दुकान के ग्राहक और खरीद Excel से Kiwikit में कैसे लाएँ
सॉफ्टवेयर बदलने में सबसे मुश्किल काम है सालों के ग्राहक और सप्लायर के बिल, जो स्प्रेडशीट में पड़े हैं। यहाँ साफ़-साफ़ बताया है कि Kiwikit Excel से क्या पढ़ सकता है, सेव करने से पहले क्या चेक करता है, और क्या आपको फिर भी हाथ से डालना होगा।
क्या इंपोर्ट हो सकता है, और क्या नहीं
- ग्राहक और सप्लायर — Masters → Parties → Import.
- आइटम (पार्ट्स और प्रोडक्ट) — Masters → Item Master → Import: Item Name और Category ज़रूरी हैं; कोड, खरीद और बिक्री रेट, MRP, GST %, HSN/SAC और बारकोड चाहें तो डालें।
- पुराने परचेज़ बिल — Purchase → Purchase → Import.
- फ़ाइल से नहीं आते: ग्राहकों का शुरुआती (उधार) बैलेंस, पुराने जॉब कार्ड और पुराने सेल बिल। Tally से सीधा इंपोर्ट भी नहीं है।
तीनों इंपोर्ट .xlsx, .xls और .csv फ़ाइल पढ़ते हैं और एक ही तरह काम करते हैं: टेम्पलेट डाउनलोड करें, उसे भरें (या अपनी शीट इस्तेमाल करें), और कुछ भी सेव होने से पहले Kiwikit हर लाइन का प्रीव्यू दिखाता है।
इंपोर्ट से पहले
पहले शीट साफ़ करें (दस मिनट का काम, पूरा दिन नहीं)
- हर लाइन में एक ग्राहक, और मोबाइल नंबर अपने अलग कॉलम में — एक ही सेल में 'Ramesh 98xxxxxxxx' नहीं
- मोबाइल नंबर: +91, स्पेस और डैश चल जाते हैं, लेकिन आगे 0 वाला नंबर (11 अंक) या एक अंक कम वाला नंबर नहीं लिया जाता
- दोहराए गए ग्राहक हटा दें, या रहने दें — एक ही मोबाइल वाला दूसरा ग्राहक छोड़ दिया जाता है
- तारीख एक ही फॉर्मेट में रखें, DD/MM/YYYY
- आइटम का नाम हर लाइन में एक जैसा लिखें (एक लाइन में 'redmi 9 batt' और अगली में 'Battery - Redmi 9' नहीं, बल्कि हर जगह 'Battery Redmi 9')
स्टेप 1
ग्राहक (और सप्लायर) इंपोर्ट करें
Masters → Parties खोलें, Import दबाएँ और टेम्पलेट डाउनलोड करें। इसमें ये कॉलम इसी क्रम में हैं। सिर्फ़ Name और Mobile ज़रूरी हैं:
| कॉलम | इसमें क्या डालें |
|---|---|
| Name | ज़रूरी |
| Mobile | ज़रूरी — 10 अंक, एक नंबर पर एक ग्राहक |
| Type | Customer, Supplier या Both। खाली छोड़ें तो Customer माना जाएगा |
| Group | आपके बनाए किसी कस्टमर / सप्लायर ग्रुप से मेल खाना चाहिए। खाली छोड़ें तो डिफ़ॉल्ट ग्रुप लगेगा |
| Salutation | Mr., Mrs., Ms., Dr. या M/s |
| Email, Address, Area, Village, Taluka, District, State, Pincode | चाहें तो डालें। Pincode 6 अंक का होना चाहिए |
| GSTIN, PAN | चाहें तो डालें, कस्टमर फॉर्म की तरह ही चेक होते हैं |
| Credit Limit, Credit Days | चाहें तो डालें, सिर्फ़ नंबर |
अपनी शीट के हेडिंग बदलने की ज़रूरत नहीं। "Customer Name", "Mobile No", "Phone", "Contact No", "GST No" और "City" पहचान लिए जाते हैं। फ़ाइल चुनते ही Kiwikit दिखाता है कि कितनी लाइनें तैयार हैं, कितनी छोड़ी गईं, और किन्हें ठीक करना है — हर लाइन के साथ वजह भी। जो मोबाइल नंबर पहले से ग्राहक है, या फ़ाइल में दो बार है, वह छोड़ दिया जाता है। पुराने ग्राहक में कभी कोई बदलाव नहीं होता। गड़बड़ वाली लाइनें "Problem" कॉलम वाली शीट में डाउनलोड करके, ठीक करके, दोबारा इंपोर्ट कर सकते हैं। एक फ़ाइल में 2,000 लाइनें तक आ सकती हैं।
स्टेप 2
पुराने परचेज़ बिल इंपोर्ट करें
Purchase → Purchase खोलें और Import दबाएँ। एक लाइन यानी बिल की एक आइटम लाइन:
| कॉलम | इसमें क्या डालें |
|---|---|
| Bill No | ज़रूरी। एक ही Bill No और Supplier वाली लाइनें मिलकर एक बिल बनती हैं |
| Date | ज़रूरी, DD/MM/YYYY में |
| Supplier | ज़रूरी। नाम से, या Supplier Mobile से मिलाया जाता है |
| Supplier Mobile | जो सप्लायर Kiwikit में नया है, उसके लिए ज़रूरी |
| Item | ज़रूरी। आइटम के नाम या आइटम कोड से मिलाया जाता है |
| Qty, Rate | ज़रूरी |
| GST % | या CGST % + SGST %, या IGST %, या टैक्स की रकम। खाली छोड़ें तो आइटम का अपना रेट लगेगा |
| HSN/SAC | चाहें तो डालें |
| Paid, Payment Mode | चाहें तो डालें। जितना नहीं चुकाया, वह सप्लायर का बकाया दर्ज होता है |
Kiwikit पहले एक सवाल पूछता है: क्या इन बिलों का माल स्टॉक में जुड़ेगा? अगर माल अभी गिना नहीं गया है तो "Yes — add to stock" चुनें। अगर ओपनिंग स्टॉक पहले ही डाल चुके हैं तो "No — record only" चुनें। इस तरह बिल और सप्लायर का बकाया आ जाता है, और स्टॉक दो बार नहीं गिना जाता।
फिर हर बिल उन्हीं नियमों से चेक होता है जैसे परचेज़ स्क्रीन पर टाइप किया गया बिल, GST भी। अगर फ़ाइल का कोई सप्लायर, आइटम या पेमेंट मोड Kiwikit में नहीं है, तो उसे इस्तेमाल करने वाली सभी लाइनों के लिए एक ही बार ठीक करें: मौजूदा चुनें या नया बनाएँ। नए आइटम आपकी चुनी हुई कैटेगरी में जाते हैं। जो बिल उसी सप्लायर और बिल नंबर के साथ Kiwikit में पहले से है, वह छोड़ दिया जाता है। जिस बिल का "Paid" उसके टोटल से ज़्यादा हो, वह नहीं लिया जाता। एक फ़ाइल में 3,000 लाइनें तक आ सकती हैं। टेम्पलेट की "Example" शीट कभी इंपोर्ट नहीं होती, इसलिए "Purchases" शीट भरें।
गलती: स्टॉक दो बार जोड़ देना
अगर आपने शेल्फ गिनकर ओपनिंग स्टॉक डाल दिया, और फिर पिछले साल के परचेज़ बिल "add to stock" के साथ इंपोर्ट किए, तो हर पार्ट दो बार गिना जाएगा। एक बार तय कर लें: या तो बिलों से स्टॉक आएगा, या ओपनिंग स्टॉक से। इसीलिए Kiwikit फ़ाइल पढ़ने से पहले पूछता है।
Tally या किसी और बिलिंग सॉफ्टवेयर से आ रहे हैं?
कुछ रिपेयर शॉप Kiwikit को Tally के विकल्प के रूप में देखती हैं, क्योंकि उन्हें जॉब कार्ड, टेक्निशियन और WhatsApp अपडेट बिलिंग के साथ एक ही जगह चाहिए। साफ़ बता दें: Kiwikit में Tally से सीधा इंपोर्ट नहीं है। ग्राहक लिस्ट और परचेज़ रजिस्टर Excel में एक्सपोर्ट करें, ऊपर वाले कॉलम से मिलाएँ, और इंपोर्ट करें। खरीद के लिए, GST % की जगह CGST और SGST (या IGST) कॉलम वाली शीट भी चलेगी; Kiwikit रेट खुद निकाल लेता है।
या हमसे करवाएँ — फ्री में
अपनी Excel शीट, कॉपी का स्कैन या WhatsApp वाली ग्राहक लिस्ट भी भेज दें। सालाना प्लान लेने पर हमारी टीम इसे बिना किसी खर्च के शिफ्ट कर देती है। पहले दिन से GST बिल भी चाहिए, तो देखें Kiwikit GST बिलिंग सॉफ्टवेयर।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या Kiwikit सीधे Tally से इंपोर्ट कर सकता है?
नहीं। Tally से सीधा इंपोर्ट नहीं है। आप यह कर सकते हैं कि Tally (या कोई और सॉफ्टवेयर) से ग्राहक लिस्ट या परचेज़ रजिस्टर Excel में एक्सपोर्ट करें, उसे Kiwikit के टेम्पलेट कॉलम में जमाएँ, और वह फ़ाइल इंपोर्ट करें। खरीद के लिए CGST, SGST या IGST कॉलम वाली फ़ाइल भी चलती है; Kiwikit उनसे GST रेट निकाल लेता है।
एक ही फ़ाइल दो बार इंपोर्ट करने से डुप्लीकेट बनेंगे?
नहीं। जिस ग्राहक का मोबाइल नंबर Kiwikit में पहले से है वह छोड़ दिया जाता है, और उसी सप्लायर और बिल नंबर वाला परचेज़ बिल भी। फेल हुई लाइनें ठीक करके पूरी फ़ाइल फिर से बेफ़िक्र इंपोर्ट कर सकते हैं।
ग्राहकों का पुराना उधार बैलेंस इंपोर्ट होता है?
फ़ाइल से नहीं। ओपनिंग बैलेंस हर ग्राहक पर डाला जाता है, जहाँ हर बदलाव का रिकॉर्ड रहता है कि किसने किया और क्यों। अगर बहुत सारे हैं तो हमसे कहें — यह फ्री माइग्रेशन का हिस्सा है।
क्या मैं अपने पुराने जॉब कार्ड या सेल बिल इंपोर्ट कर सकता हूँ?
पुराने जॉब कार्ड या सेल बिल के लिए कोई इंपोर्ट नहीं है। ज़्यादातर दुकानें पहले दिन से नए जॉब कार्ड Kiwikit में बनाना शुरू करती हैं, ग्राहक लिस्ट ले आती हैं ताकि पुराने ग्राहक मोबाइल नंबर से मिल जाएँ, और पुराना बकाया ओपनिंग बैलेंस में डाल देती हैं।
फ्री डेटा माइग्रेशन कौन करता है?
Kiwikit की अपनी टीम। अपनी Excel शीट, कॉपी का स्कैन या WhatsApp वाली ग्राहक लिस्ट भी भेज दें, और सालाना प्लान लेने पर हम इसे फ्री में सेट कर देते हैं।
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पक्का नहीं कि स्प्रेडशीट अब छोटी पड़ने लगी है? पढ़ें Excel में मोबाइल शॉप सॉफ्टवेयर: कहाँ फेल होता है। पुराना बकाया ला रहे हैं? देखें दुकान में उधार कैसे ट्रैक करें। शिफ्ट होने के बाद स्टॉक के लिए देखें Kiwikit इन्वेंटरी सॉफ्टवेयर।
Kiwikit 3 दिन फ्री में आज़माएँ
ग्राहक, आइटम और पुराने परचेज़ बिल पूरे प्रीव्यू के साथ Excel से इंपोर्ट करें, या फ़ाइल हमें भेजें — सालाना प्लान पर हम फ्री में शिफ्ट कर देते हैं।