രേഷൻ ആര് ചെയ്യും?
Kiwikit-ന്റെ സ്വന്തം ടീം. നിങ്ങളുടെ Excel ഷീറ്റ്, നോട്ട്ബുക്കിന്റെ സ്കാൻ, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു WhatsApp കസ്റ്റമർ ലിസ്റ്റ് പോലും അയയ്ക്കുക, വാർഷിക പ്ലാനിൽ സൈൻ അപ്പ് ചെയ്യുമ്പോൾ ഞങ്ങൾ അത് ഫ്രീ ആയി സെറ്റ് ചെയ്തുതരും.
അടുത്തതായി വായിക്കുക
സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ഇനി മതിയാകില്ലേ എന്ന് ഉറപ്പില്ലേ? Excel-ലെ മൊബൈൽ ഷോപ്പ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ: എവിടെ പരാജയപ്പെടുന്നു വായിക്കുക. പഴയ ബാക്കി കൊണ്ടുവരികയാണോ? ഷോപ്പിൽ കടം എങ്ങനെ ട്രാക്ക് ചെയ്യാം കാണുക. മാറിയതിന് ശേഷമുള്ള സ്റ്റോക്കിനെക്കുറിച്ച് Kiwikit ഇൻവെന്ററി സോഫ്റ്റ്‌വെയർ-ൽ ഉണ്ട്.
Kiwikit 3 ദിവസം ഫ്രീ ആയി ഉപയോഗിക്കൂ
കസ്റ്റമേഴ്സ്, ഐറ്റങ്ങൾ, പഴയ പർച്ചേസ് ബില്ലുകൾ എന്നിവ മുഴുവൻ പ്രിവ്യൂ സഹിതം Excel-ൽ നിന്ന് ഇംപോർട്ട് ചെയ്യൂ, അല്ലെങ്കിൽ ഫയൽ ഞങ്ങൾക്ക് അയയ്ക്കൂ — വാർഷിക പ്ലാനിൽ ഞങ്ങൾ ഫ്രീ ആയി മൈഗ്രേറ്റ് ചെയ്തുതരും.