रिपेयर या मोबाइल शॉप में उधार कैसे ट्रैक करें
लगभग हर दुकान थोड़ा उधार देती है: रेगुलर ग्राहक के ₹300 कम पड़ गए, या डीलर जो महीने में पैसे देता है। उधार देते समय पैसा नहीं डूबता। पैसा तब डूबता है जब कोई एक नज़र में नहीं बता पाता कि किसके कितने बाकी हैं और कब से।
कागज़ का खाता
कॉपी में पैसा कहाँ डूबता है
- ग्राहक के हिसाब से टोटल नहीं: एंट्री तारीख के हिसाब से लिखी जाती हैं, तो एक व्यक्ति का बकाया जानने के लिए हर पन्ना पढ़कर हाथ से जोड़ना पड़ता है। ग्राहक के पूछने तक कोई नहीं जोड़ता — और फिर वह रकम पर बहस करता है।
- पेमेंट गलत जगह लिखा जाता है: ग्राहक शनिवार को ₹500 देता है। पैसा गल्ले में जाता है, शायद रोज़ की कॉपी में भी, लेकिन खाते में उसके नाम के आगे नहीं। महीनों बाद वह कहता है कि दे दिया था; आप साबित नहीं कर पाते कि नहीं दिया।
- किसी को नहीं पता पैसा कितना पुराना है: दो हफ़्ते से बाकी ₹2,000 और दिवाली से बाकी ₹2,000 पन्ने पर एक जैसे दिखते हैं। पुराना वाला ही कभी वापस नहीं आता।
- माँगने में झिझक: रेगुलर ग्राहक को फ़ोन करके 'आपका उधार बाकी है' कहना अजीब लगता है, तो बात टलती रहती है। उनके बिलों की लिखी हुई लिस्ट, अच्छे से भेजी जाए, तो दोनों के लिए आसान होता है।
क्या लिखें
हर उधार बिक्री पर ये छह बातें लिखें
कॉपी हो या सॉफ्टवेयर, हर उधार एंट्री में यही जानकारी चाहिए:
- ग्राहक का नाम और मोबाइल नंबर — इसी नंबर पर आप याद दिलाएँगे
- तारीख, और किस बिल या जॉब कार्ड नंबर पर उधार है
- किस चीज़ का है: 'Vivo Y20 डिस्प्ले बदला', सिर्फ़ '₹1,800' नहीं
- बिल का टोटल, अभी कितना दिया, और कितना बाकी
- उधार क्यों रखा (रेगुलर ग्राहक, डीलर, सैलरी वाले दिन देगा)
- बाद का हर पेमेंट अलग एंट्री में, तारीख और तरीके के साथ (कैश, UPI और रेफरेंस)
WhatsApp पर बिना झिझक याद दिलाएँ
रिमाइंडर तब सबसे अच्छा काम करता है जब वह साफ़ और विनम्र हो: दुकान का नाम, टोटल, और किन बिलों से टोटल बना, सबसे पुराना पहले। "4 सितंबर को Vivo डिस्प्ले के ₹1,800 और 21 सितंबर को चार्जिंग पोर्ट के ₹450" — ऐसे मैसेज पर पैसा आता है। "आपका पैसा बाकी है" — इस पर बहस होती है।
- पहला रिमाइंडर लगभग 30 दिन पर भेजें, दूसरे ही दिन नहीं।
- दुकान के नंबर से भेजें, स्टाफ के निजी फ़ोन से नहीं।
- 90 दिन से पुराने बकाया के लिए एक और मैसेज नहीं, फ़ोन करें या मिलने जाएँ।
गलती: बिना बिल के उधार
खुले पन्ने पर "रमेश भाई — ₹1,200" सिर्फ़ याद है, रिकॉर्ड नहीं। उधार का हर रुपया किसी बिल या जॉब कार्ड से जुड़ा होना चाहिए, ताकि जब ग्राहक पूछे "किस चीज़ का?", तो आप ठीक-ठीक दिखा सकें कि क्या काम हुआ और किस तारीख को।
Kiwikit में उधार कैसे काम करता है
अलग से कोई खाता रखने की ज़रूरत नहीं। उधार बिलों से ही बनता है:
- बिल पर: फ़ोन जमा करते समय लिया गया एडवांस (बाँटकर भी ले सकते हैं, जैसे कुछ कैश और कुछ UPI) एक रसीद है। डिलीवरी पर अगर ग्राहक बिल से कम पैसे दे, तो बाकी रकम को बकाया मानकर कोई वजह चुन सकते हैं। फिर जॉब कार्ड पर कुल जमा और अभी कितना बाकी है, दिखता है।
- Finance → Receivables: हर ग्राहक की एक लाइन, जिसमें उसके जॉब कार्ड, काउंटर सेल, उधार पर बेचे गए पुराने फ़ोन और ओपनिंग बैलेंस — सबका बिल, जमा और बकाया। बकाया कितना पुराना है उसके हिसाब से बँटा होता है (0–30, 30–60, 60–90 और 90+ दिन), और हर हिस्से का फ़िल्टर लगा सकते हैं। ग्राहक खोलें तो टोटल के पीछे का हर बिल दिखता है, या लिस्ट एक्सपोर्ट करें।
- WhatsApp रिमाइंडर: हर ग्राहक के लिए एक बटन, जो आपकी दुकान से एक विनम्र मैसेज भेजता है — टोटल और बाकी बिल, सबसे पुराना पहले, और आपके पास उनका जो क्रेडिट है वह घटाकर। बटन आप दबाते हैं; यह किसी तय समय पर अपने आप नहीं जाता। पहले आपकी दुकान का WhatsApp कनेक्ट होना चाहिए।
- वसूली: जब ग्राहक एक साथ एक रकम देता है, तो Collect सबसे पुराना बकाया पहले चुकाता है और सेव करने से पहले बँटवारा दिखाता है। अगर आपने पेमेंट-मिला WhatsApp मैसेज चालू किया है, तो ग्राहक को अपने आप मिल जाता है।
- पार्टी लेजर और रसीदें: पार्टी लेजर में एक ग्राहक के बिल और पेमेंट तारीख के क्रम में चालू बैलेंस के साथ दिखते हैं, और CSV में एक्सपोर्ट होते हैं। Receipts & Payments में हर रसीद की लिस्ट है। गलत रसीद डिलीट नहीं होती, void की जाती है।
- पुराने खाते का बैलेंस: हर ग्राहक का बैलेंस उसके ओपनिंग बैलेंस में डालें। यह रिमाइंडर में "Previous balance" के रूप में दिखता है, और इसमें हर बदलाव का रिकॉर्ड रहता है कि किसने किया और क्यों।
इन्हीं बिलों पर GST इनवॉइस भी चाहिए? देखें Kiwikit GST बिलिंग सॉफ्टवेयर।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या रिपेयर शॉप को उधार देना चाहिए?
ज़्यादातर दुकानें देती हैं — रेगुलर ग्राहकों को और काम भेजने वाले डीलरों को। सुरक्षित रहने का नियम सीधा है: उधार सिर्फ़ लिखे हुए बिल पर, सिर्फ़ उसे जिसका मोबाइल नंबर आपके पास हो, और उतना ही जितने के लिए आप 60 दिन इंतज़ार कर सकें।
पुराने खाते का बैलेंस सॉफ्टवेयर में कैसे लाऊँ?
हर ग्राहक जोड़ें, फिर जिस दिन शुरू किया उस दिन उनका जितना बाकी था, वह ओपनिंग बैलेंस में डालें। Kiwikit में ओपनिंग बैलेंस ग्राहक पर सेट होता है और उनके बकाया में 'Previous balance' के रूप में दिखता है; इसमें हर बदलाव का रिकॉर्ड रहता है कि किसने और कब बदला।
क्या Kiwikit अपने आप पेमेंट रिमाइंडर भेजता है?
नहीं। रिमाइंडर तभी जाता है जब आप Receivables स्क्रीन पर उस ग्राहक के लिए 'WhatsApp reminder' दबाते हैं। ऐसा जानबूझकर है: किसे और कब याद दिलाना है, यह आप तय करते हैं। इसके लिए Settings → WhatsApp में आपकी दुकान का WhatsApp कनेक्ट होना चाहिए।
ग्राहक ने तीन पुराने बिलों के लिए एक ही रकम दी। कैसे एंट्री करूँ?
एक ही बार एंट्री करें। Receivables में Kiwikit का Collect ऑप्शन एक रकम लेता है और सबसे पुराना बकाया पहले चुकाता है — पहले ओपनिंग बैलेंस, फिर सबसे पुराने बिल — और सेव करने से पहले बँटवारा दिखाता है।
अगर कोई रसीद गलती से बन गई तो?
उसे डिलीट करने की जगह void करें। void की गई रसीद लिस्ट में void के निशान के साथ रहती है, और बिल का बकाया फिर से बढ़ जाता है। जो हुआ उसका रिकॉर्ड बना रहता है।
आगे पढ़ें
उधार ग्राहक के रिकॉर्ड से शुरू होता है — देखें मोबाइल रिपेयर शॉप में ग्राहक मैनेजमेंट। टैक्स वाली बिलिंग? पढ़ें रिपेयर शॉप के लिए GST बिलिंग। आपका खाता आज Excel में है? यह रहा इसे Kiwikit में कैसे लाएँ।
Kiwikit 3 दिन फ्री में आज़माएँ
हर ग्राहक का बकाया कितना पुराना है, एक टैप में बिलों की लिस्ट वाला WhatsApp रिमाइंडर, और पेमेंट सबसे पुराने बकाया से पहले चुकता।