റിപ്പയർ / മൊബൈൽ ഷോപ്പിൽ കടം (ക്രെഡിറ്റ്) എങ്ങനെ ട്രാക്ക് ചെയ്യാം
മിക്കവാറും എല്ലാ ഷോപ്പും കുറച്ച് കടം കൊടുക്കാറുണ്ട്: ₹300 കുറവുള്ള സ്ഥിരം കസ്റ്റമർ, മാസാമാസം പണം തരുന്ന ഡീലർ. കടം കൊടുക്കുമ്പോൾ പണം പോകുന്നില്ല. ആര് എത്ര തരാനുണ്ട്, എന്ന് മുതൽ എന്ന് ഒറ്റനോട്ടത്തിൽ ആർക്കും പറയാൻ പറ്റാതാകുമ്പോഴാണ് പണം പോകുന്നത്.
പേപ്പർ കടം ബുക്ക്
നോട്ട്ബുക്ക് പണം നഷ്ടപ്പെടുത്തുന്നത് എവിടെ
- ഓരോ കസ്റ്റമറുടെയും ടോട്ടൽ ഇല്ല: എൻട്രികൾ തീയതി ക്രമത്തിലാണ് എഴുതുന്നത്, അതുകൊണ്ട് ഒരാൾ എത്ര തരാനുണ്ട് എന്നറിയാൻ എല്ലാ പേജും വായിച്ച് കൈകൊണ്ട് കൂട്ടണം. കസ്റ്റമർ ചോദിക്കുന്നത് വരെ ആരും അത് ചെയ്യില്ല — അപ്പോൾ അവർ ആ തുകയെ ചോദ്യം ചെയ്യും.
- പേയ്മെന്റ് തെറ്റായ സ്ഥലത്ത് എഴുതുന്നു: ഒരു ശനിയാഴ്ച കസ്റ്റമർ ₹500 അടയ്ക്കുന്നു. അത് ക്യാഷ് ഡ്രോയറിൽ പോകും, ഒരുപക്ഷേ ഡെയ്‌ലി ബുക്കിലും, പക്ഷേ കടം ബുക്കിൽ അവരുടെ പേരിന് നേരെ വരില്ല. മാസങ്ങൾ കഴിഞ്ഞ് അവർ അടച്ചു എന്ന് പറയും; അടച്ചിട്ടില്ല എന്ന് കാണിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് കഴിയില്ല.
- പണം എത്ര പഴയതാണെന്ന് ആർക്കും അറിയില്ല: രണ്ടാഴ്ചയായി തരാനുള്ള ₹2,000-ഉം ദീപാവലി മുതൽ തരാനുള്ള ₹2,000-ഉം പേജിൽ ഒരുപോലെ കാണും. പഴയതാണ് ഒരിക്കലും തിരിച്ചുവരാത്തത്.
- ചോദിക്കാൻ മടി: ഒരു സ്ഥിരം കസ്റ്റമറെ വിളിച്ച് 'നിങ്ങളുടെ കടം ബാക്കിയുണ്ട്' എന്ന് പറയുന്നത് മോശമായി തോന്നും, അതുകൊണ്ട് നീട്ടിവെക്കും. അവരുടെ ബില്ലുകളുടെ എഴുതിയ ലിസ്റ്റ് മര്യാദയോടെ അയയ്ക്കുന്നതാണ് രണ്ടുകൂട്ടർക്കും എളുപ്പം.
എന്ത് രേഖപ്പെടുത്തണം
ഓരോ കടം വിൽപ്പനയ്ക്കും എഴുതേണ്ട ആറ് കാര്യങ്ങൾ
നോട്ട്ബുക്കായാലും സോഫ്റ്റ്‌വെയറായാലും, ഓരോ കടം എൻട്രിക്കും ഇതേ വിവരങ്ങൾ വേണം:
- കസ്റ്റമറുടെ പേരും മൊബൈൽ നമ്പറും — ആ നമ്പർ വെച്ചാണ് നിങ്ങൾ ഓർമ്മിപ്പിക്കുക
- തീയതി, ഏത് ബില്ലിന്റെയോ ജോബ് കാർഡിന്റെയോ പേരിലാണ് കടം എന്ന നമ്പർ
- എന്തിനായിരുന്നു: വെറും '₹1,800' അല്ല, 'Vivo Y20 ഡിസ്പ്ലേ മാറ്റൽ'
- മൊത്തം ബിൽ, ഇപ്പോൾ അടച്ച തുക, ബാക്കി
- എന്തുകൊണ്ട് കടത്തിൽ വിട്ടു (സ്ഥിരം കസ്റ്റമർ, ഡീലർ, ശമ്പളദിവസം തരും)
- പിന്നീടുള്ള ഓരോ പേയ്മെന്റും വെവ്വേറെ എൻട്രിയായി, തീയതിയും രീതിയും സഹിതം (ക്യാഷ്, UPI, റെഫറൻസ്)
മടിയില്ലാതെ WhatsApp-ൽ ഓർമ്മിപ്പിക്കാം
കൃത്യവും മര്യാദയുള്ളതുമായ റിമൈൻഡറാണ് ഏറ്റവും നന്നായി ഫലിക്കുക: ഷോപ്പിന്റെ പേര്, ടോട്ടൽ, അതിലുള്ള ബില്ലുകൾ — ഏറ്റവും പഴയത് ആദ്യം. 'സെപ്റ്റംബർ 4-ന് Vivo ഡിസ്പ്ലേക്ക് ₹1,800, സെപ്റ്റംബർ 21-ന് ചാർജിംഗ് പോർട്ടിന് ₹450' എന്ന് പറഞ്ഞാൽ പണം കിട്ടും. 'നിങ്ങളുടെ പൈസ ബാക്കിയുണ്ട്' എന്ന് പറഞ്ഞാൽ തർക്കം കിട്ടും.
- ആദ്യ റിമൈൻഡർ രണ്ടാം ദിവസമല്ല, ഏകദേശം 30 ദിവസം ആകുമ്പോൾ അയയ്ക്കുക.
- സ്റ്റാഫിന്റെ സ്വന്തം ഫോണിൽ നിന്നല്ല, ഷോപ്പിന്റെ നമ്പറിൽ നിന്ന് അയയ്ക്കുക.
- 90 ദിവസത്തിൽ കൂടുതലുള്ളതിന് ഇനിയൊരു മെസേജല്ല, ഒരു കോളോ നേരിട്ടുള്ള സന്ദർശനമോ വേണം.
തെറ്റ്: പിന്നിൽ ബിൽ ഇല്ലാത്ത കടം
ഒരു അയഞ്ഞ പേജിലെ 'Ramesh ചേട്ടൻ — ₹1,200' ഒരു ഓർമ്മ മാത്രമാണ്, റെക്കോർഡ് അല്ല. കടത്തിലെ ഓരോ രൂപയും ഒരു ബില്ലിലേക്കോ ജോബ് കാർഡിലേക്കോ ചൂണ്ടണം, അപ്പോൾ കസ്റ്റമർ 'എന്തിന്?' എന്ന് ചോദിക്കുമ്പോൾ എന്ത് ചെയ്തു, ഏത് തീയതിയിൽ എന്ന് കൃത്യമായി കാണിക്കാം.
Kiwikit-ൽ കടം എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു
പ്രത്യേകം കടം ബുക്ക് സൂക്ഷിക്കേണ്ടതില്ല. കടം ബില്ലുകളിൽ നിന്ന് തന്നെ വരുന്നു:
- ബില്ലിൽ: ഫോൺ വാങ്ങുമ്പോൾ എടുക്കുന്ന അഡ്വാൻസ് (അത് വിഭജിക്കാം, ഉദാ: ക്യാഷും UPI-യും) ഒരു റസീറ്റാണ്. ഡെലിവറി സമയത്ത് കസ്റ്റമർ ബില്ലിനേക്കാൾ കുറവ് അടച്ചാൽ, ബാക്കി ഔട്ട്സ്റ്റാൻഡിംഗ് ആയി സ്വീകരിച്ച് ഒരു കാരണം തിരഞ്ഞെടുക്കാം. പിന്നെ ജോബ് കാർഡിൽ മൊത്തം അടച്ചതും ഇനി തരാനുള്ളതും കാണിക്കും.
- Finance → Receivables: ഓരോ കസ്റ്റമർക്കും ഒരു വരി — അവരുടെ ജോബ് കാർഡുകൾ, കൗണ്ടർ സെയിൽസ്, കടത്തിന് വിറ്റ പഴയ ഫോണുകൾ, ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് എന്നിവയിലെല്ലാം കൂടി ബിൽ ചെയ്തത്, അടച്ചത്, ബാക്കി. ബാക്കി തുക പഴക്കം അനുസരിച്ച് (0–30, 30–60, 60–90, 90+ ദിവസം) തിരിച്ചിരിക്കും, ഓരോന്നും വെച്ച് ഫിൽട്ടർ ചെയ്യാം. ടോട്ടലിന് പിന്നിലെ എല്ലാ ബില്ലും കാണാൻ ഒരു കസ്റ്റമറെ തുറക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ ലിസ്റ്റ് എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുക.
- WhatsApp റിമൈൻഡർ: ഓരോ കസ്റ്റമർക്കും ഒരു ബട്ടൺ — നിങ്ങളുടെ ഷോപ്പിൽ നിന്ന് ടോട്ടലും ബാക്കിയുള്ള ബില്ലുകളും (ഏറ്റവും പഴയത് ആദ്യം) സഹിതം മര്യാദയുള്ള ഒരു മെസേജ് അയയ്ക്കുന്നു, അവരുടെ പേരിലുള്ള ക്രെഡിറ്റ് കുറച്ചിട്ട്. നിങ്ങൾ അമർത്തുമ്പോഴാണ് പോകുന്നത്; ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്ത് പോകില്ല. ആദ്യം നിങ്ങളുടെ ഷോപ്പിന്റെ WhatsApp കണക്ട് ചെയ്യണം.
- പണം പിരിക്കൽ: കസ്റ്റമർ ഒറ്റ തുകയായി അടയ്ക്കുമ്പോൾ, Collect ഏറ്റവും പഴയ ബാക്കി ആദ്യം തീർക്കും, സേവ് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് എങ്ങനെ വിഭജിച്ചു എന്ന് കാണിക്കും. പേയ്മെന്റ് കിട്ടിയ WhatsApp മെസേജ് നിങ്ങൾ ഓൺ ആക്കിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, കസ്റ്റമർക്ക് അത് ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി കിട്ടും.
- Party Ledger-ഉം Receipts-ഉം: Party Ledger ഒരു കസ്റ്റമറുടെ ബില്ലുകളും പേയ്മെന്റുകളും തീയതി ക്രമത്തിൽ റണ്ണിംഗ് ബാലൻസ് സഹിതം കാണിക്കുന്നു, CSV ആയി എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യാം. Receipts & Payments-ൽ എല്ലാ റസീറ്റും ഉണ്ട്. തെറ്റായ ഒന്ന് ഡിലീറ്റ് ചെയ്യില്ല, വോയ്ഡ് ചെയ്യും.
- പഴയ കടം ബുക്ക് ബാലൻസ്: ഓരോ കസ്റ്റമറുടെയും ബാലൻസ് അവരുടെ ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് ആയി എന്റർ ചെയ്യുക. റിമൈൻഡറുകളിൽ അത് 'Previous balance' ആയി കാണിക്കും, അതിലെ ഓരോ മാറ്റവും ആര് ചെയ്തു, എന്തിന് എന്നതോടെ ലോഗ് ചെയ്യും.
ഇതേ ബില്ലുകളിൽ GST ഇൻവോയ്സ് വേണോ? Kiwikit GST ബില്ലിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ കാണുക.
പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ
റിപ്പയർ ഷോപ്പ് കടം കൊടുക്കണോ?
മിക്കവരും കൊടുക്കുന്നുണ്ട് — സ്ഥിരം കസ്റ്റമേഴ്സിനും പണി അയയ്ക്കുന്ന ഡീലർമാർക്കും. സുരക്ഷിതമാക്കാനുള്ള നിയമം ലളിതമാണ്: എഴുതിയ ബില്ലിന്റെ പേരിൽ മാത്രം കടം, മൊബൈൽ നമ്പർ കൈയിലുള്ളവർക്ക് മാത്രം, 60 ദിവസം കാത്തിരിക്കാൻ തയ്യാറുള്ളതിൽ കൂടുതൽ ഒരിക്കലും ഇല്ല.
പഴയ കടം ബുക്ക് ബാലൻസ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറിലേക്ക് എങ്ങനെ കൊണ്ടുവരാം?
ഓരോ കസ്റ്റമറെയും ചേർക്കുക, എന്നിട്ട് നിങ്ങൾ തുടങ്ങിയ ദിവസം അവർ തരാനുണ്ടായിരുന്നത് ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് ആയി എന്റർ ചെയ്യുക. Kiwikit-ൽ ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് കസ്റ്റമറിൽ സെറ്റ് ചെയ്യുന്നു, അവരുടെ ബാക്കിയിൽ 'Previous balance' ആയി കാണിക്കുന്നു; അതിലെ ഓരോ മാറ്റവും ആര്, എപ്പോൾ മാറ്റി എന്നതോടെ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
Kiwikit പേയ്മെന്റ് റിമൈൻഡർ ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി അയയ്ക്കുമോ?
ഇല്ല. Receivables സ്ക്രീനിൽ ആ കസ്റ്റമർക്ക് 'WhatsApp reminder' അമർത്തുമ്പോഴാണ് റിമൈൻഡർ പോകുന്നത്. അത് മനഃപൂർവമാണ്: ആരെ, എപ്പോൾ ഓർമ്മിപ്പിക്കണം എന്ന് നിങ്ങൾ തീരുമാനിക്കും. Settings → WhatsApp-ൽ നിങ്ങളുടെ ഷോപ്പിന്റെ WhatsApp കണക്ട് ചെയ്തിരിക്കണം.
മൂന്ന് പഴയ ബില്ലുകൾക്ക് കസ്റ്റമർ ഒരു തുക അടച്ചു. അത് എങ്ങനെ എന്റർ ചെയ്യും?
ഒരിക്കൽ എന്റർ ചെയ്താൽ മതി. Receivables-ലെ Kiwikit-ന്റെ Collect ഓപ്ഷൻ ഒരു തുക എടുത്ത് ഏറ്റവും പഴയ ബാക്കി ആദ്യം തീർക്കും — ആദ്യം ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ്, പിന്നെ ഏറ്റവും പഴയ ബില്ലുകൾ — സേവ് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് വിഭജനം കാണിക്കും.
ഒരു റസീറ്റ് തെറ്റി എന്റർ ചെയ്തുപോയാലോ?
ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന് പകരം വോയ്ഡ് ചെയ്യുക. വോയ്ഡ് ചെയ്ത റസീറ്റ് 'voided' എന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തി ലിസ്റ്റിൽ തന്നെ ഉണ്ടാകും, ബില്ലിന്റെ ബാക്കി വീണ്ടും കൂടും. എന്ത് സംഭവിച്ചു എന്നതിന്റെ റെക്കോർഡ് നിലനിൽക്കും.
അടുത്തതായി വായിക്കുക
കടം തുടങ്ങുന്നത് കസ്റ്റമർ റെക്കോർഡിൽ നിന്നാണ് — മൊബൈൽ റിപ്പയർ ഷോപ്പ് കസ്റ്റമർ മാനേജ്മെന്റ് കാണുക. ടാക്സോടെ ബില്ലിംഗ് ആണോ? റിപ്പയർ ഷോപ്പുകൾക്കുള്ള GST ബില്ലിംഗ് വായിക്കുക. നിങ്ങളുടെ കടം ബുക്ക് ഇപ്പോൾ Excel-ലാണോ? അത് Kiwikit-ലേക്ക് എങ്ങനെ മാറ്റാം ഇവിടെ.
Kiwikit 3 ദിവസം ഫ്രീ ആയി ഉപയോഗിക്കൂ
ഓരോ കസ്റ്റമറുടെയും ബാക്കി പഴക്കം അനുസരിച്ച്, ബില്ലുകൾ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യുന്ന ഒറ്റ-ടാപ്പ് WhatsApp റിമൈൻഡർ, പഴയത് ആദ്യം തീർക്കുന്ന പേയ്മെന്റുകൾ.