प्रिंटर रिपेयर और कार्ट्रिज रिफ़िल रजिस्टर फॉर्मेट
प्रिंटर की दुकान दो तरह का रिकॉर्ड रखती है: जल्दी वाले रिफ़िल जो हर महीने लौटते हैं, और रिपेयर जो किसी पार्ट के इंतज़ार में रुकते हैं। एक ही रजिस्टर फॉर्मेट दोनों संभाल सकता है।
छोटे में: इस पर क्या-क्या लिखा जाता है
प्रिंटर रिपेयर और कार्ट्रिज रिफ़िल रजिस्टर में ये लिखा होना चाहिए: एंट्री नंबर और तारीखें; ग्राहक या ऑफ़िस का नाम, संपर्क व्यक्ति, WhatsApp नंबर और GSTIN; रिपेयर हो तो प्रिंटर का टाइप, ब्रांड, मॉडल और सीरियल नंबर और बताई गई खराबी; रिफ़िल हो तो मिला हर कार्ट्रिज या टोनर, उसका मॉडल और कितनी बार रिफ़िल हो चुका; साथ में क्या आया (पावर और USB केबल, अडैप्टर); टेस्ट पेज का नतीजा; रकम, GST और बाकी; और रिफ़िल या AMC साइकिल वाले ऑफ़िस के लिए अगला फ़ॉलो-अप।
रिफ़िल और रिपेयर के लिए रजिस्टर क्यों
ऑफ़िस वही प्रिंटर और कार्ट्रिज बार-बार भेजते हैं। रजिस्टर ही याददाश्त है:
- ऑफ़िस के लिए: रिकॉर्ड कि कौन-से कार्ट्रिज गए, कौन-से रिफ़िल होकर लौटे, और उससे मेल खाता GST बिल।
- दुकान के लिए: हर प्रिंटर और कार्ट्रिज की हिस्ट्री — किसी कार्ट्रिज के कितने रिफ़िल हुए, पिछली बार क्या बदला गया — और अगले महीने किसे फ़ॉलो-अप करना है।
फॉर्मेट का खाका
प्रिंटर रजिस्टर के 6 हिस्से
- 1
एंट्री नंबर और तारीखें
- एंट्री नंबर (जैसे #PR-2026-1104)
- कब मिला और कब तक देने का वादा
- काउंटर पर या ऑन-साइट
- 2
ग्राहक
- ऑफ़िस या ग्राहक का नाम और संपर्क व्यक्ति
- WhatsApp नंबर
- GSTIN, GST बिल के लिए
- 3
प्रिंटर (रिपेयर)
- टाइप: इंकजेट, लेज़र, ऑल-इन-वन, डॉट मैट्रिक्स, थर्मल, बारकोड, स्कैनर, फ़ोटोकॉपी मशीन
- ब्रांड, मॉडल और सीरियल नंबर
- बताई गई खराबी: प्रिंट नहीं हो रहा, पेपर जाम, हल्का प्रिंट, ऑफ़लाइन, एरर कोड
- पेज काउंटर की रीडिंग, अगर प्रिंटर दिखाता हो
- 4
कार्ट्रिज (रिफ़िल)
- कार्ट्रिज या टोनर का मॉडल, हर एक की अलग लाइन
- अब तक कितनी बार रिफ़िल हुआ
- चिप बदली गई?
- खाली, आधा इस्तेमाल हुआ या खराब हालत में मिला
- 5
क्या सौंपा गया
- पावर केबल और अडैप्टर
- USB केबल
- एक्स्ट्रा कार्ट्रिज
- खरीद का बिल, वारंटी के लिए
- 6
नतीजा, रकम और फ़ॉलो-अप
- टेस्ट पेज प्रिंट हुआ — ठीक है या क्या कमी है
- रिफ़िल, रिपेयर, पार्ट्स और ऑन-साइट चार्ज; GST
- एडवांस और बाकी
- अगला फ़ॉलो-अप या AMC रिन्यूअल की तारीख
तीन कॉलम जो प्रिंटर रजिस्टर में चाहिए
- हर कार्ट्रिज की रिफ़िल गिनती: छह बार रिफ़िल हुआ कार्ट्रिज एक बार रिफ़िल हुए कार्ट्रिज से खराब प्रिंट करता है। गिनती रखने से पता चलता है कि कब रिफ़िल की जगह नया लेने की सलाह देनी है।
- टेस्ट पेज का नतीजा: प्रिंटर या कार्ट्रिज वापस देते समय टेस्ट पेज में क्या दिखा, लिखिए। इससे “जब आपने लौटाया तब हल्का प्रिंट हो रहा था” वाली बात ख़त्म हो जाती है।
- अगला फ़ॉलो-अप: ऑफ़िस एक तय समय पर रिफ़िल करवाते हैं। हर एंट्री पर फ़ॉलो-अप की तारीख रजिस्टर को बार-बार आने वाले धंधे में बदल देती है।
सॉफ्टवेयर में कैसे करें
Kiwikit में प्रिंटर, स्कैनर और फ़ोटोकॉपी मशीन डिवाइस टाइप हैं जो सीरियल नंबर से ट्रैक होते हैं, रिफ़िल और ऑन-साइट सर्विस लेबर आइटम हैं, कार्ट्रिज, टोनर और रिफ़िल इंक स्टॉक हैं, ऑफ़िस को उनके GSTIN के साथ GST बिल मिलते हैं, और CRM फ़ॉलो-अप रखता है, देर होने पर निशान के साथ। देखिए Kiwikit प्रिंटर रिपेयर सॉफ्टवेयर।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या हर कार्ट्रिज की अलग लाइन होनी चाहिए?
हाँ। ऑफ़िस कई कार्ट्रिज एक साथ भेजते हैं; हर कार्ट्रिज की उसके मॉडल और रिफ़िल गिनती के साथ एक लाइन होने से ही हर एक का बिल बनाना और सही-सही लौटाना हो पाता है।
एक कार्ट्रिज कितनी बार रिफ़िल हो सकता है?
यह कार्ट्रिज और प्रिंट हेड पर निर्भर करता है; हर रिफ़िल के साथ क्वालिटी गिरती है। गिनती दर्ज करने से ही दुकान को पता चलता है कि नया कब सुझाना है।
क्या रिफ़िल के लिए GST बिल चाहिए?
अगर ग्राहक GST रजिस्टर्ड है और आप भी, तो उनके GSTIN वाला GST बिल उन्हें इनपुट क्रेडिट लेने देता है — इसीलिए ऑफ़िस इसे माँगते हैं।
क्या रजिस्टर में ऑन-साइट सर्विस भी आ सकती है?
हाँ। एंट्री को ऑन-साइट मार्क कीजिए, पता और विज़िट चार्ज लिखिए, और नतीजा उसी तरह दर्ज कीजिए जैसे काउंटर वाले जॉब का।
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दूसरे धंधों के फॉर्मेट: घड़ी रिपेयर जॉब कार्ड फॉर्मेट, चश्मा ऑर्डर और रिपेयर पर्ची फॉर्मेट, TV रिपेयर जॉब शीट फॉर्मेट (LED और स्मार्ट TV), इन्वर्टर बैटरी वारंटी रजिस्टर फॉर्मेट, लैपटॉप जॉब शीट और मोबाइल जॉब कार्ड।
Kiwikit प्रिंटर रिपेयर सॉफ्टवेयर आज़माइए
सीरियल नंबर से प्रिंटर जॉब कार्ड, रिफ़िल, ऑन-साइट विज़िट, GST बिल और ऑफ़िस के फ़ॉलो-अप।
- 3 दिन का फ्री ट्रायल
- अनलिमिटेड जॉब कार्ड
- क्रेडिट कार्ड की ज़रूरत नहीं