Excel থেকে দোকানের কাস্টমার আর পারচেজ Kiwikit-এ আনুন
সফটওয়্যার বদলানোর সবচেয়ে কঠিন কাজ হল স্প্রেডশিটে জমে থাকা বছরের পর বছরের কাস্টমার আর সাপ্লায়ারের বিল। এখানে ঠিক দেখুন Kiwikit Excel থেকে কী পড়তে পারে, কিছু সেভ করার আগে কী চেক করে, আর কী আপনাকে এখনো হাতে লিখতে হবে।
কী ইমপোর্ট করা যায়, আর কী যায় না
- কাস্টমার আর সাপ্লায়ার — Masters → Parties → Import।
- আইটেম (পার্টস আর প্রোডাক্ট) — Masters → Item Master → Import: Item Name আর Category লাগবেই; কোড, কেনা আর বিক্রির দাম, MRP, GST %, HSN/SAC আর বারকোড ঐচ্ছিক।
- পুরনো পারচেজ বিল — Purchase → Purchase → Import।
- ফাইল থেকে আসে না: কাস্টমারদের ওপেনিং (বাকি) ব্যালান্স, পুরনো জব কার্ড আর পুরনো বিক্রির বিল। সরাসরি Tally ইমপোর্টও নেই।
তিনটে ইমপোর্টই .xlsx, .xls আর .csv ফাইল পড়ে আর একইভাবে কাজ করে: টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন, ভরে নিন (বা নিজের শিটই দিন), আর কিছু সেভ হওয়ার আগে Kiwikit প্রতিটা সারির প্রিভিউ দেখায়।
ইমপোর্টের আগে
আগে শিটটা পরিষ্কার করুন (দশ মিনিট, সারাদিন নয়)
- এক সারিতে একজন কাস্টমার, মোবাইল নম্বর আলাদা কলামে — এক ঘরে 'Ramesh 98xxxxxxxx' নয়
- মোবাইল নম্বর: +91, স্পেস আর ড্যাশ চলবে, কিন্তু শুরুতে 0 সহ নম্বর (11 সংখ্যা) বা একটা সংখ্যা কম থাকলে নেওয়া হয় না
- একই কাস্টমার বারবার থাকলে মুছে দিন, বা রেখেই দিন — একই মোবাইলের দ্বিতীয়টা বাদ পড়ে যাবে
- তারিখ একটাই ফরম্যাটে রাখুন, DD/MM/YYYY
- প্রতিটা সারিতে আইটেমের নাম একইভাবে লিখুন (এক লাইনে 'redmi 9 batt' আর পরের লাইনে 'Battery - Redmi 9' নয়, সবখানে 'Battery Redmi 9')
ধাপ 1
কাস্টমার (আর সাপ্লায়ার) ইমপোর্ট করুন
Masters → Parties খুলুন, Import চাপুন আর টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন। এতে এই ক্রমে এই কলামগুলো আছে। শুধু Name আর Mobile লাগবেই:
| কলাম | এতে কী লিখবেন |
|---|---|
| Name | লাগবেই |
| Mobile | লাগবেই — 10 সংখ্যা, এক নম্বরে একজন কাস্টমার |
| Type | Customer, Supplier বা Both। খালি রাখলে Customer ধরা হয় |
| Group | আপনার কোনো কাস্টমার / সাপ্লায়ার গ্রুপের সাথে মিলতে হবে। খালি রাখলে ডিফল্টটা নেয় |
| Salutation | Mr., Mrs., Ms., Dr. বা M/s |
| Email, Address, Area, Village, Taluka, District, State, Pincode | ঐচ্ছিক। Pincode 6 সংখ্যার হতে হবে |
| GSTIN, PAN | ঐচ্ছিক, কাস্টমার ফর্মের মতোই চেক হয় |
| Credit Limit, Credit Days | ঐচ্ছিক সংখ্যা |
নিজের শিটের হেডিং বদলানোর দরকার নেই। "Customer Name", "Mobile No", "Phone", "Contact No", "GST No" আর "City" চিনে নেয়। ফাইল বাছলেই Kiwikit দেখায় কতগুলো সারি তৈরি, কতগুলো বাদ যাবে, আর কোনগুলো ঠিক করতে হবে — লাইন ধরে ধরে, কারণ সহ। যে মোবাইল নম্বর আগে থেকেই কাস্টমার, বা ফাইলে দুবার আছে, সেটা বাদ যায়। আগের কাস্টমার কখনো বদলায় না। সমস্যাওয়ালা সারিগুলো একটা "Problem" কলাম সহ শিট হিসেবে ডাউনলোড করে, ঠিক করে, আবার ইমপোর্ট করা যায়। এক ফাইলে 2,000 সারি পর্যন্ত রাখা যায়।
ধাপ 2
পুরনো পারচেজ বিল ইমপোর্ট করুন
Purchase → Purchase খুলুন আর Import চাপুন। এক সারি মানে একটা বিলের একটা আইটেম লাইন:
| কলাম | এতে কী লিখবেন |
|---|---|
| Bill No | লাগবেই। একই Bill No আর Supplier-এর সারিগুলো মিলে একটা বিল হয় |
| Date | লাগবেই, DD/MM/YYYY ফরম্যাটে |
| Supplier | লাগবেই। নাম দিয়ে, বা Supplier Mobile দিয়ে মেলানো হয় |
| Supplier Mobile | Kiwikit-এ নতুন সাপ্লায়ার হলে দরকার |
| Item | লাগবেই। আইটেমের নাম বা আইটেম কোড দিয়ে মেলানো হয় |
| Qty, Rate | লাগবেই |
| GST % | বা CGST % + SGST %, বা IGST %, বা ট্যাক্সের টাকা। খালি রাখলে আইটেমের নিজের রেট নেয় |
| HSN/SAC | ঐচ্ছিক |
| Paid, Payment Mode | ঐচ্ছিক। যেটুকু দেওয়া হয়নি সেটা সাপ্লায়ারের পাওনা হিসেবে লেখা হয় |
Kiwikit প্রথমে একটাই প্রশ্ন করে: এই বিলগুলোর মাল কি স্টকে ঢুকবে? মাল যদি এখনো গোনা না হয়ে থাকে, "Yes — add to stock" বাছুন। ওপেনিং স্টক আগেই লিখে থাকলে "No — record only" বাছুন। এতে স্টক দুবার না গুনেই বিল আর সাপ্লায়ারের পাওনা দুটোই পেয়ে যাবেন।
তারপর প্রতিটা বিল পারচেজ স্ক্রিনে টাইপ করা বিলের মতো একই নিয়মে চেক হয়, GST সহ। ফাইলের কোনো সাপ্লায়ার, আইটেম বা পেমেন্ট মোড Kiwikit-এ না থাকলে, যত সারিতে সেটা আছে সবগুলোর জন্য একবারেই ঠিক করে দিন: আগে থেকে থাকা একটা বাছুন বা নতুন বানান। নতুন আইটেম আপনার বাছা ক্যাটাগরিতে যায়। একই সাপ্লায়ার আর বিল নম্বরের বিল আগে থেকেই Kiwikit-এ থাকলে বাদ যায়। যে বিলের "Paid" তার মোট টাকার চেয়ে বেশি, সেটা নেওয়া হয় না। এক ফাইলে 3,000 সারি পর্যন্ত রাখা যায়। টেমপ্লেটের "Example" শিট কখনো ইমপোর্ট হয় না, তাই "Purchases" শিটটা ভরুন।
ভুলটা: স্টক দুবার যোগ করা
আপনি যদি তাক গুনে ওপেনিং স্টক লেখেন, তারপর গত বছরের পারচেজ বিল "add to stock" দিয়ে ইমপোর্ট করেন, তাহলে প্রতিটা পার্ট দুবার গোনা হবে। একবারই ঠিক করুন: হয় বিল দিয়ে স্টক ঢুকবে, নয়তো ওপেনিং স্টক দিয়ে। এজন্যই ফাইল পড়ার আগে Kiwikit জিজ্ঞেস করে নেয়।
Tally বা অন্য বিলিং সফটওয়্যার থেকে আসছেন?
কিছু রিপেয়ার দোকান Kiwikit-কে Tally-র বিকল্প হিসেবে দেখে, কারণ তারা বিলিংয়ের সাথে একই জায়গায় জব কার্ড, টেকনিশিয়ান আর WhatsApp আপডেট চায়। পরিষ্কার করে বলি: Kiwikit-এ সরাসরি Tally ইমপোর্ট নেই। কাস্টমার লিস্ট আর পারচেজ রেজিস্টার Excel-এ এক্সপোর্ট করুন, ওপরের কলামগুলোর সাথে মিলিয়ে নিন, আর ইমপোর্ট করুন। পারচেজের ক্ষেত্রে GST %-এর বদলে CGST আর SGST (বা IGST) কলাম থাকলেও চলবে; Kiwikit রেটটা হিসেব করে নেয়।
নয়তো আমাদের দিয়েই করিয়ে নিন — ফ্রি
আপনার Excel শিট, খাতার স্ক্যান, এমনকি WhatsApp-এর কাস্টমার লিস্টও পাঠিয়ে দিন। বার্ষিক প্ল্যান নিলে আমাদের টিম বিনা খরচে সেটা মাইগ্রেট করে দেয়। প্রথম দিন থেকেই GST বিলও লাগলে দেখুন Kiwikit GST বিলিং সফটওয়্যার।
সাধারণ প্রশ্ন
Kiwikit কি সরাসরি Tally থেকে ইমপোর্ট করতে পারে?
না। সরাসরি Tally ইমপোর্ট নেই। আপনি যা করতে পারেন: Tally (বা অন্য যে কোনো সফটওয়্যার) থেকে কাস্টমার লিস্ট বা পারচেজ রেজিস্টার Excel-এ এক্সপোর্ট করুন, Kiwikit-এর টেমপ্লেটের কলামে সাজিয়ে নিন, আর সেই ফাইলটা ইমপোর্ট করুন। পারচেজের জন্য CGST, SGST বা IGST কলামওয়ালা ফাইলও চলে; Kiwikit সেগুলো থেকে GST রেট হিসেব করে নেয়।
একই ফাইল দুবার ইমপোর্ট করলে কি ডুপ্লিকেট তৈরি হবে?
না। যে কাস্টমারের মোবাইল নম্বর আগে থেকেই Kiwikit-এ আছে সে বাদ যায়, একই সাপ্লায়ার আর বিল নম্বরের পারচেজ বিলও বাদ যায়। যে সারিগুলো আটকে গিয়েছিল সেগুলো ঠিক করে নিশ্চিন্তে পুরো ফাইলটা আবার ইমপোর্ট করতে পারেন।
কাস্টমারদের পুরনো বাকির ব্যালান্স কি ইমপোর্ট হয়?
ফাইল দিয়ে নয়। ওপেনিং ব্যালান্স প্রতিটা কাস্টমারের ওপর আলাদা করে লেখা হয়, যেখানে প্রতিটা বদল কে করল আর কেন, তা লগ হয়ে থাকে। অনেক থাকলে আমাদের বলুন — এটা ফ্রি মাইগ্রেশনের মধ্যেই পড়ে।
পুরনো জব কার্ড বা বিক্রির বিল কি ইমপোর্ট করা যায়?
পুরনো জব কার্ড বা বিক্রির বিলের জন্য কোনো ইমপোর্ট নেই। বেশিরভাগ দোকান প্রথম দিন থেকেই Kiwikit-এ নতুন জব কার্ড শুরু করে, কাস্টমার লিস্টটা নিয়ে আসে যাতে পুরনো কাস্টমারকে মোবাইল নম্বর দিয়ে পাওয়া যায়, আর পুরনো বাকি ওপেনিং ব্যালান্স হিসেবে টেনে আনে।
ফ্রি ডেটা মাইগ্রেশন কে করে?
Kiwikit-এর নিজের টিম। আপনার Excel শিট, খাতার স্ক্যান, এমনকি WhatsApp-এর কাস্টমার লিস্টও পাঠান, বার্ষিক প্ল্যান নিলে আমরা বিনা খরচে সেট আপ করে দিই।
এরপর পড়ুন
স্প্রেডশিটে আর চলছে না কিনা নিশ্চিত নন? পড়ুন Excel-এ মোবাইল দোকানের সফটওয়্যার: কোথায় আটকে যায়। পুরনো বাকি নিয়ে আসছেন? দেখুন দোকানে বাকির হিসাব কীভাবে রাখবেন। সরে আসার পরে স্টকের কথা আছে Kiwikit ইনভেন্টরি সফটওয়্যার-এ।
3 দিন ফ্রি-তে Kiwikit চালিয়ে দেখুন
পুরো প্রিভিউ দেখে Excel থেকে কাস্টমার, আইটেম আর পুরনো পারচেজ বিল ইমপোর্ট করুন, বা ফাইলটা আমাদের পাঠান — বার্ষিক প্ল্যানে আমরা ফ্রি-তে মাইগ্রেট করে দিই।