दुकानाचे ग्राहक आणि खरेदी Excel मधून Kiwikit मध्ये आणा
सॉफ्टवेअर बदलताना सगळ्यात अवघड काम म्हणजे स्प्रेडशीटमध्ये वर्षानुवर्षे साठलेले ग्राहक आणि सप्लायरची बिले. Kiwikit Excel मधून नेमके काय वाचू शकते, काही सेव्ह करण्याआधी काय तपासते, आणि तरीही तुम्हाला हाताने काय टाकावे लागेल, ते इथे पाहा.
काय इम्पोर्ट करता येते, आणि काय नाही
- ग्राहक आणि सप्लायर — Masters → Parties → Import.
- आयटम (पार्ट्स आणि प्रॉडक्ट्स) — Masters → Item Master → Import: Item Name आणि Category आवश्यक; कोड, खरेदी आणि विक्री किंमत, MRP, GST %, HSN/SAC आणि बारकोड ऐच्छिक.
- जुनी खरेदी बिले — Purchase → Purchase → Import.
- फाईलमधून येत नाही: ग्राहकांची सुरुवातीची (उधारी) बाकी, जुनी जॉब कार्ड्स आणि जुनी विक्री बिले. Tally मधून थेट इम्पोर्टही नाही.
तिन्ही इम्पोर्टर .xlsx, .xls आणि .csv फाईल वाचतात आणि एकाच पद्धतीने चालतात: टेम्पलेट डाउनलोड करा, तो भरा (किंवा तुमचीच शीट वापरा), आणि काहीही सेव्ह होण्याआधी Kiwikit प्रत्येक ओळीचा प्रिव्ह्यू दाखवते.
इम्पोर्ट करण्याआधी
आधी शीट साफ करा (दहा मिनिटे, दिवसभर नाही)
- एका ओळीत एकच ग्राहक, आणि मोबाईल नंबर त्याच्या वेगळ्या कॉलममध्ये — एकाच सेलमध्ये 'Ramesh 98xxxxxxxx' नाही
- मोबाईल नंबर: +91, स्पेस आणि डॅश चालतात, पण सुरुवातीला 0 असलेला (11 अंकी) किंवा एक अंक कमी असलेला नंबर नाकारला जातो
- पुन्हा पुन्हा आलेले ग्राहक काढून टाका, किंवा तसेच राहू द्या — त्याच मोबाईलचा दुसरा ग्राहक वगळला जातो
- तारखा एकाच फॉरमॅटमध्ये ठेवा, DD/MM/YYYY
- आयटमची नावे प्रत्येक ओळीत सारखीच लिहा ('Battery Redmi 9' — एका ओळीत 'redmi 9 batt' आणि पुढच्यात 'Battery - Redmi 9' असे नाही)
स्टेप 1
ग्राहक (आणि सप्लायर) इम्पोर्ट करा
Masters → Parties उघडा, Import दाबा आणि टेम्पलेट डाउनलोड करा. त्यात हे कॉलम याच क्रमाने आहेत. फक्त Name आणि Mobile आवश्यक आहेत:
| कॉलम | त्यात काय भरायचे |
|---|---|
| Name | आवश्यक |
| Mobile | आवश्यक — 10 अंक, एका नंबरला एकच ग्राहक |
| Type | Customer, Supplier किंवा Both. रिकामे ठेवले तर Customer |
| Group | तुमच्याकडे असलेल्या ग्राहक / सप्लायर ग्रुपशी जुळायला हवे. रिकामे ठेवले तर डिफॉल्ट ग्रुप |
| Salutation | Mr., Mrs., Ms., Dr. किंवा M/s |
| Email, Address, Area, Village, Taluka, District, State, Pincode | ऐच्छिक. पिनकोड 6 अंकी असावा |
| GSTIN, PAN | ऐच्छिक, ग्राहक फॉर्मप्रमाणेच तपासले जातात |
| Credit Limit, Credit Days | ऐच्छिक, आकड्यांमध्ये |
तुमची स्वतःची हेडिंग्ज बदलायची गरज नाही. "Customer Name", "Mobile No", "Phone", "Contact No", "GST No" आणि "City" ओळखले जातात. फाईल निवडा, आणि Kiwikit दाखवते की किती ओळी तयार आहेत, किती वगळल्या, आणि कोणत्या दुरुस्त करायच्या — ओळीनुसार, कारणासह. जो मोबाईल नंबर आधीच ग्राहक आहे, किंवा फाईलमध्ये दोनदा आहे, तो वगळला जातो. आधीचा ग्राहक कधीच बदलला जात नाही. चूक असलेल्या ओळी "Problem" कॉलमसह शीट म्हणून डाउनलोड करता येतात, दुरुस्त करून पुन्हा इम्पोर्ट करता येतात. एका फाईलमध्ये 2,000 ओळींपर्यंत चालतात.
स्टेप 2
जुनी खरेदी बिले इम्पोर्ट करा
Purchase → Purchase उघडा आणि Import दाबा. एक ओळ म्हणजे बिलातली एक आयटम लाईन:
| कॉलम | त्यात काय भरायचे |
|---|---|
| Bill No | आवश्यक. एकच Bill No आणि Supplier असलेल्या ओळी मिळून एक बिल होते |
| Date | आवश्यक, DD/MM/YYYY मध्ये |
| Supplier | आवश्यक. नावाने, किंवा Supplier Mobile ने जुळवला जातो |
| Supplier Mobile | Kiwikit मध्ये नवीन असलेल्या सप्लायरसाठी लागतो |
| Item | आवश्यक. आयटमचे नाव किंवा आयटम कोडने जुळवला जातो |
| Qty, Rate | आवश्यक |
| GST % | किंवा CGST % + SGST %, किंवा IGST %, किंवा टॅक्सची रक्कम. रिकामे ठेवले तर आयटमचा स्वतःचा रेट |
| HSN/SAC | ऐच्छिक |
| Paid, Payment Mode | ऐच्छिक. न भरलेली रक्कम सप्लायरला देणे म्हणून नोंदवली जाते |
Kiwikit आधी एकच प्रश्न विचारते: या बिलांचा माल स्टॉकमध्ये जमा करायचा का? माल अजून मोजलेला नसेल तर "Yes — add to stock" निवडा. ओपनिंग स्टॉक आधीच टाकला असेल तर "No — record only" निवडा. असे केल्याने बिले आणि सप्लायरची देणी मिळतात, आणि स्टॉक दोनदा मोजला जात नाही.
मग प्रत्येक बिल, खरेदी स्क्रीनवर टाइप केलेल्या बिलासारख्याच नियमांनी तपासले जाते, GST सकट. फाईलमधला सप्लायर, आयटम किंवा पेमेंट मोड Kiwikit मध्ये नसेल, तर तो वापरणाऱ्या सगळ्या ओळींसाठी तुम्ही एकदाच दुरुस्त करता: आधीचा निवडा किंवा नवीन बनवा. नवीन आयटम तुम्ही निवडलेल्या कॅटेगरीत जातात. त्याच सप्लायरचा आणि त्याच बिल नंबरचा बिल आधीच Kiwikit मध्ये असेल तर तो वगळला जातो. ज्या बिलाचा "Paid" त्याच्या एकूण रकमेपेक्षा जास्त आहे तो नाकारला जातो. एका फाईलमध्ये 3,000 ओळींपर्यंत चालतात. टेम्पलेटची "Example" शीट कधीच इम्पोर्ट होत नाही, म्हणून "Purchases" शीट भरा.
चूक: स्टॉक दोनदा जमा करणे
तुम्ही शेल्फ मोजून ओपनिंग स्टॉक टाकला, आणि मग मागच्या वर्षीची खरेदी बिले "add to stock" ने इम्पोर्ट केली, तर प्रत्येक पार्ट दोनदा मोजला जातो. एकदाच ठरवा: स्टॉक एकतर बिलांमधून येईल, किंवा ओपनिंग स्टॉकमधून. म्हणूनच फाईल वाचण्याआधी Kiwikit तुम्हाला विचारते.
Tally किंवा दुसऱ्या बिलिंग सॉफ्टवेअरमधून येताय?
काही रिपेअर शॉप Kiwikit कडे Tally alternative म्हणून पाहतात, कारण त्यांना जॉब कार्ड, टेक्निशियन आणि WhatsApp अपडेट्स बिलिंगसोबत एकाच ठिकाणी हवे असतात. स्पष्ट सांगायचे तर: Kiwikit मध्ये Tally मधून थेट इम्पोर्ट नाही. ग्राहक लिस्ट आणि परचेस रजिस्टर Excel मध्ये एक्सपोर्ट करा, वरच्या कॉलमशी जुळवा, आणि इम्पोर्ट करा. खरेदीसाठी, GST % ऐवजी CGST आणि SGST (किंवा IGST) कॉलम असलेली शीटही चालते; रेट Kiwikit स्वतः काढते.
किंवा आम्हालाच करू द्या — मोफत
तुमची Excel शीट, वहीचा स्कॅन किंवा अगदी WhatsApp वरची ग्राहक लिस्टही पाठवा. तुम्ही वार्षिक प्लॅन घेतला की आमची टीम ती मोफत मायग्रेट करून देते. पहिल्या दिवसापासून GST बिलेही हवी असतील, तर पाहा Kiwikit GST बिलिंग सॉफ्टवेअर.
नेहमी विचारले जाणारे प्रश्न
Kiwikit थेट Tally मधून इम्पोर्ट करू शकते का?
नाही. Tally मधून थेट इम्पोर्ट नाही. तुम्ही हे करू शकता: ग्राहक लिस्ट किंवा परचेस रजिस्टर Tally मधून (किंवा इतर कोणत्याही सॉफ्टवेअरमधून) Excel मध्ये एक्सपोर्ट करा, Kiwikit च्या टेम्पलेट कॉलमप्रमाणे लावा, आणि ती फाईल इम्पोर्ट करा. खरेदीसाठी CGST, SGST किंवा IGST कॉलम असलेली फाईलही चालते; त्यावरून Kiwikit GST रेट काढते.
तीच फाईल दोनदा इम्पोर्ट केली तर डुप्लिकेट होतील का?
नाही. ज्या ग्राहकाचा मोबाईल नंबर आधीच Kiwikit मध्ये आहे तो वगळला जातो, आणि त्याच सप्लायरचा व त्याच बिल नंबरचा खरेदी बिलही. फेल झालेल्या ओळी दुरुस्त करून पूर्ण फाईल पुन्हा बिनधास्त इम्पोर्ट करू शकता.
ग्राहकांची जुनी उधारी बाकी इम्पोर्ट होते का?
फाईलमधून नाही. ओपनिंग बाकी प्रत्येक ग्राहकावर टाकली जाते, आणि तिथे प्रत्येक बदल कोणी आणि का केला याची नोंद राहते. असे खूप ग्राहक असतील तर आम्हाला सांगा — ते मोफत मायग्रेशनचाच भाग आहे.
माझी जुनी जॉब कार्ड्स किंवा विक्री बिले इम्पोर्ट करता येतील का?
जुनी जॉब कार्ड्स किंवा विक्री बिलांसाठी इम्पोर्टर नाही. बहुतेक दुकाने पहिल्या दिवसापासून नवीन जॉब कार्ड्स Kiwikit मध्ये सुरू करतात, ग्राहक लिस्ट आणतात म्हणजे परत येणारे ग्राहक मोबाईल नंबरवरून सापडतात, आणि जुनी बाकी ओपनिंग बॅलन्स म्हणून पुढे नेतात.
मोफत डेटा मायग्रेशन कोण करते?
Kiwikit ची स्वतःची टीम. तुमची Excel शीट, वहीचा स्कॅन किंवा अगदी WhatsApp ग्राहक लिस्ट पाठवा, आणि वार्षिक प्लॅन घेतल्यावर आम्ही ते तुमच्यासाठी मोफत सेट करून देतो.
पुढे वाचा
स्प्रेडशीट खरंच कमी पडतेय का, खात्री नाही? वाचा Excel मधले मोबाईल शॉप सॉफ्टवेअर: कुठे अडते. जुनी बाकी पुढे आणताय? पाहा दुकानात उधारी कशी ट्रॅक करायची. मायग्रेशननंतरचा स्टॉक Kiwikit इन्व्हेंटरी सॉफ्टवेअर मध्ये आहे.
Kiwikit 3 दिवस मोफत वापरून पाहा
ग्राहक, आयटम आणि जुनी खरेदी बिले पूर्ण प्रिव्ह्यूसह Excel मधून इम्पोर्ट करा, किंवा फाईल आम्हाला पाठवा — वार्षिक प्लॅनवर आम्ही मोफत मायग्रेट करतो.