রিপেয়ার বা মোবাইল দোকানে বাকির হিসাব কীভাবে রাখবেন
প্রায় সব দোকানই কিছু না কিছু ধার দেয়: নিয়মিত কাস্টমারের ₹300 কম পড়েছে, ডিলার মাসে একবার টাকা দেয়। ধার দেওয়ার সময় টাকাটা হারায় না। হারায় তখন, যখন এক নজরে কেউ বলতে পারে না কার কাছে কত বাকি আর কবে থেকে।
কাগজের খাতা
খাতায় কোথায় টাকা হারায়
- কাস্টমার ধরে মোট হিসাব নেই: এন্ট্রি লেখা হয় তারিখ ধরে, তাই একজনের কত বাকি জানতে হলে সব পাতা পড়ে হাতে যোগ করতে হয়। কাস্টমার না জিজ্ঞেস করা পর্যন্ত কেউ করে না — আর তখন সে অঙ্কটা মানতে চায় না।
- জমার টাকা ভুল জায়গায় লেখা হয়: কাস্টমার শনিবার ₹500 দিল। টাকাটা ক্যাশ ড্রয়ারে গেল, হয়তো রোজের খাতাতেও উঠল, কিন্তু বাকির খাতায় তার নামের পাশে নয়। মাস কয়েক পরে সে বলে টাকা দিয়েছি; আপনি দেখাতে পারেন না যে দেয়নি।
- টাকাটা কতদিনের পুরনো কেউ জানে না: দু সপ্তাহের ₹2,000 বাকি আর কালীপুজো থেকে পড়ে থাকা ₹2,000 বাকি পাতায় একই রকম দেখায়। পুরনোটাই আর ফেরত আসে না।
- চাইতে অস্বস্তি লাগে: নিয়মিত কাস্টমারকে ফোন করে 'আপনার টাকা বাকি আছে' বলতে খারাপ লাগে, তাই পিছিয়ে যায়। তার বিলগুলোর একটা লেখা তালিকা ভদ্রভাবে পাঠালে দু পক্ষেরই সুবিধা।
কী লিখবেন
প্রতিটা ধারে বিক্রিতে যে ছটা জিনিস লিখবেন
খাতা হোক বা সফটওয়্যার, প্রতিটা বাকির এন্ট্রিতে একই তথ্য লাগে:
- কাস্টমারের নাম আর মোবাইল নম্বর — এই নম্বর দিয়েই তাকে মনে করাবেন
- তারিখ, আর কোন বিল বা জব কার্ডের ওপর ধার
- কীসের জন্য: শুধু '₹1,800' নয়, 'Vivo Y20 ডিসপ্লে বদল'
- মোট বিল, এখন কত দিল, আর কত বাকি রইল
- কেন ধারে রাখা হল (নিয়মিত কাস্টমার, ডিলার, মাইনে পেলে দেবে)
- পরে যত টাকা দেবে প্রতিটা আলাদা এন্ট্রি, তারিখ আর মোড সহ (ক্যাশ, UPI আর রেফারেন্স)
অস্বস্তি ছাড়া WhatsApp-এ মনে করানো
রিমাইন্ডার সবচেয়ে ভালো কাজ করে যখন সেটা পরিষ্কার আর ভদ্র হয়: দোকানের নাম, মোট টাকা, আর কোন কোন বিল মিলে সেটা হয়েছে, পুরনোটা আগে। "4 সেপ্টেম্বর Vivo ডিসপ্লের ₹1,800 আর 21 সেপ্টেম্বর চার্জিং পোর্টের ₹450" — এতে টাকা আসে। "আপনার টাকা বাকি আছে" — এতে তর্ক বাধে।
- প্রথম রিমাইন্ডার মোটামুটি 30 দিনে পাঠান, দ্বিতীয় দিনেই নয়।
- দোকানের নম্বর থেকে পাঠান, কোনো স্টাফের নিজের ফোন থেকে নয়।
- 90 দিনের বেশি পুরনো হলে আরেকটা মেসেজ নয়, ফোন করুন বা দেখা করুন।
ভুলটা: বিল ছাড়াই ধার
খোলা পাতায় "রমেশদা — ₹1,200" লেখা একটা স্মৃতি, রেকর্ড নয়। বাকির প্রতিটা টাকা যেন কোনো বিল বা জব কার্ডের সাথে জোড়া থাকে, যাতে কাস্টমার "কীসের জন্য?" জিজ্ঞেস করলে ঠিক কী কাজ হয়েছিল আর কোন তারিখে, দেখাতে পারেন।
Kiwikit-এ বাকির হিসাব কীভাবে চলে
আলাদা কোনো খাতা রাখতে হয় না। ধার বিল থেকেই তৈরি হয়:
- বিলে: জমা নেওয়ার সময় নেওয়া অ্যাডভান্স (ভাগ করেও নেওয়া যায়, যেমন কিছু ক্যাশ আর কিছু UPI) একটা রসিদ হয়। ডেলিভারির সময় কাস্টমার বিলের চেয়ে কম দিলে, বাকিটা আউটস্ট্যান্ডিং হিসেবে রেখে একটা কারণ বেছে নিতে পারেন। তারপর জব কার্ডে দেখা যায় মোট কত দেওয়া হয়েছে আর কত এখনো বাকি।
- Finance → Receivables: প্রতি কাস্টমারের একটা সারি — তার জব কার্ড, কাউন্টার সেল, ধারে বিক্রি করা পুরনো ফোন আর ওপেনিং ব্যালান্স মিলিয়ে কত বিল হয়েছে, কত দিয়েছে আর কত বাকি। বাকি টাকা কতদিনের পুরনো সেই হিসেবে ভাগ করা থাকে (0–30, 30–60, 60–90 আর 90+ দিন), প্রতিটা দিয়ে ফিল্টার করা যায়। কোনো কাস্টমার খুললে মোটের পেছনের প্রতিটা বিল দেখা যায়, বা লিস্ট এক্সপোর্ট করা যায়।
- WhatsApp রিমাইন্ডার: প্রতি কাস্টমারের জন্য একটা বোতাম, চাপলে আপনার দোকান থেকে একটা ভদ্র মেসেজ যায় — মোট টাকা আর বাকি বিলগুলো, পুরনোটা আগে, আর তার যে টাকা আপনার কাছে জমা আছে সেটা বাদ দিয়ে। আপনি চাপলে তবেই যায়; কোনো সময় ধরে নিজে থেকে যায় না। আগে আপনার দোকানের WhatsApp কানেক্ট করতে হবে।
- টাকা আদায়: কাস্টমার একসাথে থোক টাকা দিলে, Collect আগে সবচেয়ে পুরনো বাকি মেটায় আর সেভ করার আগে ভাগটা দেখিয়ে দেয়। আপনি payment-received WhatsApp মেসেজ চালু রাখলে কাস্টমার নিজে থেকেই সেটা পেয়ে যায়।
- Party Ledger আর রসিদ: Party Ledger-এ একজন কাস্টমারের বিল আর পেমেন্ট তারিখ ধরে চলতি ব্যালান্স সহ দেখা যায়, আর CSV-তে এক্সপোর্ট হয়। Receipts & Payments-এ প্রতিটা রসিদের তালিকা থাকে। ভুল রসিদ ডিলিট নয়, ভয়েড করা হয়।
- পুরনো খাতার ব্যালান্স: প্রতিটা কাস্টমারের বাকি টাকা তার ওপেনিং ব্যালান্স হিসেবে লিখুন। রিমাইন্ডারে এটা "Previous balance" হিসেবে দেখায়, আর এতে প্রতিটা বদল কে করল আর কেন, তা লগ থাকে।
একই বিলে GST ইনভয়েসও লাগবে? দেখুন Kiwikit GST বিলিং সফটওয়্যার।
সাধারণ প্রশ্ন
রিপেয়ার দোকানের কি আদৌ ধার দেওয়া উচিত?
বেশিরভাগ দোকানই দেয় — নিয়মিত কাস্টমারকে আর যে ডিলাররা কাজ পাঠায় তাদের। নিরাপদ রাখার নিয়ম সোজা: ধার শুধু লেখা বিলের ওপর, শুধু তাকেই যার মোবাইল নম্বর আপনার কাছে আছে, আর কখনো এত বেশি নয় যার জন্য 60 দিন অপেক্ষা করতে আপনি রাজি নন।
পুরনো খাতার বাকি সফটওয়্যারে কীভাবে আনব?
প্রতিটা কাস্টমার যোগ করুন, তারপর যেদিন শুরু করলেন সেদিন তার কত বাকি ছিল সেটা ওপেনিং ব্যালান্স হিসেবে লিখুন। Kiwikit-এ ওপেনিং ব্যালান্স কাস্টমারের ওপর সেট হয় আর তার বাকিতে 'Previous balance' হিসেবে দেখায়; এতে প্রতিটা বদল কে করল আর কবে, তা রেকর্ড থাকে।
Kiwikit কি নিজে থেকে পেমেন্ট রিমাইন্ডার পাঠায়?
না। Receivables স্ক্রিনে সেই কাস্টমারের জন্য 'WhatsApp reminder' চাপলে তবেই রিমাইন্ডার যায়। এটা ইচ্ছে করেই এমন: কাকে কবে মনে করাবেন, আপনিই ঠিক করেন। এর জন্য Settings → WhatsApp-এ আপনার দোকানের WhatsApp কানেক্ট থাকতে হবে।
কাস্টমার তিনটে পুরনো বিলের জন্য একসাথে টাকা দিয়েছে। কীভাবে লিখব?
একবারই লিখুন। Receivables-এ Kiwikit-এর Collect অপশন একটা অঙ্ক নিয়ে আগে সবচেয়ে পুরনো বাকি মেটায় — প্রথমে ওপেনিং ব্যালান্স, তারপর পুরনো বিলগুলো — আর সেভ করার আগে ভাগটা দেখিয়ে দেয়।
ভুল করে রসিদ লেখা হয়ে গেলে কী করব?
ডিলিট না করে ভয়েড করুন। ভয়েড করা রসিদ লিস্টে voided চিহ্ন নিয়ে থেকে যায়, আর বিলের বাকি আবার বেড়ে যায়। কী হয়েছিল তার রেকর্ড থেকে যায়।
এরপর পড়ুন
বাকির হিসাব শুরু হয় কাস্টমারের রেকর্ড দিয়ে — দেখুন মোবাইল রিপেয়ার দোকানের কাস্টমার ম্যানেজমেন্ট। ট্যাক্স সহ বিলিং? পড়ুন রিপেয়ার দোকানের GST বিলিং। আপনার খাতা এখন Excel-এ? দেখুন কীভাবে সেটা Kiwikit-এ আনবেন।
3 দিন ফ্রি-তে Kiwikit চালিয়ে দেখুন
প্রতিটা কাস্টমারের বাকি কতদিনের পুরনো সেই হিসেবে, এক ট্যাপে বিলের তালিকা সহ WhatsApp রিমাইন্ডার, আর পেমেন্ট পুরনোটা আগে মেটে।