દુકાનના ગ્રાહકો અને ખરીદી Excel માંથી Kiwikit માં લાવો
સોફ્ટવેર બદલવામાં સૌથી અઘરું કામ છે સ્પ્રેડશીટમાં પડેલા વર્ષોના ગ્રાહકો અને સપ્લાયરનાં બિલ. અહીં બરાબર જુઓ કે Kiwikit Excel માંથી શું વાંચી શકે છે, કંઈ પણ સેવ કરતા પહેલાં શું ચેક કરે છે, અને તમારે હજુ હાથે શું નાખવું પડશે.
શું ઇમ્પોર્ટ થાય, અને શું નહીં
- ગ્રાહકો અને સપ્લાયર — Masters → Parties → Import.
- આઇટમ (પાર્ટ અને પ્રોડક્ટ) — Masters → Item Master → Import: Item Name અને Category ફરજિયાત છે; કોડ, ખરીદ અને વેચાણ કિંમત, MRP, GST %, HSN/SAC અને બારકોડ મરજિયાત છે.
- જૂનાં પરચેઝ બિલ — Purchase → Purchase → Import.
- ફાઇલથી નહીં: ગ્રાહકોના ઓપનિંગ (ઉધાર) બેલેન્સ, જૂનાં જોબ કાર્ડ અને જૂનાં વેચાણ બિલ. Tally માંથી સીધું ઇમ્પોર્ટ પણ નથી.
ત્રણેય ઇમ્પોર્ટર .xlsx, .xls અને .csv ફાઇલ વાંચે છે અને એક જ રીતે કામ કરે છે: ટેમ્પ્લેટ ડાઉનલોડ કરો, ભરો (અથવા તમારી પોતાની શીટ વાપરો), અને કંઈ પણ સેવ થાય તે પહેલાં Kiwikit દરેક લાઇનનું પ્રિવ્યૂ બતાવે છે.
ઇમ્પોર્ટ પહેલાં
પહેલાં શીટ સાફ કરો (દસ મિનિટ, આખો દિવસ નહીં)
- એક લાઇનમાં એક ગ્રાહક, અને મોબાઇલ નંબર તેના અલગ કૉલમમાં — એક જ સેલમાં 'Ramesh 98xxxxxxxx' નહીં
- મોબાઇલ નંબર: +91, સ્પેસ અને ડેશ ચાલે, પણ આગળ 0 વાળો નંબર (11 આંકડા) કે એક આંકડો ઓછો હોય તો નકારાય છે
- ડુપ્લિકેટ ગ્રાહકો કાઢી નાખો, અથવા રહેવા દો — એ જ મોબાઇલ નંબરવાળો બીજો ગ્રાહક છોડી દેવાય છે
- તારીખ એક જ ફોર્મેટમાં રાખો, DD/MM/YYYY
- આઇટમનાં નામ દરેક લાઇનમાં એક જ રીતે લખો ('Battery Redmi 9', એક લાઇનમાં 'redmi 9 batt' અને બીજીમાં 'Battery - Redmi 9' નહીં)
સ્ટેપ 1
ગ્રાહકો (અને સપ્લાયર) ઇમ્પોર્ટ કરો
Masters → Parties ખોલો, Import દબાવો અને ટેમ્પ્લેટ ડાઉનલોડ કરો. તેમાં આ કૉલમ આ જ ક્રમમાં છે. ફક્ત Name અને Mobile ફરજિયાત છે:
| કૉલમ | તેમાં શું આવે |
|---|---|
| Name | ફરજિયાત |
| Mobile | ફરજિયાત — 10 આંકડા, એક નંબર પર એક ગ્રાહક |
| Type | Customer, Supplier કે Both. ખાલી હોય તો Customer |
| Group | તમારા કોઈ ગ્રાહક / સપ્લાયર ગ્રુપ સાથે મેળ ખાવો જોઈએ. ખાલી હોય તો ડિફોલ્ટ લેવાય |
| Salutation | Mr., Mrs., Ms., Dr. કે M/s |
| Email, Address, Area, Village, Taluka, District, State, Pincode | મરજિયાત. Pincode 6 આંકડાનો હોવો જોઈએ |
| GSTIN, PAN | મરજિયાત, ગ્રાહક ફોર્મની જેમ જ ચેક થાય છે |
| Credit Limit, Credit Days | મરજિયાત આંકડા |
તમારાં પોતાનાં હેડિંગ બદલવાની જરૂર નથી. 'Customer Name', 'Mobile No', 'Phone', 'Contact No', 'GST No' અને 'City' ઓળખાઈ જાય છે. ફાઇલ પસંદ કરો એટલે Kiwikit બતાવે કે કેટલી લાઇન તૈયાર છે, કેટલી છોડાઈ, અને કઈ સુધારવાની છે — લાઇન બાય લાઇન કારણ સાથે. જે મોબાઇલ નંબર પહેલેથી ગ્રાહક છે, કે ફાઇલમાં બે વાર છે, તે છોડી દેવાય છે. હાલના ગ્રાહકમાં ક્યારેય ફેરફાર થતો નથી. ભૂલવાળી લાઇન 'Problem' કૉલમ સાથે શીટ તરીકે ડાઉનલોડ કરી, સુધારીને ફરી ઇમ્પોર્ટ કરી શકાય. એક ફાઇલમાં 2,000 લાઇન સુધી આવી શકે.
સ્ટેપ 2
જૂનાં પરચેઝ બિલ ઇમ્પોર્ટ કરો
Purchase → Purchase ખોલો અને Import દબાવો. એક લાઇન એટલે બિલની એક આઇટમ:
| કૉલમ | તેમાં શું આવે |
|---|---|
| Bill No | ફરજિયાત. એક જ Bill No અને Supplier વાળી લાઇનો મળીને એક બિલ બને છે |
| Date | ફરજિયાત, DD/MM/YYYY માં |
| Supplier | ફરજિયાત. નામથી, અથવા Supplier Mobile થી મેળવાય છે |
| Supplier Mobile | Kiwikit માં નવો હોય તેવા સપ્લાયર માટે જરૂરી |
| Item | ફરજિયાત. આઇટમના નામ કે આઇટમ કોડથી મેળવાય છે |
| Qty, Rate | ફરજિયાત |
| GST % | અથવા CGST % + SGST %, અથવા IGST %, અથવા ટેક્સની રકમ. ખાલી હોય તો આઇટમનો પોતાનો રેટ લેવાય |
| HSN/SAC | મરજિયાત |
| Paid, Payment Mode | મરજિયાત. બાકી રકમ સપ્લાયરને ચૂકવવાની તરીકે નોંધાય છે |
Kiwikit પહેલાં એક સવાલ પૂછે છે: આ બિલનો માલ સ્ટોકમાં ઉમેરવો છે? માલ હજુ ગણાયો ન હોય તો 'Yes — add to stock' પસંદ કરો. ઓપનિંગ સ્ટોક પહેલેથી નાખ્યો હોય તો 'No — record only' પસંદ કરો. આ રીતે સ્ટોક બે વાર ગણ્યા વગર તમને બિલ અને સપ્લાયરની બાકી રકમ મળી જાય છે.
પછી દરેક બિલ પરચેઝ સ્ક્રીન પર ટાઇપ કરેલા બિલના જ નિયમોથી ચેક થાય છે, GST સહિત. ફાઇલમાંનો કોઈ સપ્લાયર, આઇટમ કે પેમેન્ટ મોડ Kiwikit માં ન હોય, તો તેને વાપરતી બધી લાઇનો માટે એક જ વાર સુધારો: હાલનો પસંદ કરો અથવા નવો બનાવો. નવી આઇટમ તમે પસંદ કરો તે કેટેગરીમાં જાય છે. Kiwikit માં એ જ સપ્લાયર અને બિલ નંબરવાળું બિલ પહેલેથી હોય તો છોડી દેવાય છે. જે બિલનું 'Paid' તેના ટોટલ કરતાં વધારે હોય તે નકારાય છે. એક ફાઇલમાં 3,000 લાઇન સુધી આવી શકે. ટેમ્પ્લેટની 'Example' શીટ ક્યારેય ઇમ્પોર્ટ થતી નથી, એટલે 'Purchases' શીટ ભરો.
ભૂલ: સ્ટોક બે વાર ઉમેરવો
જો તમે શેલ્ફ ગણીને ઓપનિંગ સ્ટોક નાખો, અને પછી ગયા વર્ષનાં પરચેઝ બિલ 'add to stock' સાથે ઇમ્પોર્ટ કરો, તો દરેક પાર્ટ બે વાર ગણાશે. એક વાર નક્કી કરો: કાં તો બિલથી સ્ટોક આવે, કાં તો ઓપનિંગ સ્ટોકથી. એટલે જ Kiwikit ફાઇલ વાંચતા પહેલાં પૂછે છે.
Tally કે બીજા બિલિંગ સોફ્ટવેરમાંથી આવો છો?
કેટલીક રિપેર શોપ Kiwikit ને Tally alternative તરીકે જુએ છે, કારણ કે તેમને જોબ કાર્ડ, ટેક્નિશિયન અને WhatsApp અપડેટ બિલિંગની સાથે એક જ જગ્યાએ જોઈએ છે. સ્પષ્ટ કહીએ તો: Kiwikit માં Tally માંથી સીધું ઇમ્પોર્ટ નથી. ગ્રાહક લિસ્ટ અને પરચેઝ રજિસ્ટર Excel માં એક્સપોર્ટ કરો, ઉપરના કૉલમ સાથે મેળવો, અને ઇમ્પોર્ટ કરો. પરચેઝ માટે, GST % ને બદલે CGST અને SGST (કે IGST) કૉલમવાળી શીટ પણ ચાલે; રેટ Kiwikit ગણી લે છે.
અથવા અમને કરવા દો — ફ્રીમાં
તમારી Excel શીટ, ચોપડાનો સ્કેન કે WhatsApp પરનું ગ્રાહક લિસ્ટ પણ અમને મોકલો. તમે વાર્ષિક પ્લાન લો ત્યારે અમારી ટીમ તે ફ્રીમાં ટ્રાન્સફર કરી આપે છે. પહેલા દિવસથી GST બિલ પણ જોઈએ છે? જુઓ Kiwikit GST બિલિંગ સોફ્ટવેર.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
શું Kiwikit સીધું Tally માંથી ઇમ્પોર્ટ કરી શકે?
ના. Tally માંથી સીધું ઇમ્પોર્ટ નથી. તમે એટલું કરી શકો કે Tally (કે બીજા કોઈ સોફ્ટવેર) માંથી ગ્રાહક લિસ્ટ કે પરચેઝ રજિસ્ટર Excel માં એક્સપોર્ટ કરો, તેને Kiwikit ના ટેમ્પ્લેટ કૉલમ પ્રમાણે ગોઠવો, અને તે ફાઇલ ઇમ્પોર્ટ કરો. પરચેઝ માટે CGST, SGST કે IGST કૉલમવાળી ફાઇલ પણ ચાલે; તેના પરથી Kiwikit GST રેટ ગણી લે છે.
એક જ ફાઇલ બે વાર ઇમ્પોર્ટ કરું તો ડુપ્લિકેટ બનશે?
ના. જે ગ્રાહકનો મોબાઇલ નંબર Kiwikit માં પહેલેથી છે તે છોડી દેવાય છે, અને એ જ સપ્લાયર અને બિલ નંબરવાળું પરચેઝ બિલ પણ. ભૂલવાળી લાઇનો સુધારીને આખી ફાઇલ ફરીથી નિશ્ચિંત થઈને ઇમ્પોર્ટ કરી શકો.
ગ્રાહકોના જૂના ઉધાર બેલેન્સ ઇમ્પોર્ટ થાય?
ફાઇલથી નહીં. ઓપનિંગ બેલેન્સ દરેક ગ્રાહક પર નાખવાનું હોય છે, જ્યાં દરેક ફેરફાર કોણે અને કેમ કર્યો તેની નોંધ રહે છે. વધારે હોય તો અમને કહો — તે ફ્રી ડેટા ટ્રાન્સફરનો જ ભાગ છે.
મારાં જૂનાં જોબ કાર્ડ કે વેચાણ બિલ ઇમ્પોર્ટ કરી શકું?
જૂનાં જોબ કાર્ડ કે વેચાણ બિલ માટે ઇમ્પોર્ટર નથી. મોટાભાગની દુકાનો પહેલા દિવસથી Kiwikit માં નવાં જોબ કાર્ડ શરૂ કરે છે, ગ્રાહક લિસ્ટ લાવે છે જેથી જૂના ગ્રાહક મોબાઇલ નંબરથી મળી જાય, અને જૂની બાકી રકમ ઓપનિંગ બેલેન્સ તરીકે લઈ આવે છે.
ફ્રી ડેટા ટ્રાન્સફર કોણ કરે છે?
Kiwikit ની પોતાની ટીમ. તમારી Excel શીટ, ચોપડાનો સ્કેન કે WhatsApp પરનું ગ્રાહક લિસ્ટ પણ મોકલો, અને તમે વાર્ષિક પ્લાન લો ત્યારે અમે તે ફ્રીમાં સેટ કરી આપીએ છીએ.
આગળ વાંચો
સ્પ્રેડશીટ હવે ઓછી પડે છે કે નહીં તે નક્કી નથી? વાંચો Excel માં મોબાઇલ શોપ સોફ્ટવેર: ક્યાં તૂટે છે. જૂની બાકી રકમ લાવો છો? જુઓ દુકાનમાં ઉધાર કેવી રીતે રાખવું. બદલ્યા પછીનો સ્ટોક Kiwikit ઇન્વેન્ટરી સોફ્ટવેર માં સમજાવ્યો છે.
Kiwikit 3 દિવસ ફ્રી વાપરી જુઓ
ગ્રાહકો, આઇટમ અને જૂનાં પરચેઝ બિલ પૂરા પ્રિવ્યૂ સાથે Excel માંથી ઇમ્પોર્ટ કરો, અથવા ફાઇલ અમને મોકલો અને વાર્ષિક પ્લાન પર અમે ફ્રીમાં ટ્રાન્સફર કરી આપીએ.