રિપેર કે મોબાઇલ શોપમાં ઉધાર કેવી રીતે રાખવું
લગભગ દરેક દુકાન થોડું ઉધાર આપે છે: ₹300 ઓછા પડતા રેગ્યુલર ગ્રાહકને, મહિને ચૂકવતા ડીલરને. ઉધાર આપો ત્યારે પૈસા જતા નથી. પૈસા ત્યારે જાય છે જ્યારે એક નજરે કોઈ કહી ન શકે કે કોના કેટલા બાકી છે અને ક્યારથી.
કાગળનું ખાતું
ચોપડામાં પૈસા ક્યાં ડૂબે છે
- ગ્રાહક દીઠ ટોટલ નથી: એન્ટ્રી તારીખ પ્રમાણે લખાય છે, એટલે એક વ્યક્તિના કેટલા બાકી છે તે જાણવા દરેક પાનું વાંચીને હાથે સરવાળો કરવો પડે. ગ્રાહક પૂછે નહીં ત્યાં સુધી કોઈ કરતું નથી — અને પછી તે આંકડા પર ઝઘડો કરે છે.
- પેમેન્ટ ખોટી જગ્યાએ લખાય છે: ગ્રાહક શનિવારે ₹500 આપે. તે ગલ્લામાં જાય, કદાચ રોજમેળમાં પણ, પણ ખાતામાં તેના નામ સામે નહીં. મહિનાઓ પછી તે કહે કે પૈસા આપ્યા હતા; તમે સાબિત ન કરી શકો કે નથી આપ્યા.
- પૈસા કેટલા જૂના છે તે કોઈને ખબર નથી: બે અઠવાડિયાથી બાકી ₹2,000 અને દિવાળીથી બાકી ₹2,000 પાના પર એકસરખા દેખાય છે. જૂના પૈસા જ ક્યારેય પાછા નથી આવતા.
- માંગવામાં સંકોચ થાય છે: રેગ્યુલર ગ્રાહકને ફોન કરીને 'તમારું ઉધાર બાકી છે' કહેવું ખરાબ લાગે, એટલે વાત ટળતી જાય છે. તેમનાં બિલનું લખેલું લિસ્ટ, વિનયથી મોકલેલું, બંને બાજુ માટે સહેલું છે.
શું નોંધવું
દરેક ઉધાર વેચાણ માટે લખવાની છ વાતો
ચોપડો હોય કે સોફ્ટવેર, દરેક ઉધાર એન્ટ્રીમાં આ જ વિગતો જોઈએ:
- ગ્રાહકનું નામ અને મોબાઇલ નંબર — નંબરથી જ તમે તેમને યાદ અપાવશો
- તારીખ, અને જે બિલ કે જોબ કાર્ડ સામે ઉધાર છે તેનો નંબર
- શેના માટે હતું: 'Vivo Y20 ડિસ્પ્લે બદલી', ફક્ત '₹1,800' નહીં
- કુલ બિલ, હમણાં ચૂકવેલી રકમ, અને બાકી રકમ
- ઉધાર કેમ રાખ્યું (રેગ્યુલર ગ્રાહક, ડીલર, પગાર આવે ત્યારે ચૂકવશે)
- પછીનું દરેક પેમેન્ટ અલગ એન્ટ્રી તરીકે, તારીખ અને રીત સાથે (રોકડ, UPI અને રેફરન્સ)
ખચકાટ વગર WhatsApp પર યાદ અપાવો
રિમાઇન્ડર ચોક્કસ અને વિનયી હોય ત્યારે સૌથી સારું કામ કરે છે: દુકાનનું નામ, ટોટલ, અને તે બનાવતાં બિલ, સૌથી જૂનું પહેલાં. '4 સપ્ટેમ્બરે Vivo ડિસ્પ્લેના ₹1,800 અને 21 સપ્ટેમ્બરે ચાર્જિંગ પોર્ટના ₹450' — આના પૈસા આવે છે. 'તમારા પૈસા બાકી છે' — આનાથી બોલાચાલી થાય છે.
- પહેલું રિમાઇન્ડર લગભગ 30 દિવસે મોકલો, બીજા દિવસે નહીં.
- દુકાનના નંબર પરથી મોકલો, સ્ટાફના પર્સનલ ફોન પરથી નહીં.
- 90 દિવસથી વધુ જૂના માટે ફોન કરો કે રૂબરૂ જાઓ, વધુ એક મેસેજ નહીં.
ભૂલ: પાછળ કોઈ બિલ વગરનું ઉધાર
છૂટા પાના પર 'રમેશભાઈ — ₹1,200' એ યાદ છે, રેકોર્ડ નથી. ઉધારનો દરેક રૂપિયો કોઈ બિલ કે જોબ કાર્ડ સાથે જોડાયેલો હોવો જોઈએ, જેથી ગ્રાહક પૂછે 'શેના?', ત્યારે તમે બરાબર બતાવી શકો કે શું કામ થયું અને કઈ તારીખે.
Kiwikit માં ઉધાર કેવી રીતે ચાલે છે
અલગ ખાતું રાખવાની જરૂર નથી. ઉધાર બિલમાંથી જ આવે છે:
- બિલ પર: ફોન લેતી વખતે લીધેલું એડવાન્સ (તે વહેંચી શકાય, જેમ કે રોકડ વત્તા UPI) એક રસીદ છે. ડિલિવરી વખતે ગ્રાહક બિલ કરતાં ઓછું ચૂકવે, તો બાકી રકમ આઉટસ્ટેન્ડિંગ તરીકે સ્વીકારી કારણ પસંદ કરી શકો. પછી જોબ કાર્ડ પર કુલ ચૂકવેલું અને હજુ બાકી બંને દેખાય છે.
- Finance → Receivables: દરેક ગ્રાહકની એક લાઇન — તેનાં જોબ કાર્ડ, કાઉન્ટર વેચાણ, ઉધાર પર વેચેલા જૂના ફોન અને ઓપનિંગ બેલેન્સ મળીને બિલ થયેલું, ચૂકવેલું અને બાકી. બાકી રકમ ઉંમર પ્રમાણે વહેંચાય છે (0–30, 30–60, 60–90 અને 90+ દિવસ) અને દરેક પ્રમાણે ફિલ્ટર કરી શકાય. ટોટલ પાછળનું દરેક બિલ જોવા ગ્રાહક ખોલો, અથવા લિસ્ટ એક્સપોર્ટ કરો.
- WhatsApp રિમાઇન્ડર: દરેક ગ્રાહક માટે એક બટન તમારી દુકાન તરફથી વિનયી મેસેજ મોકલે છે — ટોટલ અને બાકી બિલ, સૌથી જૂનું પહેલાં, અને તેમની કોઈ જમા રકમ તમારી પાસે હોય તો તે બાદ કરીને. બટન તમે દબાવો છો; તે કોઈ શેડ્યૂલ પર જતું નથી. પહેલાં તમારી દુકાનનું WhatsApp કનેક્ટ કરવું પડે.
- વસૂલી: ગ્રાહક એક સાથે રકમ ચૂકવે ત્યારે Collect સૌથી જૂની બાકી રકમ પહેલાં ચૂકતે કરે છે અને સેવ કરતા પહેલાં વહેંચણી બતાવે છે. જો તમે payment-received WhatsApp મેસેજ ચાલુ કર્યો હોય, તો ગ્રાહકને તે આપોઆપ મળે છે.
- Party Ledger અને રસીદો: Party Ledger એક ગ્રાહકનાં બિલ અને પેમેન્ટ તારીખ પ્રમાણે ચાલુ બેલેન્સ સાથે બતાવે છે, અને CSV માં એક્સપોર્ટ થાય છે. Receipts & Payments માં દરેક રસીદની યાદી છે. ખોટી રસીદ ડિલીટ નથી થતી, void થાય છે.
- જૂના ખાતાનું બેલેન્સ: દરેક ગ્રાહકનું બેલેન્સ તેના ઓપનિંગ બેલેન્સ તરીકે નાખો. રિમાઇન્ડરમાં તે 'Previous balance' તરીકે દેખાય છે, અને તેમાં થતો દરેક ફેરફાર કોણે અને કેમ કર્યો તેની નોંધ રહે છે.
એ જ બિલ પર GST ઇન્વોઇસ જોઈએ છે? જુઓ Kiwikit GST બિલિંગ સોફ્ટવેર.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
રિપેર શોપે ઉધાર આપવું જ જોઈએ?
મોટાભાગની દુકાનો આપે છે — રેગ્યુલર ગ્રાહકોને અને કામ મોકલતા ડીલરોને. તેને સલામત રાખવાનો નિયમ સરળ છે: ઉધાર ફક્ત લખેલા બિલ સામે, ફક્ત જેનો મોબાઇલ નંબર તમારી પાસે હોય તેને, અને ક્યારેય એટલું નહીં કે જેના માટે તમે 60 દિવસ રાહ જોવા તૈયાર ન હો.
જૂના ખાતાનું બેલેન્સ સોફ્ટવેરમાં કેવી રીતે લાવું?
દરેક ગ્રાહક ઉમેરો, પછી તમે શરૂ કર્યું તે દિવસે તેમના જેટલા બાકી હતા તે ઓપનિંગ બેલેન્સ તરીકે નાખો. Kiwikit માં ઓપનિંગ બેલેન્સ ગ્રાહક પર સેટ થાય છે અને તેમની બાકી રકમમાં 'Previous balance' તરીકે દેખાય છે; તેમાં થતો દરેક ફેરફાર કોણે અને ક્યારે કર્યો તે નોંધાય છે.
Kiwikit પેમેન્ટ રિમાઇન્ડર આપોઆપ મોકલે છે?
ના. Receivables સ્ક્રીન પર તે ગ્રાહક માટે 'WhatsApp reminder' દબાવો ત્યારે જ રિમાઇન્ડર જાય છે. આ જાણીજોઈને છે: કોને અને ક્યારે યાદ અપાવવું તે તમે નક્કી કરો. તેના માટે Settings → WhatsApp માં તમારી દુકાનનું WhatsApp કનેક્ટ હોવું જોઈએ.
ગ્રાહકે ત્રણ જૂનાં બિલ માટે એક જ રકમ આપી. કેવી રીતે નાખું?
એક જ વાર નાખો. Receivables પરનો Kiwikit નો Collect વિકલ્પ એક રકમ લઈને સૌથી જૂની બાકી પહેલાં ચૂકતે કરે છે — પહેલાં ઓપનિંગ બેલેન્સ, પછી સૌથી જૂનાં બિલ — અને સેવ કરતા પહેલાં વહેંચણી બતાવે છે.
ભૂલથી રસીદ નખાઈ ગઈ હોય તો?
તેને ડિલીટ કરવાને બદલે void કરો. void કરેલી રસીદ લિસ્ટમાં voided લખેલી રહે છે, અને બિલની બાકી રકમ પાછી વધી જાય છે. શું થયું હતું તેનો રેકોર્ડ રહે છે.
આગળ વાંચો
ઉધારની શરૂઆત ગ્રાહકના રેકોર્ડથી થાય છે — જુઓ મોબાઇલ રિપેર શોપ ગ્રાહક મેનેજમેન્ટ. ટેક્સ સાથે બિલિંગ? વાંચો રિપેર શોપ માટે GST બિલિંગ. તમારું ખાતું આજે Excel માં છે? આ રહ્યું તેને Kiwikit માં કેવી રીતે લાવવું.
Kiwikit 3 દિવસ ફ્રી વાપરી જુઓ
દરેક ગ્રાહકની બાકી રકમ ઉંમર પ્રમાણે, તેમનાં બિલની યાદી સાથે એક ટેપમાં WhatsApp રિમાઇન્ડર, અને સૌથી જૂનું પહેલાં ચૂકતે થતું પેમેન્ટ.