প্রিন্টার রিপেয়ার ও কার্তুজ রিফিল রেজিস্টার ফরম্যাট
প্রিন্টার দোকানে দুই রকম রেকর্ড থাকে: প্রতি মাসে ফিরে আসা ঝটপট রিফিল, আর পার্টসের অপেক্ষায় থাকা রিপেয়ার। একটাই রেজিস্টার ফরম্যাটে দুটোই রাখা যায়।
এক কথায়: এতে কী কী লেখা থাকে
প্রিন্টার রিপেয়ার আর কার্তুজ রিফিল রেজিস্টারে লেখা থাকা উচিত এন্ট্রি নম্বর আর তারিখ; কাস্টমার বা অফিসের নাম, কনট্যাক্ট পার্সন, WhatsApp নম্বর আর GSTIN; রিপেয়ারের ক্ষেত্রে প্রিন্টারের ধরন, ব্র্যান্ড, মডেল আর সিরিয়াল নম্বর আর কাস্টমারের বলা সমস্যা; রিফিলের ক্ষেত্রে জমা নেওয়া প্রতিটি কার্তুজ বা টোনার, তার মডেল আর কতবার রিফিল হয়েছে; সঙ্গে কী এল (পাওয়ার আর USB কেবল, অ্যাডাপ্টার); টেস্ট পেজের ফল; টাকা, GST আর বাকি; আর রিফিল বা AMC সাইকেলে থাকা অফিসের পরের ফলো-আপ।
রিফিল আর রিপেয়ারের জন্য রেজিস্টার কেন লাগে
অফিস একই প্রিন্টার আর কার্তুজ বারবার পাঠায়। রেজিস্টারটাই হলো স্মৃতি:
- অফিসের জন্য: কোন কার্তুজগুলো গেল, কোনগুলো রিফিল হয়ে ফিরল তার রেকর্ড, আর তার সঙ্গে মেলে এমন GST বিল।
- দোকানের জন্য: প্রতিটি প্রিন্টার আর কার্তুজের ইতিহাস — একটা কার্তুজ কতবার রিফিল হয়েছে, গতবার কী বদলানো হয়েছিল — আর পরের মাসে কাকে ফলো-আপ করতে হবে।
ফরম্যাটের নকশা
প্রিন্টার রেজিস্টারের 6টি অংশ
- 1
এন্ট্রি নম্বর আর তারিখ
- এন্ট্রি নম্বর (যেমন #PR-2026-1104)
- কবে জমা নেওয়া হলো আর কবে দেওয়ার কথা
- কাউন্টারে, না অন-সাইট
- 2
কাস্টমার
- অফিস বা কাস্টমারের নাম আর কনট্যাক্ট পার্সন
- WhatsApp নম্বর
- GST বিলের জন্য GSTIN
- 3
প্রিন্টার (রিপেয়ার)
- ধরন: ইঙ্কজেট, লেজার, অল-ইন-ওয়ান, ডট ম্যাট্রিক্স, থার্মাল, বারকোড, স্ক্যানার, ফটোকপিয়ার
- ব্র্যান্ড, মডেল আর সিরিয়াল নম্বর
- কাস্টমারের বলা সমস্যা: প্রিন্ট হচ্ছে না, পেপার জ্যাম, হালকা প্রিন্ট, অফলাইন, এরর কোড
- পেজ কাউন্টারের রিডিং, যদি প্রিন্টারে দেখায়
- 4
কার্তুজ (রিফিল)
- কার্তুজ বা টোনারের মডেল, প্রতিটির জন্য এক লাইন
- এখন পর্যন্ত কতবার রিফিল হয়েছে
- চিপ বদলানো হয়েছে?
- খালি, আধা-ব্যবহৃত, না নষ্ট অবস্থায় এল
- 5
জমা নেওয়া জিনিস
- পাওয়ার কেবল আর অ্যাডাপ্টার
- USB কেবল
- বাড়তি কার্তুজ
- ওয়ারেন্টির জন্য কেনার বিল
- 6
ফল, টাকা আর ফলো-আপ
- টেস্ট পেজ প্রিন্ট — ঠিক আছে, না কী ত্রুটি
- রিফিল, রিপেয়ার, পার্টস আর অন-সাইট চার্জ; GST
- অ্যাডভান্স আর বাকি
- পরের ফলো-আপ বা AMC রিনিউয়ালের তারিখ
প্রিন্টার রেজিস্টারে যে তিনটে কলাম লাগে
- প্রতিটি কার্তুজের রিফিলের সংখ্যা: ছয়বার রিফিল হওয়া কার্তুজ একবার রিফিল হওয়াটার চেয়ে খারাপ প্রিন্ট করে। রিফিল গুনে রাখলে বোঝা যায় কখন বদলানোর পরামর্শ দিতে হবে।
- টেস্ট পেজের ফল: প্রিন্টার বা কার্তুজ ফেরত দেওয়ার সময় টেস্ট পেজে কী দেখা গেল লিখে রাখুন। “ফেরত দেওয়ার সময়ই প্রিন্ট হালকা আসছিল” — এই তর্ক এতেই মেটে।
- পরের ফলো-আপ: অফিস একটা নির্দিষ্ট সময় পরপর রিফিল করায়। প্রতিটি এন্ট্রিতে ফলো-আপের তারিখ থাকলে রেজিস্টারটাই বারবার ব্যবসা এনে দেয়।
সফটওয়্যারে কীভাবে করবেন
Kiwikit-এ প্রিন্টার, স্ক্যানার আর ফটোকপিয়ার হলো ডিভাইস টাইপ, সিরিয়াল নম্বর ধরে ট্র্যাক হয়; রিফিল আর অন-সাইট সার্ভিস লেবার আইটেম; কার্তুজ, টোনার আর রিফিলের কালি স্টক; অফিস তাদের GSTIN সহ GST বিল পায়; আর CRM ফলো-আপ রাখে, দেরি হলে ফ্ল্যাগ দেখায়। দেখুন Kiwikit প্রিন্টার রিপেয়ার সফটওয়্যার।
সাধারণ প্রশ্ন
প্রতিটি কার্তুজ কি আলাদা লাইনে লিখতে হবে?
হ্যাঁ। অফিস একসঙ্গে কয়েকটা কার্তুজ পাঠায়; প্রতিটি কার্তুজের জন্য এক লাইন, তার মডেল আর রিফিলের সংখ্যা সহ — তাতেই প্রতিটির বিল আর ফেরত ঠিকমতো হয়।
একটা কার্তুজ কতবার রিফিল করা যায়?
কার্তুজ আর প্রিন্ট হেডের ওপর নির্ভর করে; প্রতিটি রিফিলে কোয়ালিটি কমে। সংখ্যাটা লিখে রাখলেই দোকান বোঝে কখন নতুন নেওয়ার পরামর্শ দিতে হবে।
রিফিলের জন্য কি GST বিল লাগে?
কাস্টমার আর আপনি দুজনেই GST-রেজিস্টার্ড হলে, তাদের GSTIN সহ GST বিলে তারা ইনপুট ক্রেডিট নিতে পারেন — এজন্যই অফিস এটা চায়।
রেজিস্টারে কি অন-সাইট সার্ভিসও রাখা যায়?
হ্যাঁ। এন্ট্রিকে অন-সাইট হিসেবে চিহ্নিত করুন, ঠিকানা আর ভিজিট চার্জ লিখুন, আর কাউন্টারের কাজের মতোই ফল লিখে রাখুন।
Kiwikit প্রিন্টার রিপেয়ার সফটওয়্যার ট্রাই করুন
সিরিয়াল নম্বর ধরে প্রিন্টারের জব কার্ড, রিফিল, অন-সাইট ভিজিট, GST বিল আর অফিসের ফলো-আপ।
- 3 দিনের ফ্রি ট্রায়াল
- আনলিমিটেড জব কার্ড
- ক্রেডিট কার্ড লাগবে না