પ્રિન્ટર રિપેર અને કાર્ટ્રિજ રિફિલ રજિસ્ટર ફોર્મેટ
પ્રિન્ટરની દુકાન બે જાતના રેકોર્ડ રાખે છે: દર મહિને પાછા આવતા ઝડપી રિફિલ, અને પાર્ટની રાહ જોતા રિપેર. એક જ રજિસ્ટર ફોર્મેટમાં બંને આવી શકે.
ટૂંકમાં: એમાં શું લખાય
પ્રિન્ટર રિપેર અને કાર્ટ્રિજ રિફિલ રજિસ્ટરમાં આ લખાવું જોઈએ: એન્ટ્રી નંબર અને તારીખો; ગ્રાહક કે ઓફિસનું નામ, સંપર્ક વ્યક્તિ, WhatsApp નંબર અને GSTIN; રિપેર હોય તો પ્રિન્ટરનો પ્રકાર, બ્રાન્ડ, મોડલ અને સીરિયલ નંબર અને જણાવેલી ખામી; રિફિલ હોય તો આવેલી દરેક કાર્ટ્રિજ કે ટોનર, એનું મોડલ અને અત્યાર સુધી કેટલી વાર રિફિલ થઈ; સાથે શું આવ્યું (પાવર અને USB કેબલ, એડેપ્ટર); ટેસ્ટ પેજનું પરિણામ; રકમ, GST અને બાકી; અને રિફિલ કે AMC સાઇકલ પરની ઓફિસો માટે આગલું ફોલો-અપ.
રિફિલ અને રિપેર માટે રજિસ્ટર કેમ જોઈએ
ઓફિસો એ જ પ્રિન્ટર અને કાર્ટ્રિજ વારંવાર મોકલે છે. રજિસ્ટર જ યાદશક્તિ છે:
- ઓફિસ માટે: કઈ કાર્ટ્રિજ ગઈ, કઈ રિફિલ થઈને પાછી આવી, એની નોંધ, અને એની સાથે મેળ ખાતું GST બિલ.
- દુકાન માટે: દરેક પ્રિન્ટર અને કાર્ટ્રિજની હિસ્ટ્રી — કાર્ટ્રિજ કેટલી વાર રિફિલ થઈ, ગઈ વખતે શું બદલ્યું — અને આવતા મહિને કોને ફોલો-અપ કરવાનું.
ફોર્મેટનો નકશો
પ્રિન્ટર રજિસ્ટરના 6 ભાગ
- 1
એન્ટ્રી નંબર અને તારીખો
- એન્ટ્રી નંબર (દા.ત. #PR-2026-1104)
- ક્યારે લીધું અને ક્યાં સુધીમાં આપવાનું વચન
- કાઉન્ટર પર કે ઓન-સાઇટ
- 2
ગ્રાહક
- ઓફિસ કે ગ્રાહકનું નામ અને સંપર્ક વ્યક્તિ
- WhatsApp નંબર
- GST બિલ માટે GSTIN
- 3
પ્રિન્ટર (રિપેર)
- પ્રકાર: ઇંકજેટ, લેસર, ઓલ-ઇન-વન, ડોટ મેટ્રિક્સ, થર્મલ, બારકોડ, સ્કેનર, ઝેરોક્સ મશીન
- બ્રાન્ડ, મોડલ અને સીરિયલ નંબર
- જણાવેલી ખામી: પ્રિન્ટ નથી થતું, કાગળ ફસાય છે, ઝાંખી પ્રિન્ટ, ઓફલાઇન, એરર કોડ
- પેજ કાઉન્ટરનું રીડિંગ, જો પ્રિન્ટર બતાવતું હોય
- 4
કાર્ટ્રિજ (રિફિલ)
- કાર્ટ્રિજ કે ટોનરનું મોડલ, દરેકની એક લાઇન
- અત્યાર સુધી કેટલી વાર રિફિલ થઈ
- ચિપ બદલી?
- ખાલી, અડધી વપરાયેલી કે ખરાબ હાલતમાં આવી
- 5
શું સોંપ્યું
- પાવર કેબલ અને એડેપ્ટર
- USB કેબલ
- વધારાની કાર્ટ્રિજ
- વોરંટી માટે ખરીદીનું બિલ
- 6
પરિણામ, રકમ અને ફોલો-અપ
- ટેસ્ટ પેજ છાપ્યું — બરાબર કે શું ખામી
- રિફિલ, રિપેર, પાર્ટ્સ અને ઓન-સાઇટ ચાર્જ; GST
- એડવાન્સ અને બાકી
- આગલા ફોલો-અપ કે AMC રિન્યુઅલની તારીખ
ત્રણ કોલમ જે પ્રિન્ટર રજિસ્ટરમાં જોઈએ
- દરેક કાર્ટ્રિજની રિફિલ ગણતરી: છ વાર રિફિલ થયેલી કાર્ટ્રિજ એક વાર રિફિલ થયેલી કરતાં ખરાબ છાપે છે. રિફિલ ગણો તો ખબર પડે કે ક્યારે નવી લેવાની સલાહ આપવી.
- ટેસ્ટ પેજનું પરિણામ: પ્રિન્ટર કે કાર્ટ્રિજ પાછી આપી ત્યારે ટેસ્ટ પેજમાં શું દેખાયું એ લખો. “તમે પાછું આપ્યું ત્યારે ઝાંખું છાપતું હતું” — એનો નિકાલ આનાથી થાય.
- આગલું ફોલો-અપ: ઓફિસો નિયમિત સાઇકલમાં રિફિલ કરાવે છે. દરેક એન્ટ્રી પર ફોલો-અપની તારીખ રજિસ્ટરને વારંવારના ધંધામાં ફેરવે છે.
સોફ્ટવેરમાં કેવી રીતે કરવું
Kiwikit માં પ્રિન્ટર, સ્કેનર અને ઝેરોક્સ મશીન સીરિયલ નંબરથી ટ્રેક થતા ડિવાઇસ ટાઇપ છે, રિફિલ અને ઓન-સાઇટ સર્વિસ મજૂરી આઇટમ છે, કાર્ટ્રિજ, ટોનર અને રિફિલ ઇંક સ્ટોક છે, ઓફિસોને એમના GSTIN સાથે GST બિલ મળે છે, અને CRM ફોલો-અપ રાખે છે અને મોડું થયું હોય તો ફ્લેગ બતાવે છે. જુઓ Kiwikit પ્રિન્ટર રિપેર સોફ્ટવેર.
વારંવાર પૂછાતા સવાલ
દરેક કાર્ટ્રિજની અલગ લાઇન હોવી જોઈએ?
હા. ઓફિસો ઘણી કાર્ટ્રિજ સાથે મોકલે છે; દરેક કાર્ટ્રિજની એના મોડલ અને રિફિલ ગણતરી સાથે એક લાઇન હોય, તો જ દરેકનું બિલ અને પરત બરાબર થાય.
કાર્ટ્રિજ કેટલી વાર રિફિલ થઈ શકે?
એ કાર્ટ્રિજ અને પ્રિન્ટ હેડ પર આધાર રાખે છે; દરેક રિફિલ સાથે ક્વોલિટી ઘટે છે. ગણતરી નોંધવાથી જ દુકાનને ખબર પડે કે ક્યારે નવી લેવાની સલાહ આપવી.
રિફિલ માટે GST બિલ જોઈએ?
જો ગ્રાહક GST રજિસ્ટર્ડ હોય અને તમે પણ હો, તો એમના GSTIN સાથેનું GST બિલ એમને ઇનપુટ ક્રેડિટ લેવા દે છે — એટલે જ ઓફિસો એ માગે છે.
શું રજિસ્ટરમાં ઓન-સાઇટ સર્વિસ સંભાળી શકાય?
હા. એન્ટ્રીને ઓન-સાઇટ તરીકે માર્ક કરો, સરનામું અને વિઝિટ ચાર્જ નોંધો, અને પરિણામ કાઉન્ટર જોબની જેમ જ લખો.
Kiwikit પ્રિન્ટર રિપેર સોફ્ટવેર અજમાવો
સીરિયલ નંબર પ્રમાણે પ્રિન્ટર જોબ કાર્ડ, રિફિલ, ઓન-સાઇટ વિઝિટ, GST બિલ અને ઓફિસ ફોલો-અપ.
- 3 દિવસ ફ્રી ટ્રાયલ
- અનલિમિટેડ જોબ કાર્ડ
- ક્રેડિટ કાર્ડની જરૂર નથી