रिपेअर किंवा मोबाईल शॉपमध्ये उधारी कशी ट्रॅक करायची
जवळजवळ प्रत्येक दुकान थोडीफार उधारी देते: ₹300 कमी पडलेला नेहमीचा ग्राहक, महिन्याला पैसे देणारा डीलर. उधारी दिली म्हणून पैसे बुडत नाहीत. ते बुडतात जेव्हा कोणाकडे किती बाकी आहे आणि कधीपासून, हे एका नजरेत कोणीच सांगू शकत नाही.
कागदी खाते
वहीमुळे पैसे कुठे बुडतात
- ग्राहकनिहाय एकूण नाही: नोंदी तारखेनुसार लिहिल्या जातात, म्हणून एका व्यक्तीकडे किती बाकी आहे ते शोधायला प्रत्येक पान वाचून हाताने बेरीज करावी लागते. ग्राहक विचारेपर्यंत कोणी ते करत नाही — आणि मग तो आकड्यावरच वाद घालतो.
- पेमेंट चुकीच्या जागी लिहिले जाते: ग्राहक शनिवारी ₹500 देतो. ते गल्ल्यात जातात, कदाचित रोजच्या वहीत, पण खात्यात त्याच्या नावासमोर नाही. काही महिन्यांनी तो म्हणतो मी दिले होते; त्याने दिले नाहीत हे तुम्ही दाखवू शकत नाही.
- पैसे किती जुने आहेत कोणालाच माहीत नसते: दोन आठवड्यांपासूनचे ₹2,000 आणि दिवाळीपासूनचे ₹2,000 पानावर सारखेच दिसतात. जुने पैसेच कधी परत येत नाहीत.
- मागायला संकोच वाटतो: नेहमीच्या ग्राहकाला फोन करून 'तुमची उधारी बाकी आहे' म्हणणे उद्धट वाटते, म्हणून ते पुढे ढकलले जाते. त्याच्या बिलांची लेखी यादी नम्रपणे पाठवणे दोघांनाही सोपे जाते.
काय नोंदवायचे
प्रत्येक उधारीच्या विक्रीला लिहायच्या सहा गोष्टी
वही असो किंवा सॉफ्टवेअर, प्रत्येक उधारीच्या नोंदीत हीच माहिती हवी:
- ग्राहकाचे नाव आणि मोबाईल नंबर — त्या नंबरवरूनच तुम्ही आठवण करून देणार
- तारीख, आणि ज्या बिल किंवा जॉब कार्डवर उधारी आहे त्याचा नंबर
- कशासाठी होती: 'Vivo Y20 डिस्प्ले बदलला', फक्त '₹1,800' नाही
- एकूण बिल, आत्ता भरलेली रक्कम, आणि उरलेली बाकी
- उधारी का ठेवली (नेहमीचा ग्राहक, डीलर, पगाराच्या दिवशी देणार)
- नंतरचे प्रत्येक पेमेंट वेगळी नोंद म्हणून, तारीख आणि मोडसह (रोख, UPI आणि रेफरन्स)
WhatsApp वर संकोच न करता आठवण करून देणे
आठवण नेमकी आणि नम्र असली की उत्तम चालते: दुकानाचे नाव, एकूण रक्कम, आणि ती कोणत्या बिलांची आहे, सगळ्यात जुने आधी. "4 सप्टेंबरला Vivo डिस्प्लेचे ₹1,800 आणि 21 सप्टेंबरला चार्जिंग पोर्टचे ₹450" — याचे पैसे येतात. "तुमचे पैसे बाकी आहेत" — यावर वाद होतो.
- पहिली आठवण साधारण 30 दिवसांनी पाठवा, दुसऱ्याच दिवशी नाही.
- दुकानाच्या नंबरवरून पाठवा, स्टाफच्या पर्सनल फोनवरून नाही.
- 90 दिवसांपेक्षा जुन्या बाकीसाठी फोन करा किंवा भेटायला जा, आणखी एक मेसेज नको.
चूक: मागे बिलच नसलेली उधारी
सुट्ट्या पानावर "रमेश भाऊ — ₹1,200" ही आठवण आहे, नोंद नाही. उधारीचा प्रत्येक रुपया एखाद्या बिलाशी किंवा जॉब कार्डशी जोडलेला हवा, म्हणजे ग्राहकाने "कशाचे?" विचारले की काय काम केले आणि कोणत्या तारखेला, ते नेमके दाखवता येते.
Kiwikit मध्ये उधारी कशी चालते
वेगळे खाते ठेवायची गरज नाही. उधारी बिलांमधूनच येते:
- बिलावर: फोन घेताना घेतलेला ॲडव्हान्स (तो विभागूनही घेता येतो, उदा. रोख आणि UPI) ही पावती असते. डिलिव्हरीला ग्राहकाने बिलापेक्षा कमी दिले, तर बाकी रक्कम आउटस्टँडिंग म्हणून स्वीकारून कारण निवडता येते. मग जॉब कार्डवर एकूण भरलेले आणि अजून बाकी किती, ते दिसते.
- Finance → Receivables: प्रत्येक ग्राहकाची एक ओळ — त्याच्या जॉब कार्ड, काउंटर विक्री, उधारीवर विकलेले जुने फोन आणि ओपनिंग बॅलन्स मिळून बिल केलेले, भरलेले आणि बाकी. बाकी किती जुनी आहे त्यानुसार विभागलेली असते (0–30, 30–60, 60–90 आणि 90+ दिवस) आणि प्रत्येक गटानुसार फिल्टर करता येते. एकूण रकमेमागची सगळी बिले पाहायला ग्राहक उघडा, किंवा लिस्ट एक्सपोर्ट करा.
- WhatsApp रिमाइंडर: प्रत्येक ग्राहकासाठी एक बटण — तुमच्या दुकानाकडून नम्र मेसेज जातो, त्यात एकूण रक्कम आणि बाकी बिले (सगळ्यात जुने आधी), आणि त्याची तुमच्याकडे असलेली जमा रक्कम वजा करून. बटण तुम्ही दाबता; तो वेळापत्रकाने आपोआप जात नाही. आधी तुमच्या दुकानाचे WhatsApp कनेक्ट केलेले हवे.
- वसुली: ग्राहकाने एकरकमी पैसे दिले, तर Collect सगळ्यात जुनी बाकी आधी फेडते आणि सेव्ह करण्याआधी विभागणी दाखवते. तुम्ही payment-received WhatsApp मेसेज चालू केला असेल, तर ग्राहकाला तो आपोआप मिळतो.
- Party Ledger आणि पावत्या: Party Ledger मध्ये एका ग्राहकाची बिले आणि पेमेंट तारखेनुसार चालू बॅलन्ससह दिसतात, आणि ते CSV मध्ये एक्सपोर्ट होते. Receipts & Payments मध्ये प्रत्येक पावती दिसते. चुकीची पावती डिलीट होत नाही, ती void केली जाते.
- जुन्या खात्याची बाकी: प्रत्येक ग्राहकाची बाकी त्याचा ओपनिंग बॅलन्स म्हणून टाका. रिमाइंडरमध्ये ती "Previous balance" म्हणून दिसते, आणि त्यातला प्रत्येक बदल कोणी आणि का केला याची नोंद राहते.
याच बिलांवर GST इन्व्हॉइस हवेत? पाहा Kiwikit GST बिलिंग सॉफ्टवेअर.
नेहमी विचारले जाणारे प्रश्न
रिपेअर शॉपने उधारी द्यावी का?
बहुतेक दुकाने देतात — नेहमीच्या ग्राहकांना आणि काम पाठवणाऱ्या डीलरना. ती सुरक्षित ठेवायचा नियम सोपा आहे: उधारी फक्त लेखी बिलावर, फक्त ज्याचा मोबाईल नंबर तुमच्याकडे आहे त्याला, आणि 60 दिवस वाट पाहायची तयारी आहे त्यापेक्षा जास्त कधीच नाही.
माझ्या जुन्या खात्याची बाकी सॉफ्टवेअरमध्ये कशी आणायची?
प्रत्येक ग्राहक जोडा, मग तुम्ही सुरुवात केली त्या दिवशी त्याच्याकडे किती बाकी होती ते त्याचा ओपनिंग बॅलन्स म्हणून टाका. Kiwikit मध्ये ओपनिंग बॅलन्स ग्राहकावर सेट होतो आणि त्याच्या बाकीत 'Previous balance' म्हणून दिसतो; त्यातला प्रत्येक बदल कोणी आणि कधी केला याची नोंद राहते.
Kiwikit पेमेंट रिमाइंडर आपोआप पाठवते का?
नाही. Receivables स्क्रीनवर त्या ग्राहकासाठी तुम्ही 'WhatsApp reminder' दाबता तेव्हाच आठवण जाते. हे मुद्दामच आहे: कोणाला आणि कधी आठवण करायची ते तुम्ही ठरवता. त्यासाठी Settings → WhatsApp मध्ये तुमच्या दुकानाचे WhatsApp कनेक्ट केलेले हवे.
ग्राहकाने तीन जुन्या बिलांसाठी एकच रक्कम दिली. ती कशी टाकायची?
एकदाच टाका. Receivables वरचा Kiwikit चा Collect पर्याय एक रक्कम घेतो आणि सगळ्यात जुनी बाकी आधी फेडतो — आधी ओपनिंग बॅलन्स, मग सगळ्यात जुनी बिले — आणि सेव्ह करण्याआधी विभागणी दाखवतो.
पावती चुकून टाकली गेली तर?
ती डिलीट करण्याऐवजी void करा. Void केलेली पावती लिस्टमध्ये voided अशी खूण करून राहते, आणि बिलाची बाकी पुन्हा वाढते. काय घडले याची नोंद तशीच राहते.
पुढे वाचा
उधारीची सुरुवात ग्राहकाच्या रेकॉर्डपासून होते — पाहा मोबाईल रिपेअर शॉप ग्राहक व्यवस्थापन. टॅक्ससह बिलिंग? वाचा रिपेअर शॉपसाठी GST बिलिंग. तुमचे खाते आज Excel मध्ये आहे? हे पाहा ते Kiwikit मध्ये कसे आणायचे.
Kiwikit 3 दिवस मोफत वापरून पाहा
प्रत्येक ग्राहकाची बाकी ती किती जुनी आहे त्यानुसार, बिलांच्या यादीसह एका टॅपवर WhatsApp रिमाइंडर, आणि पेमेंट सगळ्यात जुन्या बाकीपासून फेडले जाते.